高职院校学籍档案管理模式探讨

陈开华 孙 明

(贵州电子信息职业技术学院 贵州 凯里 556000)

1.高职院校学籍档案特点

学籍档案主要包括：新生录检表、新生名册、学籍卡、成绩单、学生学籍变更、学生奖惩、毕业生登记表等。在学籍档案管理中，新生录检表、学籍卡与毕业生登记表是最常用的档案，新生录检表与毕业生登记表由教育主管部门确定和下发，是学生取得本阶段学习资格和学习完成的凭证，学籍卡是真实记录学生在校期间学习过程的总结性、完结性材料，内容综合了其他学籍档案如学籍变更、学生奖惩等信息，学籍卡因学校不同而各异，最能体现学籍档案特色。

1.1 高职院校学籍档案多元且复杂。高职院校发展历史较短，大多由中专、技校升格而来，阶段式发展是其特点，各阶段教育目标不同，致使学制、生源结构不同，学籍档案往往包含几类教育目标不同的档案，档案多元。

高职院校学籍档案复杂，表现在不同教育目标学籍材料出现交叉混用状况，如学籍卡等属职业中专，毕业证以及相关材料却属高职院校，致使学籍档案经常被使用单位所质疑，学籍档案状况比较复杂。

1.2 学籍档案不全甚至缺失，档案自身质量普遍不高。高职院校在建设中，学籍档案限于当时时代背景，其材料往往不完整，甚至丢失，给档案管理带来不可挽回的损失。出现这些问题的原因除当时的办学条件、制度建设、交接不清等外在因素，学籍档案自身形成规律也是造成问题档案的主因：一是学籍档案形成周期长，时间跟学制相当；二是学籍管理分属学校不同部门，任何环节的疏忽都给档案带来不确定性。

学籍档案还表现为自身有瑕疵。尤其档案中的学籍卡，常出现涂改，瑕疵在某种程度上关乎学籍档案的真实性，客观上影响了学籍档案在利用中的权威性。

2.高职院校学籍档案发展的意义

学籍档案最终的目的是利用，这是档案的生命力所在，学籍档案的发展目的是更好地服务学生、服务学校事业发展、服务社会。

2.1 学籍档案关系到学生的切身利益。工作实践中，学籍档案是利用最频繁的档案之一，学籍档案是学生学习过程与结果的真实记录，学生在继续升学、就业、参军、出国等方面依据学籍档案向对方展示并证明自己的学历与实力，而学校、企事业单位以及社会也是依据学籍档案来评价学生的能力与素质；学籍档案不仅关系学生现在，还关系学生走向社会后，在职务晋升、职称评定、社保办理等方面继续保障其合法权益，作为民生档案的一分子，学籍档案管理要真正以人为本，贯彻着终身为民服务理念。

2.2 学籍档案关系到学校发展，客观反映了学校水准。学籍档案直观地反映出学校的教育体量。学校的发展首先体现在学籍档案体量扩大，体量的壮大反映学校生源规模以及学校的发展，而背后则是学校办学力量的提高以及社会影响力的扩大。

学籍档案反映学校的教育质量。教育的目的是培养人才，作为纪录人才培养过程的学籍档案，直接展示学校人才培养的质量，高职院校的特色就是职业教育和特色专业建设，学籍档案可清晰发现优势专业的发展历程，学籍档案也因此成为学校开展各项工作的依据之一，为学校的办学评估、教学规划、教学质量评价等提供参考，有效地提升高职院校的管理能力与水平。

2.3 学籍档案内容内涵丰富，具有积极的社会意义。高职院校每一次改革，都会反映在学籍档案上，透过学籍档案，可以看到时代变革以及区域经济改革在教育办学上的足迹，学籍档案构成了特定历史时期的社会记忆。

《高等学校档案管理办法》指出要充分挖掘档案的文化教育功能，高职院校的学籍档案以其阶段性发展而内涵丰富，学籍档案中具有时代特征的职业教育定位、学科建设、教育管理模式以及生源等，对社会各方面研究具有积极的意义。

3.高职院校学籍档案发展途径

学籍档案管理除日常管理与应用，更着眼于未来的发展与完善，高职院校学籍档案发展要坚持系统管理观念，协调档案工作整体推进，要契合时代发展推进现代科学技术在学籍档案管理中的应用。

3.1 加强档案规章制度建设，保障学籍档案发展。制度是为解决问题、保障工作顺利进行而制定的，学籍档案发展离不开制度保障。学籍档案制度要与时俱进，首先要体现前瞻性，学校发展有规划，学籍档案工作同样也需规划，规划体现了长远战略眼光，既保障现在工作顺利进行，也让后续工作具有充分发展弹性；学籍档案制度要有连续性，学校发展迈上新台阶，招生出现新情况、学生培养方向改变，开设新的专业，这些都会反映在学籍档案管理，保持档案制度的连续性很重要；学籍档案制度还需关注细节，学籍档案细节关乎档案的质量，关系其作为原始凭证的价值。

3.2 坚持工作协调机制，保障学籍档案工作整体推进。学籍档案当它还处在“材料”阶段时就确定是档案，所以一般认为学籍档案管理与学校各部门学籍管理是学籍档案工作的不同层面，学籍管理是学籍档案管理的前置。

学籍档案的完整与高质量是学籍档案的工作目标，学籍档案形成周期长分属学校不同部门管理，给学籍档案管理带来不确定性。学籍各管理部门缺乏从档案的角度进行学籍管理，工作随意性大、随机性强，而这一阶段恰是学籍档案唯一能进行修正、避免出现错误的关键时期，档案管理机构应及时监督与指导，加强各部门工作协调，把问题档案在入库前都妥善处理好，保障学籍工作整体推进。

3.3 应用现代技术，推进学籍档案信息化建设。现代科学技术已广泛运用于社会各个方面，2020年修订的《中华人民共和国档案法》特别增加了档案信息化建设内容，是对当前档案工作提出的要求，也是档案工作今后的发展方向。

学籍档案，首先做好存量学籍档案数字化工作，已存档案最大的问题是保护，这些档案历史越久远状况越差，数字化可有效避免学籍档案因各种原因而加速的老化和损坏，对保持档案的原始性相当有利；其次，实现增量学籍档案电子化，2014年《高等学校学生学籍学历电子注册办法》中，规定了学生入学和毕业两个环节向教育主管部门在线注册与备案，学生以及用人单位得以在国家教育网站实时利用。现阶段高职院校学籍档案管理大多采用双套制，纸质档案和电子档案并行，纸质档案还是当前主要利用手段，这一方面是由于电子档案利用多受外界使用环境限制，另一方面纸质档案直观性优势还是非常突出，随着电子档案各项使用局限性的突破，电子档案的优势也必会显现出来。

4.学生学籍档案管理缺乏信息化管理

近年，信息化技术发展迅速，各行各业与信息化的融合也越来越密切，高职院校学生学籍档案管理对于信息化技术的融合也迫在眉睫。目前大部分高职院校的学生学籍档案管理工作仍然停留在传统的手工管理阶段，档案管理人员仍旧是通过人工将档案进行审核、分类、整理、归档及上报和调取。工作人员每天面对海量数据，根本无法做到有效利用和管理，更无法满足高职院校日益扩大的生源规模和社会效益。因此，引入信息化手段和方法，利用计算机和软件将繁杂而重复性强的工作转为清晰、系统的条理性工作，可以大大增强档案管理人员的工作积极性和工作效率，从而真正发挥学生学籍档案的巨大潜力，让档案为学生服务，并开辟一条学生和企业之间相互了解和沟通的新途径，改变此前导致的副作用，逐步形成一整套符合本校环境和实际现状的学生学籍档案信息化管理系统。

针对目前高职院校学籍档案管理工作中存在的问题，笔者认为应从以下几个方面进行相应的优化和提升。

4.1 强化学籍档案作用，优化档案管理规范。提升高职院校学生学籍档案管理现状的首要任务就是要给学生和管理人员强调学籍档案的重要作用，它是学生在校情况的真实记录和备查资料，一定要让学生认识到学籍档案的重要性和严肃性，确保学生档案资料录入填写的真实性和可靠性。其次必须改变档案管理人员的认识偏差，必须消除档案管理工作是一份清闲职位的错误思想，从根源上树立档案管理工作的崇高性和责任性。

同时，高职院校的领导管理层要对学生的学籍档案进行重点监督和指导，不断从顶层优化档案管理的思路和方法，不断投入人力和物力，要给档案管理工作配齐人手也要配足经费，不断地加强档案管理人员的学习、培训，切实提高档案管理人员的工作能力和业务水平。加强学习和交流，从兄弟高职院校借鉴经验、取长补短，加强档案管理制度和法规的学习和考核，树立典型的工作标杆，对在工作中马虎滞后、漫不经心的人员进行相应制度的处罚和教导。最终形成一套适合本校的学生学籍档案管理规范，只有从学校和学生两方面同时入手，才能推进学生学籍档案管理工作有效发展。

4.2 引入先进管理系统，加快学籍档案管理信息化建设。学籍档案管理的信息化建设是推动工作效率提升、优化管理环节的一项重要手段。高职院校应首先组织专业的技术人员将现有的纸质档案进行电子化存档。在电子化存档的过程中一定要选派踏实认真的具有档案管理经验的专人进行，一方面要保证学生学籍档案的保密性，另一方面要确保在电子化存档过程中有条不紊，完整准确地将现有纸质档案进行电子化存档。目前，高职院校从事学生学籍档案管理工作的教师大部分年龄偏大，对计算机操作系统较为陌生，对信息化手段掌握不是非常熟练，因此要不断开展信息技术的培训和讲座，提高档案管理人员信息化操作的业务水平，为科学系统的进行信息化建设提供人才保障。发挥学籍档案管理人员的丰富经验，力求通过培训和学习，使其成为一支能够熟练掌握学籍档案管理信息化系统的人才队伍，同时不断进行人才的引进，吸纳一批具有专业能力和经验的档案管理人员，鼓励在职人员进行进修和培训，确保学籍档案管理工作的信息化建设有效推进。

高职院校档案信息化建设还需思考利用现有办公条件打造档案协同管理平台，学校现代化办公系统越来越多，涉及学籍管理的系统更多，这些工作系统大都自成体系，运用现代技术将工作系统与档案管理系统整合到同一工作平台，必将带来档案管理质量与效率的提升。