信息时代档案管理新思路探索

2021-11-21

无线互联科技 2021年2期

（长春职业技术学院,吉林长春 130033）

0 引言

随着时代的发展以及科技水平的提升，人们越来越意识到档案管理工作的重要性。而在传统档案管理模式中普遍存在重视程度不够、专业能力不足、岗位素养缺失、信息化建设过于表层化、电子档案安全性缺失等问题，严重影响档案管理工作的顺利开展及健康发展。因此，结合时代发展体征，探索新时期档案管理工作的新思路具有十分重要的意义。

1 现阶段档案管理工作存在的问题

从档案管理内部因素的角度分析，现阶段档案管理工作主要体现出以下3个主要问题：首先是对档案管理工作缺乏重视。很多企事业单位没有意识到档案对于企业或单位发展的重要性，忽视对其的管理工作，在实际管理过程中，不能有效落实国家相关法律法规，导致管理工作混乱；其次是基础性管理业务薄弱。具体表现为缺乏系统健全的档案管理制度和部门监督体系，导致基础性管理业务不符合行业规范甚至出现违法违规行为；最后是管理人员职业素养不过硬。具体表现在两个方面，一方面是很多档案管理人员没有经过专业化的业务培训，导致档案管理意识和能力没有达到岗位要求，另一方面是部分管理人员缺乏端正的工作态度及良好的岗位责任感，对待工作敷衍了事[1]。

从档案管理外部因素的角度分析，也存在3个主要问题：首先是由于档案文件系统不兼容而引发的归档问题。目前，在我国很多企事业单位中普遍存在智能化办公系统与档案管理管理系统缺乏兼容性，甚至相互冲突的情况，导致电子档案归档困难；其次是由于档案管理平台缺乏而引发的信息利用率低下问题。由于缺少标准化、系统化、智能化、网络化的档案管理平台，现阶段，所谓的档案信息化管理仍主要停留于利用计算机技术对电子化档案进行简单编辑和录入的初级阶段，大部分管理工作仍以人工操作为主，显著降低了档案信息管理、调阅、传输的效率；最后是由于过度依赖信息技术而引发的电子档案安全问题。由于具有操作简便、储存方便、易于传输等技术优势，电子档案逐渐成为现阶段我国企事业单位主要的档案形式。但是，受到信息技术、硬件设备、网络安全等多种因素的影响，电子文档在使用过程中，经常出现文件损坏、数据丢失、感染病毒等问题，严重影响档案的保存状态和安全性[2]。

2 新时期档案管理工作的新思路

2.1 提升档案管理信息化工作重视程度

提升企事业单位对档案管理工作的重视程度是新时期强化档案管理工作的首要前提，是实施规范化、科学化、高效化、信息化档案管理的重要思想意识基础。作为企事业单位发展的“领航员”，高层管理者应明确信息技术在档案管理工作中的重要意义，尽可能为档案管理创造有利的工作环境，推动其顺利地开展。在此基础上，还要加大档案管理工作的人力和财力投入力度，顺应时代发展，积极引进先进档案管理技术和设备，推动档案管理信息化的建设进程，构建现代化、智能化、科学化的新时期档案管理模式及体系，在提升其管理实效性的同时，促进档案管理工作的健康、长久发展[3]。

2.2 增强档案管理人员信息技术应用水平与职业素养

增强档案管理人员职业素养是信息时代档案管理新思路的重要组成部分，是提升企事业单位档案管理水平的重要途径。要加强档案管理人员的信息技术水平，为工作人员提供专业培训等，使每一位档案管理人员都有信息意识，具备信息时代档案管理的基本水平。

管理人员职业素养的提升包含“管理能力提升”和“意志品质塑造”两个层面。从管理能力提升的层面出发，一方面要提高管理人员任用标准，通过“持证上岗”“优胜劣汰”等管理制度，从根源上提升岗位人员的专业能力。另一方面对在岗管理人员要定期进行业务培训，培训内容不仅要包含专业化的理论内容，还要包含最新的管理理念，从而确保档案管理人员始终具有符合时代发展需求的专业能力和管理理念。从意志品质塑造的层面出发，企事业单位应建立健全相关的考核制度、奖惩制度及责任制度。通过明确、系统的管理条例及奖惩措施，对档案管理人员的工作态度、思想意识、岗位责任感进行考核与评价，及时发现和纠正其中存在的问题，从而确保档案管理人员具备积极的工作态度和正向的岗位责任感及价值观，从而全面提升管理人员的工作能力，促进新时期企事业单位档案管理水平的提升[4]。

2.3 按信息化标准梳理档案管理各环节管理制度

档案的“归档和完善”“开放和编研”“分类和保存”是企事业单位档案管理的重要环节，优化上述管理环节的管理制度，提升档案管理工作的规范性和科学性，也是信息时代档案管理新思路的重要组成部分。

对于“归档和完善”管理环节，企事业单位应从以下几个方面进行优化，以提升管理工作的科学性和严谨性。首先，制定详细的档案归档规范化管理制度，各部门需严格按照制度要求，按照所属部门、立档时间、事项编排等内容进行档案立卷、交件目录整理、档案核查装订等工作，并交由档案管理人员，进行最终核查与归档。其次，对于涉及机要信息、重大项目、重点课题的关键性档案资料，档案管理人员必须认真做好审查、核查、整理工作，避免发生文件混乱和遗漏问题。最后，将档案管理的检查、验收、监督工作纳入到相关部门的职能范围内，并建立系统、完善的档案备查机制，在全面提升“归档和完善”工作监督力度的同时，促进其规范化发展。

对于“开放和编研”管理环节，应进行以下管理制度优化：对于可公开性档案而言，需要制定明确的开放性档案查阅制度，详细列举出“身份证明”“查阅原因”等查阅人必须出具的信息或文件，档案管理部门核实批准后方可进行相关档案的查阅。同时，还要对查阅、复印、摘录等行为进行约束和规范，确保档案的安全性和完整性。对于非公开性档案而言，任何人或组织在未经授权和批准的情况下，都不得进行档案的查阅和公开，违者应按照相关法律法规进行追责。“编研”是档案管理的重要工作环节之一。如遇到档案公开公布或出版的情况，必须要经过档案管理部门和企事业单位高层管理者的批准，同时，珍贵性和机要性档案原件不得提供使用。

对于“分类和保存”管理环节，以下几个工作内容需要格外注意。“档案分类”是档案管理的核心工作环节，其主要包含编号、排列、分类3个主要工作内容，在实际管理过程中，管理人员必须严格按照相关法律法规以及单位内部档案管理制度，认真做好档案的分类和保存工作。在未经批准的情况下，任何人不得擅自损坏、丢弃、损毁任何档案资料，如获批准，则必须做好详细的记录工作。档案管理部门要定期安排管理人员对档案总数、单位时间内移出和收录档案数量、档案借阅和利用情况进行统计，并绘制档案管理信息汇总表，向上级主管部门报送及存档。此外，档案管理人员应不断提升档案保护意识和能力，定期对档案保存情况进行核查，及时发现和补救纸质档案破损或褪色等保存问题，确保档案能够长期、完好的保存[5]。

2.4 加强档案管理的信息化建设

随着社会科技的飞速发展，现代信息技术被广泛应用到各个行业领域中，成为新时期推动行业发展的主要动力。因此在信息化时代背景下，企事业单位应积极加强档案管理工作的信息化建设水平。档案管理信息化建设主要考虑“安全性提升”和“网络化建设”两个内容。随着计算机、扫描、大数据、OCR、多媒体等现代化信息技术的快速发展，电子档案的形式逐渐向标准化、安全化发展，企事业单位档案管理部门，应积极引入先进的信息化档案管理系统，实现不同载体类型档案资料的数字化转换，从而提升档案的保存的安全性。同时，要加强档案管理的网络化发展，一方面针对机要档案和非公开性档案，建立内部局域网络，在确保档案安全性的基础上，提升档案内部传输和调阅的便捷性，提升档案管理效率；另一方面，对于公开性档案，建立网络化管理平台，在提高管理效率的同时，提升档案的丰富性和利用率[6]。