论ERP系统环境下企业会计业务流程的改造构想

2021-11-21海宁市城市发展投资集团有限公司

财会学习 2021年11期

关键词：业务流程经营财务

海宁市城市发展投资集团有限公司

引言

近年来，数字化、信息化、智能化等信息技术的全面普及，现代企业管理面临转型升级的局面。当前流行的ERP系统为优化会计业务流程和提升财务信息质量提供了先决条件，解决企业会计业务信息缺陷，实现了会计流程的标准化运营。

一、传统会计业务流程改造的现实意义

会计业务是企业整个经营活动、投资活动和筹资活动的运作系统。会计业务流程，不仅需要协调配合企业内部管理，同时更应当适应外部环境并做相应调整。传统的会计业务流程只能提供历史的财务状况和经营业务信息，难以适应现代化企业发展的需求。

在ERP系统环境下，会计业务流程是企业在经济业务中对产生的会计信息和数据进行采集、处理和输出的过程。系统能实现财务信息和业务信息的一体化。在业务发生的同时会自动生成会计核算数据，提高财务数据的及时性、唯一性和相关性，为管理层参与经济活动和内部管理提供决策依据。

二、传统会计业务流程存在的主要问题

（一）传统会计业务流程信息严重滞后

在传统会计业务流程中，会计人员在会计期末对企业的生产、销售和成本等经营数据进行会计核算，提供业务数据和财务信息。由于会计人员会计核算产生的财务数据信息滞后于日常业务产生的经营数据，这些信息难以满足管理者的日常经营决策。因此，传统会计业务流程导致会计信息严重滞后，难以实时监控企业的内部经济活动，导致经济决策滞后于市场变化，难以满足企业的精细化管理要求。

（二）传统会计业务流程信息容易被孤立

一是传统的会计业务主要由企业财务部门负责实施，会计信息的产生和传递一般限于部门内部。由于财务部门与其他部门之间的信息传输环节较多、传递较为缓慢，会计信息缺乏实时共享。因此传统会计业务很容易产生孤立的财务数据，造成信息数据的孤立。二是由于财务部门对会计业务信息沟通不充分，对企业其他部门未能实时传递数据，可能导致相关信息存在不一致，从而引起会计工作错误，降低会计业务的质量。三是目前会计业务的电算化取代人工记账，对大量数据信息进行分类和储存，提高了财务部门的会计核算效率，但没有从根本上解决传统会计信息孤立的弊端。

（三）传统会计业务流程信息质量难以保证

一是传统会计业务信息难以满足使用者的需求。当前企业会计业务会涉及多种经营项目的财务核算，传统的会计流程把信息用户定位为外部人员，以提供数据报表为主要业务。经营管理者和报表使用者对财务数据分析的广度和深度也有所不同。对经营管理者来说，会计业务处理过程中产生的财务数据信息更为重要，但部分信息被财务处理之后未能最终反映在报表数据内。因此，标准化的财务报告很难满足所有使用者的要求。二是财务部门与外部用户进行数据共享及交换时，由于传统会计业务信息存在数据冗余和信息隔阂，财务部门无法保证财务数据的准确性，降低了外部用户对会计业务数据的依赖程度。

三、ERP系统下企业会计业务流程的改造构想

（一）实时处理会计业务信息

随着信息化技术的不断发展，信息的传递和共享方式不再局限于时间和空间，也重新定义了通过信息化手段对数据收集、信息处理和资料利用等业务信息处理流程，实现财务业务一体化信息处理，达到了信息共享的目的。在以企业网络平台为基础搭建的ERP信息系统中，一是应将财务人员的会计工作与企业的经营活动和业务流程相结合，让财务人员走出财务部门主动参与经营决策；二是将采购业务、生产业务、销售业务和投资业务等经济活动产生的信息实时生成总账和会计报表，解决人工输入凭证的烦琐过程。三是能够拓展各个部门生产经营的业务流程，实现企业部门之间以及企业与客户之间的沟通连接。

以工程项目管理为例，在ERP系统应制订与项目管理相关的概预算管理、招投标管理和合同管理等相关流程。在制定好业务流程后，财务人员的工作重心将从被动收集和整理与工程项目相关的会计资料转变为有针对性地实时分析和监督工程项目的投资概算执行情况。从而进一步分析工程施工进度与工程款支付情况的差异问题。项目管理人员可以对因合同管理、成本投入、资金支付等问题进行深入分析，实时取得项目开发成本的数据。通过将业务活动和信息处理相结合，实现业务信息的关联性和动态化，提升了企业业务活动的效率。

（二）全方位采集会计业务数据

在ERP系统采集业务数据时，应当对数据是否准确和完整进行设置流程。一是检查系统数据是否完整性，可以通过对记录数量是否完整、检查关键字段是否完整等内容进行检查。如果录入信息缺少必要的字段，必将导致系统输出信息缺乏完整性。二是系统数据准确性的检查范围，可以由企业根据实际业务需要制定检查规则。如检查会计科目类型分类是否正确、资产来源的途径和时间是否正确等，并对发现的错误进行及时调整优化。三是检查系统数据是否唯一时，系统一般能自行发现问题。但是，比如当一个实物对应多个系统编码时，系统一般很难发现问题，必须依靠人工检查进行解决。

在企业各项经营业务实施过程时，ERP系统能按照设定的业务规则进行处理并生成财务信息。例如企业的销售业务，ERP系统以客户的订单为业务起点，通过信用、销售、仓库、财务等业务环节，ERP系统最终将上述各环节自动生成会计凭证，形成销售数据。

（三）改变会计业务信息的处理方式

传统会计业务流程只注重了业务数据的最终处理结果，但忽略了业务流程对业务数据产生过程形成有效的分析和记录。ERP系统应能够根据外部市场与企业内部资源和财务信息的对比情况，随时优化会计业务流程，不仅使企业能够准确把握市场行情，也能够对企业的采购、销售与库存等主要业务流程实施有效的控制、分析和管理，为企业运行提供助力。首先，ERP系统应改变企业经营业务的处理方式。根据企业经营的不同阶段，ERP系统能够定期或不定期的汇总业务信息和财务资料，提高信息采集和加工的时效性和准确性，尤其是对于企业经营过程中的关键环节，比如采购中的供应商选择和询价定价、销售中的定价策略和销售信用等，系统能将会计业务信息以多元化的形式呈现，满足企业管理层的决策分析。其次，ERP系统应改变企业财务数据的采集方式。为保证信息管理系统正常运作，会计业务可以依靠ERP系统进行定期采集业务数据，为企业核算和财务计划提供保障，也能保证会计业务提供的信息是实时有效的。最后，ERP系统应改变与企业用户的互动方式。会计业务流程的改造应由管理层或财务主管进行监督管理，保证会计人员在进行业务信息传递时能够利用信息技术对数据信息进行处理，以图像化或流程化的信息为主，改变过往表格信息的形式，实现会计信息的多元化。

（四）会计业务信息的有效整合

企业财务部门的会计工作已经从数据分析、财务核算转变为信息处理、核算管控。为解决企业当前财务管理上的痛点和难点，企业往往是没有提前统筹规划ERP系统的整体功能，很容易将系统的各主要模块进行人为地切割，导致业务流和数据流不能被有效整合而形成一个个的信息孤岛，形成头痛医头、脚痛医脚的局面。因此在建设ERP系统时，一是应将ERP系统进行整体规划，从生产、销售、物流等全价值链的角度，理顺系统功能和系统权限之间的关系，优化业务流程。在ERP系统，业务流程应考虑企业实现业财一体化的功能，摒弃业务流程的流水线、程序化的处理方式。二是在ERP系统下，业务数据的处理需要改变传统会计业务流程的局限性，延伸财务工作的内容。ERP系统能够统一企业的主数据，对于企业的基础数据，比如组织架构、人力资源、客户和供应商和产品等，需要理清数据的生成标准、关联程序、创建方式以及信息共享的操作流程。会计人员需迅速转变角色，将工作重心变成及时加工和处理数据信息，积极配合其他部门，融入ERP系统下的企业各项业务之中。三是企业应做好收入、利润、现金流等经营目标的制订，将企业的整个年度“大盘子”进行清晰的规划和统筹。在ERP系统下，要具备将分解经营目标落地的能力，能够将经营目标分解到各条业务线、各个业务部门、甚至每一名员工，逐一落实目标和责任。ERP系统应围绕收入和成本这两个主要业务条线实施业务流程规划，实现从业务流程产生业务数据，从业务数据驱动经营管理的闭环流程。例如对每个资产租赁合同能预测开票和收款的时间，同时在开票和收款后能及时生成财务信息。如果预测和实际存在偏离时，系统能向管理层、业务部门及相关人员及时反馈相关信息。