业财一体化背景下高校内部控制体系建设探究

蒋方闻

摘 要：随着科技和社会的不断发展进步，业财一体化在当今时代背景下已经成为可能。绝大部分高校目前已经实现了全面的信息化管理，实现业财一体化也势在必行。高校的业财一体化建设必然也会对高校现有的内部控制体系带来一系列冲击。从高校的内部控制角度切入，探究业财一体化背景下高校现有内部控制体系的优化策略，以期为高校的业财一体化和内部控制体系建设提供参考。

关键词：业财一体化;内部控制体系;高校

中图分类号：G647.5        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）28-0122-03

高校的内部控制体系是一套复杂全面的管理系统，它包含了高校的业务、财务、部门岗位设置等各个方面，其主要职能是保证高校的各项活动有序规范地开展，提升整个学校资源的利用效率。但目前高校的内部控制体系在设计和管理上存在较多的缺陷，其中较大的一部分原因是高校内部业务和财务的管理还是相互独立的，这样的模式也导致了高校整体的效率较为低下。随着信息技术的不断发展，为了优化高校的内部控制体系，最有效的方法便是推动高校的业务管理和财务管理趋于一体化。利用业财一体化来推动高校内部控制体系的方法主要是将财务部门的职能从事后评价转变为事中和事前控制，让财务部门能够最大限度地监督业务部门的运行，及时纠正业务部门的资源错配和违规行为，最大限度提升高校内部的管理和运作效率。

一、高校内部控制体系的缺陷

（一）不同部门间沟通存在阻碍

高校内部存在众多学院以及其他的管理职能部门，这些不同的部门之间时常会存在业务上的交集和沟通。但是由于不同部门间的职能存在差别，每个部门内部对其他部门的具体状况也不了解，因此当部门间发生交集时，往往会由于对其他部门职能和相关规定并不了解而导致合作效率低下和资源浪费的现象。例如由于高校内部的政府采购部门、预算编制部门和资产管理部门间缺乏沟通，往往导致高校的预算编制存在不合理，从而导致资源的浪费。

（二）控制活动设计不合理

尽管高校在提升控制活动的有效性和严谨性上做出了许多努力，例如在对货币资金的管控上推出了财政集中支付、财政收支一体化平台等措施;在预算约束上实行自下而上的预算制度以及增量预算制度;建立政府采购体系，采用招标的方法来降低成本和提升效率。但是高校的部分控制活动依然存在设计不合理的现象，例如现在高校与外部企业的联系变得越发紧密，高校的业务也变得越发复杂，由于企业和高校所适用的会计准则不同，财务部门的压力也变得更大，时常需要处理由于相关会计准则规定不同而导致的差异，这也增加了高校财务部门的工作量和出错率，大大降低了高校的内部控制质量。高校中资源浪费和配置效率低下的状况也时常发生，这大多是由于高校内部控制活动设计不合理导致，部分控制活动需要随着高校业务模式的改变而改变。

（三）内部控制监督力度不够

高校的内部控制体系中最重要的一环便是监督体系，然而目前大部分高校都只重视高校的制度建设，却忽视了根据制度设置绩效评价体系和监督体系。不完善的监督体系就导致了高校内部控制制度无法落实，许多约束制度就变得形同虚设。例如，高校内部控制体系中极为重要的内部审计部门主要负责对高校的内部控制工作进行监督，但许多高校的内部审计部门的职能由财务部门来执行，并且同用一套人员，这样做不仅无法增加内部审计部门的独立性，而且会导致内部审计部门形同虚设，无法发挥监督能力。同时，高校人员的绩效考核也是重要的内部监督手段，但许多高校人员的绩效考核指标中并没有包含内部控制体系的建设和实施状况，这也导致了高校的人员缺乏对内部控制体系的重视，从而难以有效发挥内部控制体系的作用。

二、业财一体化的优势

（一）提升部门间的沟通效率

部门间办事流程不规范和相关制度不统一导致的沟通效率低下的情况经常发生，这种情况在财务部门和业务部门间最為普遍，这也是导致高校内部控制体系缺乏有效的执行力极为重要的原因之一。业财一体化通过将更多的业务搬到线上处理，规范简化业务处理流程，实现部门间信息的共享。这将有效避免高校内部部门间信息孤岛的出现，提升信息传输的有效性，提升部门间信息沟通的效率。

同时，业财一体化的推进实现了财务部门的职能转变，财务部门将预算系统、采购系统、资产系统等系统和不同的业务部门间建立了信息化的联系。使财务部门能够及时明白业务部门的需求和存在的问题，并在最短时间提供支持和解决方案，业务部门也对财务部门的工作有了更加深刻的认识。部门间的交流变得更加频繁，统一的规范流程和更加紧密的联系则让沟通效率有效提升。财务部能够为业务部门的业务的开展提供数据支持，帮助业务部门进行决策，促进业务活动的开展。

（二）提升内部控制体系的有效性

高校内部实现业财一体化将推动高校内部控制体系的变革，这种变革不仅表现在内部组织结构的优化，而且表现在岗位设置更加科学合理以及部门间的隔阂被打破。业财一体化通过物联网等信息技术将高校的不同业务部门或项目划分为一个个子系统，并将这些不同的子系统通过一定的关系形成一个集成的管理系统，高校的所有部门都在这个集成的管理系统中开展工作，实现资源和信息的共享。其中，各个子系统之间如何联系，由一个系统进入下一个系统的触发机制是什么等规则都预先在系统中设置完成，这些也就构成了业财一体化下高校的内部控制体系。例如财务部门和后勤部门，两个部门都是在统一的系统规则下开展工作，后勤部门向财务部门申报预算和提交采购申请，如果有任何一个节点存在不合理和违规情况，系统将会自动报错，导致接下来的工作步骤无法进行。这也就迫使高校所有的部门都按照统一的规章制度办事，大大提升整体的效率。在这样的情况下，高校的内部控制体系的有效性将大大增加，技术部门也能够及时监控到规则设置不合理的节点，并及时进行修正，保证整体工作高效有序地进行。

在业财一体化的情况下，高校的内部控制体系的管理成本也大大降低，因为所有的规则都已预先在系统中设置清楚，发现有不合理和需要更改的地方只需要在系统中进行简单的更改即可，极大地节省了人力和资金成本。

（三）增强内部控制体系的监督职能

业财一体化实现了部门间信息的共享，财务部门由原先的记录和评价部门，转变为一个监督和决策部门，财务部门的职能也从事后前移到事前。因此，财务部门在事前能够对各个项目的预算及明细进行查询，在事中能够通过预算系统能够对各个项目的预算执行情况进行实时监控，随着项目的进行及时调整相关的资源配置，避免资源的浪费。财务部门还能够在事后通过设置的绩效评价指标对项目进行评价。因此在这种情况下，财务部门实现了对项目的事前、事中、事后的全过程控制，既完成了以最低的成本实现对项目的有效监督，又保证了资金以最有效的方式使用。实现业财一体化之后，所有的相关活动都在综合的管理系统中被规范化，因此各种业务发生舞弊的风险也会极大地降低，内部控制体系的大部分监督职能通过系统内部提前预设的规则就能完成，从而降低了监督成本。

三、业财一体化在高校内部控制中的运用

（一）在预算管理方面的运用

实现业财一体化后，高校将有能力推进全面预算管理，实现预算管理从事前到事中最后到事后的全方位闭环管理，这种管理方式有效避免了高校传统的增量预算模式和部门自主上报模式形成的预算制定不合理导致的资金浪费现象。业财一体化背景下，预算管理在事前阶段根据高校整体的年度预算设置年度内不同项目的预算金额;在事中阶段通过项目上报的支出状况评估项目的执行情况，并对项目预算的执行情况进行控制;在事后阶段将所有与项目实施相关的预算使用状况通过会计记录反映出来，并通过绩效评价体系和预算完成状况进行事后的分析和评价。

（二）在资产管理方面的运用

高校的资产管理是高校内部控制体系中极为重要的环节，因为高校的主要任务是教育学生，因此高校中各项资产的状况都需要及时更新，避免由于设备陈旧和故障影响教师的教学质量以及学生的学习、生活质量。但在传统的高校资产管理体系中，资产的盘点和清理等需要专门的人员进行手工管理，这种传统的资产管理模式就导致了高校的资产信息更新不及时、资产信息缺失等问题。

然而在业财一体化背景下，所有资产在被采购到学校时就会被赋予特定的标签，并被记录在资产管理系统中，系统中记录了资产所在的位置以及使用期限。对不同类型的资产设置不同的信息更新周期，定期利用专业的设备对资产进行扫描便能准确获得资产的信息和资产的使用状况。相关资产的信息也被上传到管理系统中，可以实现不同部门之间的共享，从而在一定程度上保证资产的安全。这样的管理模式大大降低了资产的管理成本，同时几乎所有的工作都能够在线上完成，也降低了资产管理人员的工作量，同时也保证了高校的資产信息的准确性。

（三）在项目资金管理方面的运用

高校中的项目资金十分复杂且繁多，除了存在学校层面的项目资金，还存在学院和个人的项目资金。因为高校的研究机构和教师会进行研究课题申报，不同研究课题的项目资金也统一由财务部门进行管理。在实现业财一体化的过程中，高校预先对项目管理系统的使用规定和方法向各部门和教师进行通报，统一规范使用流程。部门和教师在进行项目的报销时，仅需要按照规定在线上进行操作，上传相关凭证即可完成费用的报销，如果操作不符合规定系统将自动报错且无法进行下一步。这样操作规范了不同项目的资金管理，也极大减少了以往项目报销导致的不同部门间的矛盾，同时也提高了高校整体的工作效率。

（四）在采购活动方面的运用

在高校传统的采购活动管理中，部门采购商品需要预先报告财务部门进行审批，财务部门审批通过之后部门才能够按规定进行采购。由于业务部门对财务部门的规定并不熟悉，这就导致了部门的采购活动往往缺乏规范和存在滞后性，提升了管理的成本和降低了部门运转的效率。然而实现业财一体化之后，高校的业务部门进行采购仅需要在系统上提交采购申请，系统则根据资产管理系统中的资产的使用状况，以及该部门的日常业务状况评估该采购业务是否合理，若合理则直接上报财务部门审批，财务部门审批完成后，业务部门在指定的供应商完成采购，完成采购后在系统上填报资产项目，然后财务部门将资金直接通过网银转给供应商。

结语

综合前文的分析，高校目前内部控制体系存在较多漏洞和设计不合理的地方。业财一体化的推进尽管会对现有高校内部控制体系产生巨大的冲击，导致高校内部控制体系的重构，但是业财一体化能够有效增强高校的内部控制体系，将高校的财务和业务结合起来，实现资源和信息共享，让各部门的职能都能最有效率地发挥出来。这对于提升高校的内部治理水平，提升教学质量和学生培养质量都有着至关重要的作用，是高校实现治理体系和治理能力现代化的重要举措。

参考文献：

[1]  王欢.高校内部审计质量控制的策略研究[J].今日财富，2020，（22）：124-125.

[2]  张晓凌.高校内部控制管理问题及建议[J].合作经济与科技，2020，（21）：122-124.

[3]  丁锦.内部控制视角下财务管理优化思考[J].产业创新研究，2020，（19）：51-52.

[4]  程志国.高校内部控制环境思考[J].合作经济与科技，2020，（19）：114-115.

[5]  江萍.业财一体化对企业内部控制的作用和运用[J].纳税，2020，（24）：187-188.

[6]  翟丽伟.浅谈：企业“业财一体化”模式[J].大众投资指南，2019，（21）：46+48.

[7]  常青，沈友娣.高校内部控制规范的实施障碍与改进对策[J].苏州大学学报：哲学社会科学版，2016，（6）：122-128.

[8]  赵红卫.高等学校内部控制的基本范畴与框架建构[J].审计研究，2015，（3）：108-112.

Research on Internal Control System Construction of Universities under

the Background of Business and Finance Integration

JIANG Fang-wen

（Shanghai Normal University，Shanghai 200234，China）

Abstract：With the continuous development of technology and society，Integration of Business and Finance has become possible.Most of universities have achieved comprehensive information management，and it is imperative to realize the Integration of Business and Finance.The construction of business and Finance Integration in universities will inevitably bring a series of impacts to the existing internal control system of universities.This article starts from the perspective of the internal control of universities，explores the optimization strategy of the existing internal control system in universities under the background of business and finance integration，and provides references for the construction of business and finance integration and internal control system in universities.

Key words：business and finance integration;internal control system;university

[責任编辑 马 学]