电子病案PDF自动集中归档系统对病案复印效率的影响

彭伟彬 曾 勇 高润兴

佛山市第一人民医院 广东佛山 528000

病案复印是病案室服务患者及其家属的窗口，是患者住院诊疗的终末环节，高效的病案复印工作可提高患者的就医满意度[1]。提高病案复印工作效率的有效手段包括病案无纸化和电子病案PDF自动集中归档。某院于2012年实现了部分病案无纸化工作，减少了病案复印人员到病案库房查找病案原件的时间。为了进一步缩短前台人员需翻查多个信息系统才能复印一份完整病案的时间，该院自2018年下半年引进电子病案PDF自动集中归档系统(简称病案集中归档系统)，该系统采用 APILayer 技术，通过底层消息机制及数据交换分析手段，根据需求建立自定义数据模型，自动分析提取结构化数据，将分布的异构数据源中的数据，如关系数据、平面数据文件等抽取后进行清洗、转换、集成，最后加载到数据仓库中，将分布在各个子系统中的电子病案信息整合在统一平台进行管理、应用，使病案借阅、病案浏览、病案窗口打印、病案电子版复制等一系列操作可通过统一平台实现，并且让病案以PDF通用标准格式存储。

1 资料与方法

1.1 资料来源

某院自2018年1月1日起，病案复印人员每天在Excel表中登记当天每个人的实际工作量，如复印份数、复印页数、复印金额等内容。收集2018年1月1日—2019年12月31日每月病案复印人员登记的Excel表进行统计分析，共复印病案96 350份，其中包括采用系统前的6个月复印份数18 016份和采用后的18个月78 334份。2018年7月1日起，医院正式采用电子病案PDF自动集中归档系统，采用该系统前后，病案复印人员均为5人。

1.2 统计学方法

对采用电子病案PDF自动集中归档系统前后进行比较，指标包括：出院病例数、复印病案数、复印率、复印总页数、单份病案复印平均页数、单份病案复印平均时间等。运用Excel 2007和SAS 9.1对原始数据进行分类处理和统计分析。服从正态分布的资料采用均数±标准差表示，两组间均数比较采用t检验，趋势性检验采用Cochran Armitage趋势检验法。以P<0.05为差异具有统计学意义。

2 结果

2.1 复印趋势及效率

该院2018年1月1日—2019年12月31日出院病例总数为221 985例，复印病案总份数为96 350份，复印率达43.4%，共计复印1 253 197页，单份病案复印平均页数为13.01页，单份病案复印平均时间为11.35分钟。经Cochran Armitage趋势检验法分析可知，该院近24个月来病案复印率呈现逐渐上升的趋势，复印率从2018年1月的30.29%上升到2019年的51.9%(Z=48.6641，P<0.001)，见表1。

表1 2018年1月1日—2019年12月31日病案复印份数及效率分析

2.2 复印效率比较

采用病案集中归档系统后，平均每月复印病案数为4 351.89份，比采用前多；单份病案复印平均时间为10.27 min，比采用前短；而采用前后，单份病案复印平均页数无统计学差异，见表2。考虑到不同月份复印病案数存在不一致的情况，对采用前的病案复印效率情况进行同期对比，见表3，结果与校正前一致，平均每月复印病案数比采用前多，单份病案复印平均时间比采用前短，单份病案复印平均页数采用前后无统计学差异。

表2 采用病案集中归档系统前后病案复印效率比较

表3 采用病案集中归档系统前后病案复印效率同期比较

3 讨论

3.1 数据整合

为实现病案复印的高效化，必须对历史纸质病案进行电子化处理，对分布在各个数据库的病案信息统一关联整合到病案归档系统。该院的处置方法分三步。①将医院2011年以前已建设的40万份缩微数字化病案数据影像信息接入病案归档系统进行统一管理，实现病案打印、借阅、查询、电子版病案复制等功能要求。②对2011—2014年期间(已使用电子病历系统，尚未建设电子签名系统)约20万份纸质病案进行数字化处理。先纸质打印，由医生补签名，再由病案室通过纸质病案数字化扫描的方式处理上述病案，将采集到的病案影像数据信息整合至病案归档系统中进行统一管理。③将2014年至今已建设完的电子病历和电子签名的病案，直接归档到病案归档系统，部分无法电子化的病案，进行数字化扫描后整合到病案归档系统。

3.2 趋势分析

2018年1月1日—2019年12月31日该院病案室每月复印总量呈现逐渐增长趋势，病案复印率亦逐渐提升，从30.29%上升到51.90%。①出院人数的增长，增加了病案复印的需求；②随着人们的健康管理意识加强及医疗保险制度的完善，病案的用途不断在拓展，医疗保险、慢病办卡、大病救助、复诊就医、伤情鉴定、医疗纠纷、自我留存等都需要进行病案复印[2-4]；③由于病案的生成具有一定滞后性，加上跨区域就医普遍存在、人员流动性大、生活工作节奏快等现实情况，患方返回医疗机构复印病案多有不便，迫切需要医疗机构能够提供病案复印邮寄服务[5]。譬如佛山市自2018年起，在市内定点医疗机构实施按病组分值付费方式改革，该院为市内定点最大的三级甲等综合医院，此项医保改革使得病案复印总量增加。2020年1月1日起，佛山市推出并实施佛山市商业补充医疗保险“平安佛医保”，只要是佛山市基本医疗保险参保人均可购买，这将在未来一定程度上继续增加医院医保报销所需的病案复印量。该院病案室设置了独立窗口提供复印服务，因医院规模大，每天前来复印的患者或家属经常处于饱和状态，窗口从打开便一直复印到下班，没有预约取号或者现场没能取到号的患者或家属则需次日再来复印病历。医院在不增加人力成本的前提下，必须通过提高复印效率才能满足到患者或家属的病案复印需求。

3.3 应用效果

传统病案复印模式是前台人员接到申请单之后到病案库翻箱倒柜地找病历，再进行复印，这往往需要十几分钟甚至几十分钟才能完成一份病案的复印[6-7]，这除了效率低下外，还容易造成纸质病案掉页、折页、起毛边甚至遗失等情况的发生，且常年存放的病案上细菌滋生不利于工作人员的健康[8]。既往该院在2012年实现了部分病案无纸化后使得复印效率得到阶段性提高，很大程度上减少了病案复印人员查找病案原件的时间，但在复印总量不断增大的情况下，仍需采取其他措施进一步提高复印效率。医院在2018年下半年与第三方机构合作完成了电子病案PDF自动集中归档系统的部署，该系统将分布在各个信息子系统中的患者数据整合在统一平台进行管理，并让病案以PDF通用标准格式进行存储，病案复印人员可直接在此系统中打印出患者所有病案资料，节约了需频繁切换多个系统才能打印一份完整病案的时间。由表2和表3可看出，采用该系统后，在病案复印窗口处于饱和状态下，每个月可以提高1 000余份的复印产量，复印效率再次得到阶段性的提高。另外，采用该系统后，在单份病案复印平均页数没有改变的情况下，单份病案复印平均时间进一步缩短，由采用前的14.62 min，缩短到10.27 min，效率提高了42.36%，这也从另一个角度验证了该系统可提高病案复印的效率。在病案复印人员没有增减的情况下，复印效率的提高为医院节省了人力物力，同时提高了就诊患者及其家属的满意度，同时病案复印人员有更高效的复印工具辅助，亦提升了员工的满意度。此外，在提高病案复印效率上，仍有很多其他环节可以改进，譬如在人力充足的情况下，增加机动人员为患者或家属填写病案复印申请表做指导工作，减少病案复印人员核对证件时产生的不必要争执及解释工作[9-10]；借助第三方机构力量，提供现场自助或半自助的病案打印服务，同时在条件允许下，实现病案复印的快递服务工作[11-12]等。