事业单位办公室人员能力调查与未来思考——以清华大学化学工程系为例

慕璘 丁立

（清华大学化工系 北京 100084）

行政事业单位的办公室，作为后勤、文书、领导参谋等角色是非常重要和突出的，是组织机构中“职能制”最典型的体现。作为化工系的服务载体，化工系系机关的职员队伍服务于全体师生。目前，根据所赋予职责不同，大致分为人事、党务、教学、科研、行政等部门，而这些部门的正常运转是支撑化工系“双一流”建设的保障性力量。

作为窗口单位，能否对内对外做好各自工作，现有工作人员的专业化能力是否适应和匹配未来化工系的一流学科建设的实际需求，能否继承化工系办公室工作传统的优良作风是我们从实际出发所考虑的问题；也为了之后岗位调整和修订打下基础，讨论办公室人员应具备的相关能力有其现实意义。此次能力需求的了解，通过问卷调研的形式获得，从问卷设计和发放的对象都做了详细的规划，具体如下：

1 问卷的设计和发放

问卷设计的初衷是为了获得化工系现有工作人员专业化能力的情况分析，了解化工系师生对机关工作状态的评价和期望。通过评价和期望，汇总机关工作人员现有工作能力的描述。为了更好的结合当下的理解，问卷在设计时，其内容借鉴了智联招聘、58同城招聘、前程无忧招聘等相关网站中，对办公室行政工作招聘岗位的通用要求，通过整合这些要求，形成问卷。问卷共包括两大部分20个题目。

考虑到收集的数据具有更良好的代表性，充分体现数据的意义和有效性，问卷的发放面向离退休教师、在职教师和学生随机发放。

2 问卷数据分析

本次共发出问卷100份，收回有效问卷68份。在回收的68份有效问卷中，在职教师、离退休教师和学生的比例基本为1:1:1，如图1。

图1：问卷参与人员的比例

通过数据的采集，汇总分析不同的参与者对实际工作人员的评价，以及理想中的行政工作人员应具备的素质要求、应具有的能力和期望提高的部分等方面，获取对现有人员工作能力信息汇总；以及通过数据基础，初步思考办公室人员未来职业发展的基础数据。

通过统计相关职能办公室的办事频率以及处理事务的能力反馈，可以看出，化工系办公室人员的工作状态、工作表现以及工作态度详见图2、图3、图4。

图2：现有人员工作状态

图3：现有人员工作表现

图4：现有人员工作态度

除选择题外，还准备了问答题型，不同人群给出的反馈意见也是差别较大的。对于离退休教师而言，他们认为办公室行政人员是“多面手，综合能力强的人员！”。对于在职教师而言，他们认为办公室人员的状态是“整体表现良好，工作能力不均衡，应加强学习提高！”对于学生而言，他们希望办公室人员能够“时刻保持对工作的高涨的热情！”

除了以上体现工作状态的数据统计外，还有对工作能力的统计。结合数据分析和不同群体的反馈，我们可以得出目前化工系办公室行政人员的基本素质情况如下，这也是保障工作顺利开展的基本要求：

（1）不断拓展学习的能力。办公室工作的综合性强，接触人员繁杂，工作人员必须具有良好的学习能力，才能不断开阔视野，面对工作游刃有余。学习能力不止体现在基础知识的掌握上，比如计算机使用、公文写作等。还要体现在专业知识的掌握和其他有利于工作开展的其他知识的学习。比如在化工系工作，身为化工专业的毕业生，在与学生、来访企业、政府等交流时，会使交流更加深入。而其他知识的延展，对于与人打交道的岗位都是需要的，比如交流技巧、心理学等等。

（2）良好的综合协调能力。一般来讲，办公室工作是相当繁杂的，而由于规模限制，行政事业单位的人员配置又不可能很多，因此“分工不分家”是办公室工作的常态。每一位参与工作的人员，应该具备良好的综合协调能力，不论是“主业”、还是“副业”，都能协调应对，在第一时间对工作做好预判、梳理和分流。同时心中做到轻重缓急、有主有次，才能保证业务顺利开展和单位内部的团结。

（3）清晰的服务意识。服务意识是一种角色意识，是办公室人员基于工作实践而形成的对自我的职能地位和由此规定的职责的直觉、理解和体验。但是，服务意识也要随着工作方式的改变而不断更新。要学会与现代化技术共生，不能出现工作“上线”，意识“下线”问题。在科技手段不断引进的当下，服务意识不能因为屏幕而变得疏远。

（4）应对信息化的能力。随着技术的发展，办公自动化的趋势日益深化，积极应对办公自动化的不断发展已成为现代办公室人员工作的重要组成部分。这种变化对办公室人员工作方式产生了深刻的影响。每位工作人员都要不断适应新形势的发展，转变工作观念，提升个人工作效能。

（5）保密观念的养成。保密是办公室必需的工作观念。保密意识的树立，不只是面向从事该项专职工作的人员，而是全体人员的素质养成。任何一个职能办公室，都是信息汇总和交流的场所，每一位工作人员必须要认识到保密的重要性。要本着不打听、不传播的工作态度，服务好工作本身。当然，保密也涉及到个人隐私，不能出现对他人信息不予重视，随意泄露的问题。

目前，清华大学已经完成了职工改革，即将进入3年调整期，如何在调整期中，更好的发挥现有人员的能力，在适合自己的岗位上发挥重要作用，还有很多工作要做。我们需要进一步了解、探索职业发展的轨迹；学习职业规划的知识；为机关现有工作人员提出各种发展的可能。

当然，以上素质能力的探索汇总，只是最基本能力的体现。而未来，作为从事机关工作的年轻人员，如何更好的接受培训和传承这些工作传统，是现在需要思考的问题。年青一代的信息化接受能力是超强的，但如何传承工作传统，如何在工作中清晰定位，如何更好的进行“人岗匹配”，为现行的工作制度提出了挑战。