浅谈信息化技术下档案管理存在的问题

薛红

摘要：阐述电子信息技术在档案管理工作中的应用，档案信息电子化，使得信息共享更加便捷，且跨空间调阅信息的能力不断提升。

关键词：计算机工程;信息技术;信息共享

与传统的档案管理方式相比，信息化管理的优势十分明显。信息化管理后，对于档案内容的归类整理就更加便捷、清晰，便于进一步深入管理，且传递的速度与提取的速度更加快捷。信息化管理也进一步提升了档案的安全性，解决了占据空间大的问题等。

1档案管理中的电子化管理模式

标准化流程体系的建立。传统的档案管理模式存在的很多问题，通过信息化管理可以得到有效的解决。信息化管理可以使档案信息转变为自动化管理模式，节省人工的同时，受到人为影响小，进一步保障档案信息的安全。在实现档案信息化管理的初期，只要建立完善的流程以及设定相关程序，后续的工作就可以依托于计算机技术进行信息的转化与存储。

档案管理工作的实时性。传统的档案管理内容一般为纸质版载体，存储与管理需要占用大量空间的同时，需要耗费大量的人员，这是非常大的工作量，人为影响因素存在于各个不同的环节，且档案容易受到环境的影响而遭到破坏。这就使得这项工作的效率无法得到快速的提高，且时效性较差。借助信息技术进行管理，时效性可以得到极大提高。档案管理工作也体现出更多的价值。档案管理工作的正确性。以往，很多单位不重视档案管理工作，其实在整体运行当中，档案资料是未来决策的有效参考，是事业单位正产运转不可或缺的一个部分。使这项工作更加具备成效是非常有必要的。

档案管理的工作效率。档案管理信息化的核心工具是计算机。对信息进行处理后，利用硬盘、云盘或其他计算机辅助工具进行存储，存储后的信息占用的空间小，调用便捷。从实际工作中的运用情况看，这种存储方式不但占用的空间小，移动方便了，方式环保，且可以节省大量的人工。信息技术的发展使得人力成本与空间成本都得到压缩，促进了档案管理工作的进一步发展。同时，档案信息电子化，使得信息共享更加便捷，且跨空间调阅信息的能力不断提升。

2信息化应用的实践

电子信息化管理的特点。电子信息技术的发展对所有的行业都是产生持续影响的。为使档案管理工作能够及时与信息发展接轨，提升档案管理水平，就需要相关人员对这项工作有充分的、正确的认识。档案信息电子化是发展的必然，这种趋势不可避开，实现电子化信息管理，不但可以提升工作效率，还可以发挥更加充分的作用，这都是比较明显的优势。信息电子化，可以使得其保存的时间更长，且安全性更高，创建与自身的管理相适应的平台，建立信息管理的规范流程，不断优化管理系统，可以使档案管理工作更上一個新的台阶，同时为单位的发展提供更加充分的数据参考。优化档案的电子信息化建设。建立电子档案信息之前，需要首先规范管理流程，建立完善的档案管理系统，对于信息的录入、保存、调用等，有严格的流程，引入相关管理软件，更好地实现信息管理。这样不但可以保障信息的安全性，而且避免因管理不善而造成的信息混乱。提升信息管理的高效性与准确性。有规范的流程，在实现信息共享的过程中才能更加安全。实现信息电子化，需要有一比较安全的平台作为信息的载体。为使信息的安全性得到有效的保障，也需要有相应的备份管理流程，这就需要管理团队在工作开始及过程中，有清晰的思维，充分认识到这项工作的重要性，切实保障这项工作的整体质量。

优化档案管理的安全性。档案信息电子化后并不是安全无虞，纸质版档案容易受到潮湿、鼠患等影响其安全性，电子化信息同样也存在安全威胁，包括计算机病毒、数据容灾、信息外泄等等。这些问题都是需要在信息管理的过程中重点关注的。除了用规范的流程与完善的技术进行安全保障外，还需要相关人员提升安全意识，尽量避免安全隐患。在档案存储平台建立安全防火墙，设立完备的程序保障信息技术的安全，运用多种方法，保障信息管理的有效性。尽量杜绝不安全因素，更好地应用档案资料提供服务。

优化档案管理的安全性。档案信息电子化后并不是安全无虞，纸质版档案容易受到潮湿、鼠患等影响其安全性，电子化信息同样也存在安全威胁，包括计算机病毒、数据容灾、信息外泄等等。这些问题都是需要在信息管理的过程中重点关注的。除了用规范的流程与完善的技术进行安全保障外，还需要相关人员提升安全意识，尽量避免安全隐患。在档案存储平台建立安全防火墙，设立完备的程序保障信息技术的安全，运用多种方法，保障信息管理的有效性。尽量杜绝不安全因素，更好地应用档案资料提供服务。

合理使用电子档案。（1）档案管理人员需要转变传统档案管理意识的同时，主动学习电子信息管理操作的技能，主动开展电子档案管理编研业务，充分展示档案管理的内涵，在建档的过程中有效获取关键词进行归类存储，-边提供更加快捷、准确的档案信息服务。（2）对档案信息进行电子化目录生成，这是为保障信息提取的便捷性。编制目录后，可以非常清晰地了解不同信息的内容了及存储位置。同时方便在遵守保密规定的同时对这些信息进行查阅，对于保密级别不同的信息进行分级管理，保障这些信息的安全性与可靠性，避免因管理不当而造成的信息外泄。这也是为后续信息电子化管理提供基础。（3）电子信息完成建档后，需要对调用信息的单位进行准确的登记，其中内容需要有明确的划分，内容包括使用人的自然信息，这是为保障信息安全而采取的措施，是为方便对电子档案的合理利用。

电子信息化档案管理的要点：（1）收集。信息收集是档案信息电子化的基础，在对信息进行存储之前，需要对信息进行有效的整理，收集上来的信息庞杂，需要有-定的甄别能力，然后对有效信息进行电子化转换，方便进一步进行存储及后续数据库的建立，确保被建档的信息内容的可靠性。（2）整理。信息整理是根据信息的具体内容提取其中的关键词，在相应文档中进行编号归类。通过计算机技术对其进行管理。这是为后续对信息的使用做准备，通过搜索编号或者关键词的方法可以保障信息提取的快捷性。在对信息进行整理的过程中，我们还需要同时维护信息的安全性，提取文档信息的同时，关注网页等是否存在不良介质或者病毒，保障信息安全。（3）存储。信息的存储可以选择不同的载体，硬盘、云盘等，对于不同类别的信息需要选择不同的介质，也同时需要关注到环境对存储介质的影响，如湿度、温度等，以此保障信息的环境安全性。（4）统计。利用计算机技术开展信息统计工作，不但可以节省大量的时间成本及人员成本，而且更加准确。这就使得工作效率得到极大提高。（5）运行。电子信息存储的位置不同，建立的档案库也不同，需要员工在运行的过程中充分了解不同档案库的功能分类，找到检索关键词的方法，提升信息运行的效率。（6）编排。编排是对信息整理的进一步提升，在互联网环境下进行。这样可以提升编排工作的质量，使得行业间的交流更加深入便捷，顺畅的沟通是各项工作顺利进行的前提。（7）保密。信息泄漏对于单位来说可能造成严重的损失，因此需要保障信息的完全安全性。在管理的过程中设立合理的、有效的安全保障策略，可以对不同等级的信息进行不同保密层级的管理，维护数据的切实安全，包括信息存储后的更改、调用等，都需要有严格的流程来保障其安全性。电子档案信息传输的过程中，单位对相关人员的保密意识需要进行提升，制定完善的保密流程，借助不同的信息加密的方式，保障数据保存、传输工作的顺利开展。

结语

应用信息技术对档案进行更加科学的管理，为适应时代发展的需要，使档案管理工作发挥更重要的作用。信息化管理可以使得档案管理工作更加清晰，而且可以使得档案管理更加安全。

参考文献：

[1]尤红霞.三维地理信息技术在城乡规划管理中的应用与浅析[J].中国集体经济，2021（25）：12-13.