基于计财业务系统下的资产与财务业务协同应用——以中国气象局系统应用为例

司惠菊周 欣

(中国气象局资产管理事务中心,北京 100081)

我国气象局建设推广应用的计财业务系统,涵盖了资产、统计、项目库、工资发放、报销、财务核算、会计档案、财务资金监控预警等主要计财业务。数据信息互联互通,财务信息数据共享,解决了财务信息系统集约化程度不高、信息数据标准不统一、信息孤岛以及资产与财务信息不对称的问题。本文主要对气象部门资产系统与财务系统信息互联互通、动态联动解决方案进行详细介绍,通过系统应用实例展示,为同行提供切实可行的资产与财务协同动态管理思路和参考。

一、资产与财务系统动态协同的思路

(一)系统协同的运行机制原理

行政事业单位资产管理信息系统是财政部委托久其公司开发建设的资产管理信息系统,其涵盖了资产日常业务管理、产权登记、辅助决策等三大功能,目前在全国各级行政事业单位运行。中国气象局资产信息管理系统2014年在财政部标准版的基础上,根据气象部门的业务需要,进行了二次开发,增加了部分个性化功能,但系统框架、功能并没做大的改变,保留了财政部标准版功能结构和数据结构。而财务系统全国各单位是不同的,每个单位或是自行组织开发,或是行业、部门统一组织开发,涉及的公司、系统构架、数据结构均不同,同时资产管理、财务管理是不同的两大类业务,管理部门、业务种类不同。如何从业务的角度,利用信息化手段,实现系统间数据实时动态交互,是我们需要考虑的问题。

以气象部门A事业单位购置一台W设备为例,说明资产与财务协同管理模式的运行机制原理。A单位在预算范围内购置了一台W设备,A单位资产管理部门对W设备购入价值、购入时间、品牌及资金渠道进行登记并验收入库,财务管理部门同时也要对W设备进行会计入账处理,同时按照要求进行计提折旧等会计核算。一般情况下,A单位资产管理人员按照要求进行资产登记入库,而后经办人拿到资产入库凭证及发票进行财务报销,财务也要根据要求进行资产的账务处理,资产系统与财务系统分别进行业务处理,容易造成两者的金额不一致,导致资产决算与财务决算数据的差异。在这个案例中,资产与财务是分别进行处理,数据信息无法实时动态与财务实现同步,通过资产系统与财务系统的衔接,就可以彻底解决资产与财务数据信息的一致性和唯一性的问题,同时可以实现资产生命周期全覆盖管理及数据实时归集共享。

(二)系统协同的技术解决方案

气象部门为四级垂管的中央预算单位,全国近3000家单位。实现资产系统与财务系统的有效衔接,是实现资产与财务数据信息的一致性、准确性的基础。对于如何实现不同的两个系统的衔接,同时又避免系统数据库频繁调用带来的风险这一问题,中国气象局充分利用现有的计财业务系统平台,采用中间库的方式解决资产与财务的衔接,通过中间库解决两个系统信息数据交互问题,采取各自互相主动抓取信息的方式,将用友财务系统与其资产系统进行对接,实现财务账与资产账的账账相符,取得了较好的效果。在做系统衔接时需要解决以下问题:

1.基础信息标准化问题。首先,要保证两个系统中的单位基础信息的一致性,也就是单位树结构标准统一。气象部门标准化建设已经进行多年,形成了标准的单位树形结构,所有的系统都用一套单位信息;其次,是财务核算科目体系的标准、统一。气象部门整体的核算体系是一致的,有标准、规范的核算体系架构,为系统衔接、信息交互提供了可能。

2.资产分类与财务科目一致性问题。梳理资产分类,按照资产系统中的资产分类进行整理,并完成与会计科目的对应关系,保证数据交换后能够自动记账。

3.数据推送标准问题。将资产业务类型整理为八类,即资产新增、减少、处置、报废、转移、调拨、在建工程转固、折旧。按照不同的资产业务类型,核对财务核算需要的信息,将这些信息作为中间库推送或抓取的信息,由资产系统主动推送这些信息,财务完成核算后将相关信息反推回中间库,最终完成数据信息的交互。

二、气象部门资产与财务系统动态协同实务应用

(一)资产与财务数据信息交互原理

我们将资产业务分为两大类,一类为新增购置,一类为不涉及资金支付的资产业务。图1是资产与财务流程图,从图中可以看出整个系统衔接的原理,资产系统将登记入账的资产卡片相关信息推送至中间库,对于新购资产,因为涉及资金支付,报销人在进行财务报销办理时,选择相应的资产卡片,进行关联,经过会计审核、记账后,将入账日期、凭证号、金额推送至中间库,资产系统收到财务入账信息后,会自动进行审核,确定后记资产账;对于不涉及资金支付的资产业务,系统会将卡片信息推送至中间库,会计在凭证箱中选择相应的信息,直接记账,系统会将账务信息自动推送至中间库。通过中间库实现资产与财务的衔接。

图1 资产与财务流程图

(二)业务应用

1.资产新增。新增资产且资产取得方式为新购的业务,此类业务的流程为:资产—报销—凭证—资产。业务处理方式为:

购入资产时,资产管理部门登记入库后,将单位、资产编码、资产名称、资产分类、资产大类、卡片金额等信息同步到中间库中;在用友账务系统中,报销人录入报销单,选择资产新增的卡片,报销完成会计记账后,系统自动将凭证的日期、凭证号、金额、项目、资金来源等信息更新到中间库对应资产卡片的内容里;资产系统获取到财务信息后即可对该卡片进行审核,凭证反传到资产的金额作为最终价值。以某单位为例做实务演示:

某单位购买家具,已经登记入库,报销人在填写报销单据时,涉及资产新增业务,他需要选择对应资产卡片,如图2所示,进行资产卡片选择。

在弹出的资产卡片窗口中找到对应的资产卡片进行勾选,根据实际情况勾选一条或多条。若显示的条数过多不易查找,可在搜索框中按编号或名称进行检索,系统支持模糊搜索,勾选后点击右下的确定即可,报销业务完成后可自动生成资产账。

2.其他类业务。主要是新增资产但取得方式不是新购的,如资产变动、资产处置、资产报废、资产转移、资产纠错、资产维修、资产调拨、资产折旧。这类资产不涉及资金支付,不需要经办人报销,但需要会计记账。这类业务流程为:资产—凭证—资产。

业务处理为:由于这类资产不涉及资金的流入或流出,因此经办人进行资产登记后,会计直接进行账务处理;在资产系统录入卡片后,将单位、资产编码、资产名称、资产分类、资产大类、卡片金额等信息同步到中间库中,在账务系统中根据卡片信息自动生成记账凭证,生成后将凭证的日期、凭证号、金额、项目、资金来源信息更新到中间库对应卡片的内容里;资产系统获取到财务信息后即可对该卡片进行审核,凭证反传到资产的金额作为最终价值。具体系统应用为:

单位会计打开总账平台—单据记账—业务单据记账,选择单据日期,点击查询,找到需要记账的数据进行勾选,可勾选一条或多条。右上方的凭证日期、凭证类型、科目合并、汇总生成凭证等选项根据实际情况进行选择,点击直接生成,如图3所示。

图3 凭证显示

资产系统同步卡片信息到中间库时,涉及价值增加的业务则金额为正数,涉及价值减少的业务则金额为负数,自动生成的凭证金额也以正数和负数体现。如果资产属于在建工程,此时资产系统中的信息不会同步到中间库,发生的业务由会计手工录入凭证进行记账;在之后竣工决算后进行在建工程转固定资产时,新增资产的取得方式选择“在建工程转入”,相关信息同步到中间库中,由会计在记账平台中生成凭证。通过资产中间库将资产系统与财务系统衔接,有效解决了资产与财务两张皮的问题,保证了资产账与财务账的一致性。

3.资产折旧。资产管理人员每月计提折旧后,同步到中间库,会计直接在事业账中勾选记账。

(三)资产与财务业务动态协同的优势

1.避免资产账与财务账相互独立存在,导致管理脱节。中国气象局采取的是集中核算模式,财务、资产管理职责均在各单位,财务核算集中在核算中心,采用资产与财务业务动态协同模式,可以将资产业务与财务核算有效衔接,数据实时交互,为单位加强管理提供抓手,同时也避免出现信息不对称的现象。

2.实现数据共享与利用。通过资产与财务的衔接,可以实现资产信息与财务信息的共享与利用,同时也减轻了业务人员对账的工作量,提高了数据信息质量和准确性,特别是可以提高资产管理效率及精细化程度,保证了年度资产决算数据与财务年度决算报告相关数据的准确性和一致性,既可实现主管部门对事业单位国有资产实时有效的监督控制,又能在一定程度上避免重复建设信息化系统造成财力物力的浪费。

3.推进业务与管理的深度融合。资产与财务业务动态协同强调全员资产管理,业务人员兼具使用者和管理者的双重身份。单位经办人在进行业务报销办理时可以对自己所办理的资产业务进行核实,单位资产管理人员也可以实时进行资产账务与财务结果进行核实,有效推进业务与管理的深层次融合,助力气象事业发展。

三、资产与财务业务动态协同管理模式面临的问题

(一)单位内控管理与财务业务衔接问题

中国气象局采取核算中心集中核算模式,即各单位仅保留各项业务的管理职责,业务核算、监督、分析职能由财务核算中心承担。这带来的一个重要问题是,核算中心不参与单位管理,特别是对单位重大事项采购、审批等内部业务管理不了解,存在一定的财务风险。只有将内控与财务动态协同,才能实现完整的业务流程控制管理。而如何将单位内控管理与资产、财务结合,是今后一段时期需要解决的问题。

(二)资产数据共享与利用问题

目前气象部门资产系统数据经过几年的治理,数据准确性、质量都有了大幅度的提升。气象部门是四级垂管的管理体制,管理部门需要对全国的资产进行管理与监督,如何为管理部门提供数据信息,达到决策支持目标,需要通过信息化技术手段,对大量的数据进行梳理,提供有价值的信息分析资料。资产辅助决策功能的完善是解决数据共享与利用的有效途径。

(三)单位管理融合问题

目前气象部门仅对资产与财务业务进行了系统衔接,但对于单位管理层面的融合尚未深入,特别是在核算中心层面无法实现。同时,受历史因素和各单位管理方式的影响,行政事业单位内部资产管理与财务管理工作无法实现有效充分融合,各单位在组织开展国有资产管理业务活动过程中,依然由行政事业单位内部的不同业务部门针对不同类型的国有资产要素分别完成管理,导致财务管理工作和资产管理工作缺乏必要的联系,未能建构形成具备充分统一性和系统性的协同管理机制,这也是制约资产管理效益的瓶颈。

四、结语

气象部门国有资产是气象综合实力的重要组成部分,资产与财务业务动态协同管理,有利于优化资产、财务业务流程,提高管理效率,同时也有利于单位提高管理水平,促进资产与财务业务融合,使财务管理工作更加科学化、高效化。因此,通过信息化手段实现资产与财务数据动态实时交互,对建立气象部门财务管理数字化、网络化、信息化体系越来越重要。