区块链技术在高校电子会计档案管理中的应用

谭雷姝

(昆明冶金高等专科学校财务处，云南 昆明 650033)

0 引 言

区块链等新兴技术的蓬勃兴起和广泛应用正深刻地改变人类的生产方式、生活方式及思维方式，高校电子会计档案管理既要抓住发展机遇又要迎接挑战,应用区块链技术提高工作效率。随着国家财政对高校投入力度的加大，高校的经济活动日益多样化，为了满足办学规模不断扩大的要求，常采用多校区办学的模式，地域分散，导致传统的财务模式不能适应学校发展的要求。

高校会计档案是财务管理的基础，是会计核算的重要依据，是记录和反映高校每项经济业务发生的证据，会计档案最重要的就是原始性，同时蕴藏了很大的管理价值。传统的会计档案管理存在诸多问题：人工干预会计记账导致会计账簿失真、越权操作导致会计档案资料泄露、纸质档案数量庞大导致管理困难。财会〔2020〕6号文指出：电子会计凭证可以直接报销入账归档，单位留存纸质报销凭证时，同时保留电子会计档案，二者具有同等法律效力。因此，区块链技术作为一项新兴的互联网技术，具有去中心化、非对称性、开放性等特征，能有效地对财务数据进行整合、筛选、分析，保障财务数据的安全，防止数据的丢失和篡改，能在可控的范围内实现数据共享。

区块链技术应用在高校顺应了大数据发展的要求。它能将现代化的信息、数据处理技术同高校会计档案管理相结合，实现了高校会计档案管理从纸质化到数字化的转变，使传统的高校财务管理转变为无纸化办公，构建绿色环保的工作环境，极大地提高了工作效率和财务管理水平，为现代化的高校财务管理提供强有力的技术支撑。因此，智慧化的档案管理势在必行。

1 传统的会计档案管理现状及问题

在大数据时代，“互联网+”和信息技术的飞速发展，国家对高校财政拨款投入不断增加、高校经济规模不断扩大、收入渠道多元化导致财务工作量增加且需处理大量的报销单据，核算业务也越来越繁重，签字审批等环节复杂，这一系列的问题都制约着高校财务工作效率的提高。本文以K校为例，阐述高校传统会计档案管理存在的问题。

1.1 人工干预会计记账导致会计账簿失真

目前，K校围绕着总分类账这个中心环节开展工作，总分类账汇总了所有会计科目数据，记录了高校整体交易情况，具体流程为：获取原始凭证—编制记账凭证—登记明细账—登记总分类账—编制报表。对K校来说，原始数据至关重要，后续工作的开展都离不开原始凭证，若部分管理人员为了一己私利，伪造原始凭证，篡改报表，例如反复打印电子发票多次报销，就会导致会计账簿失真，诱发财务信息舞弊风险。

1.2 越权操作导致会计档案资料泄露

在K校，信息使用者只要拥有用户名及登录密码，在未经授权的情况下，便可直接获取财务数据。若部分财务人员对财务系统操作不当，缺乏风险意识，将导致密码被非财务人员获取，这种操作漏洞会给其他人员可乘之机，容易造成会计档案资料泄露。

1.3 纸质档案数量庞大导致管理困难

会计档案的管理仍然采取传统的“为保管而保管”的管理模式和“你查我调”的被动服务方式。大部分高校目前会计档案的管理从装订、接收到保管利用的整个过程，仍然采取手工为主的纸质档案管理方式。纸质档案在日常管理工作中突出的问题为：成本较高、管理效率低、储存环境受限。

1)管理成本高：随着高校不断发展，核算精细程度越来越高，会计凭证的数量较往年相比越来越多，每笔报销都需要打印纸质原始凭证和记账凭证，造成纸张等办公耗材成本增加，表1是K校近5年纸质报销凭证数量。

表1 K校2015—2019年报销凭证数量汇总

从表1可以看出，K校会计档案数量激增，增加了凭证打印数量和成本，会计档案的打印、移交、整理上架等工作不仅浪费了大量的人力、物力和财力，而且占用了庞大的库房空间，使得传统的档案管理模式面临巨大的挑战和压力。

2)工作效率低：传统打印流程环节比较多，程序比较复杂，工作效率不高，影响了高校的正常运作。K校传统的档案管理需要人工将其合并归档保管，需要在数量繁杂的纸质档案中查询所需档案，翻阅时间长，工作效率和工作质量低下，传统的会计档案管理模式已经不能适应智能化、数字化校园发展要求，与无纸化办公的现状严重脱节，因此，改革势在必行。

2 区块链技术在高校电子会计档案中的应用

区块链是一种不依赖第三方记录数据的底层技术，能够与高校电子会计档案管理深度融合，通过分布式节点进行快速地数据交换、验证、储存，具备强大的共享功能。区块链中财务数据以电子档案的形式存放，能有效防止数据的破损和丢失，确保交易记录的完整性。本文结合K校档案管理实际问题，提出应用区块链技术构建高校电子会计档案的可行性框架模型。

2.1 构建K高校电子会计档案可行性框架模型

区块链技术下高校电子会计档案可行性框架模型包括3个层次：区块链操作层、区块链应用层、区块链分析层，如图1所示。在操作层，使用者利用PC端、移动设备、智能终端等设备将财务数据实时传输到区块链网络，达成共识后将其存储在区块链数据中心，在区块链技术下将获取的财务数据对接到应用层。区块链应用层包括：报销数据、电子票据(票据影像)、人员信息、公务卡结算、账簿查询等多个模块，是财务数据与区块链技术实际应用的体现。最后是区块链分析层，对数据进行查询、筛选、分析来满足不同信息使用者的需求。

图1 K校电子会计档案的可行性框架模型

由图1可知，首先，每个账户都具有写入权限的节点，K校每个学生、教职工可利用移动设备、PC端或智能终端输入学号、职工编号登录系统；其次，学生在线完成学宿费、代收费等相关费用缴纳后，系统出具电子票据，教职工报销相关业务，根据系统提示上传报销数据，记录每次交易的时间和具体事项，在达成共识后上传至后台进行处理，形成不可篡改的原始数据；最后，在区块链数据整合的基础上，通过构建电子会计档案管理系统，实现电子会计档案从采集、整理、保管、利用到销毁的全流程电子化管理，利用大数据的方式对高校资金投入增减变动、结构占比等财务信息进行全面分析，及时为高校决策层提供有效的数据，使电子会计档案管理更科学。

2.2 区块链技术在电子会计档案管理中的具体应用

由图2可知，K校财务报销将区块链技术应用于电子会计档案管理中，对财务数据在传输、分享、使用过程中进行“加密”，可以防止财务原始数据被篡改或丢失。同时，对于财务人员来说，区块链技术的应用可以取代传统的人工业务，大大减少财务人员的工作量；对于经办人员来说，打破了时间和空间的限制，不用长时间的等待和奔波于各部门间，也不用担心原始票据丢失。

图2 K校财务报销电子会计档案业务流程

2.3 区块链技术去中心化分布式结构，使会计档案管理各环节高度自主

区块链技术改变了高校电子会计档案管理中心化的分布式结构，减少了人工干预。去中心化即弱化中心控制的作用，使每个节点都有高度自主权，一个节点不会随着其他节点的改变而发生变动。区块链的各区块都包含一个哈希值，按时间顺序对外公开所有交易，同时系统会消除无关和重复的数据，自动审核会计记账流程。因此，区块链去中心化的分布式结构，每个被记录的会计信息都需要通过参与节点的校验，有效减少人工干预，防止数据被篡改，保障会计账簿的真实性和完整性。

2.4 区块链技术的非对称性提高保密性和安全性

信息安全是高校电子会计档案管理的重要工作。现在大多数高校会计档案管理是非对称加密，即使用公钥和私钥2套密钥完成信息加密和解密工作。具体来说，使用一套密钥进行加密时都需要另一套密钥解密，保密性和安全性高。在高校电子会计档案中应用区块链技术，可以利用私钥在电子会计档案中创建数字签名，只有得到授权的用户才能通过公钥解密并访问会计账簿，查阅、登记、备份相关数据。区块链系统是开放的，通过私钥和公钥来限制访问权限，使电子会计档案在可控范围内从单一走向共建共享，这能有效提高保密性和安全性，避免无关人员访问。

2.5 区块链技术大大提高高校电子会计档案管理效率

区块链技术在高校电子会计档案的应用，由传统的物质形态管理转向虚拟形态管理，依赖的是大量日新月异的信息技术和数字信息管理设施设备，使得中心可以利用数据仓库等系统技术灵活归类、排序、重组、分析、查询、调取，进行多维分析，实现会计档案多元化的输出及数据共享。首先，经测算，电子会计档案保管相比传统纸质文件归档，可以节省87%的纸质档案，不再耗费大量纸质材料，节约了自然资源，节省了保管空间和相应的人力物力，同时也大大缓解了库房压力；其次，预估2021年实施电子会计档案后，每年减少打印纸质文档约750万张，每张打印纸张按0.18元计算，K校可节约135万元，同时还可以减少库房管理的间接成本。因此，区块链技术释放人力物力，节约成本，能大大提高学校电子会计档案管理工作效率。

3 区块链技术应用于高校电子会计档案管理的保障机制

3.1 引入先进的技术和设备

顺应信息技术快速发展要求，将区块链技术引入高校电子会计档案管理，区块链技术按照凭证与影像文件不同维度、不同方式装册、拆册、浏览，已装册的档案盒自动归档；归档的档案盒对应纸质档案自动上架到档案保管位置，防止原始凭证和数据被篡改或丢失，方便相关管理人员快速调阅，从“前端产生—财务核算—档案管理”形成全生命周期的电子化的无缝对接的闭环管理，同时更新办公设备，引入5G技术作为支撑。区块链技术为高校电子会计档案实现科学、智能、安全、高效的管理提供了技术支撑。

3.2 培养高素质人才

随着信息时代的到来，区块链、“互联网+”、大数据等技术飞速发展。根据新会计档案管理要求，高校不论会计档案管理内容还是档案管理模式，都发生了深刻地改变。因此，财务管理人员为了更好地适应发展的需要，应该进一步提高综合素养，通过参加培训全面学习计算机操作技能，特别是学习区块链知识，成为知识型、技能型、创新型人才，以更好地适应新时代高校会计电子工作发展的需求。

3.3 建立和实施科学的管理机制

领导重视是区块链技术应用于高校电子会计档案管理的前提，建立和实施合理的财务分工与合作机制是区块链技术高效应用于高校电子会计档案管理的重要保障。高校应在内部设立专门的会计档案管理部门，不断优化管理框架，责任落实到人，合理分配管理职责，建立监督机制。根据《电子会计档案管理办法》要求，把档案信息立卷、管理等内容和工作职责体系充分结合。同时，单位领导人员还要转变电子会计档案管理思路，针对相关问题提出应急预案和措施；会计工作人员应该做好自身管理工作，加强档案核查，不断优化电子会计档案管理机制和框架。

4 结 语

信息化技术的快速发展为高校财务管理带来了新机遇。区块链技术在高校电子会计档案的应用，能够推动财务领域工作效率的提升，同时还能确保高校财务信息安全，帮助高校有效整合财务数据，利用技术挖掘电子会计档案的潜在价值，为管理层决策提供有效、可靠的数据。区块链技术与电子会计档案的结合，将对高校产生深远影响，推动高校向前发展。