浅谈基层单位档案工作存在的问题及解决措施

摘要：社会经济水平的不断提升，要求各领域均能取得综合化工作成果，因此，在基层单位的档案管理中，应善于明确实际工作环节中出现的错误，同时，根据不足针对性调整工作计划和策略，让基层档案工作的成效得以凸显。实际上社会的发展和运行，要求各环节之间相互帮助、相互配合，以此增强总体经济水平，促进社会综合进步，因此，基层单位的档案工作要注重自身的基础性特征，要不断健全工作成效，为社会发展提供最基本的保障。基于此，文章中主要分析了基层档案工作中存在的不足和相关解决对策。

关键词：基层单位;档案工作;问题;解决措施;分析

前言：

经研究表明基层档案工作开具的相关记录、以及出示的相关证明可以直观反映出基层单位的相关档案员在工作中的真实情况和详细问题，基层单位档案工作中的态度和投入也会根据档案管理成效、工作成效显现出来。档案是工作人员工作态度、业务熟练程度以及工作数量、工作质量的有效反映，具体工作中要结合实际需求，认识到档案工作呈现的不足，并进行策略调整。以此，保障综合工作时效性的提升，显现出各方面工作能力。

一、基层档案工作中存在问题的情况分析

（一）档案工作的总计划和相关总结出现短缺

主要呈现的特点是相关工作没有列入到机关或者是主管部门的工作详细规划中。专职的档案员，在工作中没有细致的计划，在年终没有细致的总结[1]。

（二）档案在交接环节中缺乏手续

上述问题主要是指交接手续的欠缺，主要呈现以下两方面的问题。第一，档案员调整交接工作时缺乏手续。第二，业务科在向档案室交接不同档案时缺乏手续[2]。

产生第一项问题的原因主要在于手续的不规范性。产生第二项问题的原因，主要在于基层单位缺乏对档案交接手续的重视[3]。

尽管近几年来监察、以及督导工作日益推行，但基层单位仍然缺乏对档案管理工作的重视以及档案记录工作的重视。同时制度匮乏，在问题发生时没有根源可以查找，长期以往导致档案工作呈现出恶性循环状态。

（三）档案员在日常管理和工作中记录出现短缺

档案室日常工作中包含着“八防”内容，同时，要做好安全检查和档案的有效利用，但在实际工作中上述理念难以得到落实，记录不健全、工作过程不规范，出现问题较多且复杂。记录是指：档案工作者要对各项会议和活动开展过程加以明确记录，严防机械化、形式化方式的融入，严防由于记录不健全，记录过程过于机械而导致的漏记、错记等现象。但由于记录出现短缺，产生一定程度的负面影响。

（三）档案宣传工作出现短缺

宣传过程可以有效让基层档案工作人员认识到自身工作的重要性。但是，基层单位仅重视工作效率的提升和数量的增多，对宣传过程重视程度不够，导致各方面的认知程度不强。

二、基层单位档案工作出现短缺的相关原因

（一）思想不重视，档案管理工作意识淡薄

在實际工作环节中，基层单位相关领导对档案工作的态度以及对档案记录工作、管理工作的要求会直接影响工作人员的工作效率以及重视程度。由于领导的不重视以及氛围的不健全，考核与档案管理工作实际内容无关，同时，年底总结计划中没有涉及到档案工作。进而影响工作效率，出现相关记录工作、管理工作短缺的现象。

（二）档案员兼职过多，更换过于频繁

基层单位档案工作人员还“身负重担”——兼职较多，工作内容繁杂，导致工作效果打折扣。频繁更换档案管理人员，新的工作人员培训较少，对岗位职责了解不多，造成了工作中的短缺现象。

（三）档案员的个人素质影响

个人工作能力、个人素质会直接影响其在工作岗位上的表现。根据调查结果显示，基层单位的档案工作人员缺乏业务培训，缺乏专业化的引导，因此，对相关业务知识不够了解，难以秉承单位实际工作需求完成工作。再者，由于个人素质和专业化能力的欠缺，直接导致档案记录工作成效的短缺。

三、基层档案工作提升成效的方法

（一）要规划工作标准

在实际工作环节中，应秉承制度提升成效的思想意识。即：要通过不同工作需求规范管理制度和管理方案，在总结及考核过程中，将档案管理工作人员的表现纳入其中。此外，档案管理人员要明确要求，执行“八防”任务。即：字迹要规范、管理模式要清晰、相关工作内容要完整高效等。以完善的管理制度推动“无形的戒尺”贯穿于工作始终，提升工作成效。

（二）要加大人员培训

工作人员的个人素质会直接影响工作效率、工作成果的高低。因此，在基层单位进行档案工作的环节中，应注意人员的合理有效培训。即：新参与工作的人员，也要通过有效的考核形式，以此获取上岗资格。在岗位人员进行调换的过程中，要及时做好交接工作。培训要以月、周为单位展开。即：在工作任务较轻时，要组织相关人员抓住任何时间完成培训和学习，提升专业化技能。

（三）要健全沟通机制提升工作效率

良好的沟通是保证工作成效提升的前提。在档案工作中各个关节上的工作人员之间也要保证良好的沟通。在问题发生时，各个环节要合作查找原因;在工作展望时要基于不同部门的能力考量，促进档案工作领域的发展和服务质量的提升。

结语：

综上所述，在经济社会不断发展的今天，档案管理工作也应跟随时代的脚步，在问题分析的基础上多角度的优化工作策略。同时，在档案记录短缺，明确情况的前提下，要设计出合理的应对对策和工作模式，让错误减少，进而保障工作效率提升。上述形式也会促使相关工作人员认识到自身工作的重要性，不断在日常发展和工作环节中融入新鲜策略，提升自身的工作水平，能够以此保障档案工作的顺利展开。相关人员把握住契机，增强工作实效性会有效增强档案管理工作的服务质量。

参考文献

[1]李卓妮.企业档案部门职能定位优化研究——基于航天科技档案部门机构设置与职能发挥基本情况调查[J].浙江档案，2021（02）：58-59.

[2]常大伟，吴敏.基层单位档案制度执行力建设的问题与对策——基于基层人民法院诉讼档案管理实践的分析[J].北京档案，2020（05）：31-33.

[3]徐春艳.立足市情担重任 主动作为谋突破 奋力推进档案通联发行工作再上新台阶[J].黑龙江档案，2019（05）：41.

姓名：仇莉丽，女，汉，1979.11，江苏武进，办公室副主任（档案馆员），本科，研究方向：档案及档案信息化管理 。