浅析酒店企业存货内部控制的常见问题及对策

摘 要：酒店产业是旅游业发展的基础和产物，也是服务行业必不可少的重要角色。一般来说，酒店行业的存货占总资产的15%—25%左右，是流动资产的重要组成部分，占用了较大的企业现金流，具有品种多、数量大、价格变化快等特点，贬值、变质、损坏与被盗的风险也相对较高，因此加强存货的内部控制管理对提高酒店经营效率而言尤为重要。加之酒店所处地域环境和人文风情的不同，会使酒店存货有其自身的特点，所以酒店在建设存货内部控制体系的时候，要坚持从实际出发，使存货内部控制制度与酒店发展战略、组织结构相匹配，以此优化酒店的经营战略，帮助企业更好地应对市场竞争。

关键词：酒店;存货;内部控制

一、存货与存货内部控制

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中的耗用的材料、物料等。酒店的存货通常包括棉纺织品、生鲜食材干货、烟酒饮品等库存商品、一次性物料用品、燃料等。

存货内部控制是指通过制定并执行相应程序的手段，从验收、领用、保管和销售等方面加强对企业存货的管理，完善企业的内部控制体系，提高资金的使用效率，以此提高企业的营运和盈利能力。存货内部控制制度主要作用于核算和流转两大模块，即根据实际情况对存货的核算（采购、生产、出售）和流转过程（验收、入库、保管、发出、盘点）进行控制。高效的存货内部控制可以更好地提高存货的管理水平，确保存货合理且真实的存在，提高存货的运营效率，为企业长期稳定的发展奠定基石。

二、酒店存货内部控制的目标与关键点

1.酒店存货内部控制的三大目标

（1） 存货获取真实可靠。酒店在日常经营中所提供的产品和服务，几乎直接与酒店存货的质量挂钩。比如食材物料质量的好坏直接就能决定餐饮部产出食物的质量，客房用品的优劣也能很大程度上影响酒店的形象。对于酒店而言，存货基本都依靠外购获取，在采购时不仅要检验质核算量，充分满足酒店日常的经营所需，还要在采购和仓储环节最大限度地控制存货成本，以增加酒店的营运能力和盈利空间。

（2） 存货安全。存货安全更多体现在仓储和领用环节，存货是否按照品类分别保管、是否按照物资仓储要求严格执行、仓储和领用岗位是否执行了不相容岗位分离原则、是否不经授权其他人无法接触存货等都会影响存货的安全问题。酒店的存货品类繁杂、质量要求高、存储方式多样、流动性强的特点，会使保护存货安全的难度加大，企业得尤为注意，而这也体现了存货安全对酒店而言的重要性。

（3） 存货计量准确。存货计量是酒店财务部参与存货管理的主要途径，在采购环节需要财务人员及时审核相关单据并付款;在仓储环节需要财务人员协助盘点库存，以确保账实相符、总账与明细账相符;在成本控制环节财务人员也发挥着核算分析的重要作用;在存货领用和出库时及时核对并进行会计处理等。酒店有相当一部分存货的采购和领用需求大、周期短，导致存货流动性很频繁，存货的准确计量可以有效防止相关业务处理不当;帮助酒店及时意识到成本控制的问题;确保企业账面上的存货真实可靠……

2.存货内部控制关键点

（1） 存货预算控制。存货预算方案的制定要考虑到企业的生产经营计划，并参考近年的耗用情况。各部门结合自身所需存货的名称、规格、数量和预计金额的情况，编制各自的采购预算，再由财务部门整理编制采购预算表，交由相关部门审核批准，再由财务部门负责组织、监督、控制预算执行。

（2） 存货采购控制。采购部门对采购清单进行库存调查和市场调查，根据实际情况调整采购预算方案，提请相关部门审批后由采购部门依据审查后的请购单，执行采购任务。通过合理的采购方式开展采购活动，并及时地将原始凭证交至财务部进行核查登记、报销。以酒店行业为例，存货的质量、数量和价格会直接影响企业的口碑形象和营业利润。

（3） 存貨验收及保管控制。存货验收时首先需专业的验收人员核查实际到库的存货数量、质量、规格与请购单是否一致，并在运单上签字。再由财务人员按照会计制度及时确认、计量和记录存货的成本信息、财务信息。存货的保管控制则应当建立库存物资保险制度来进行风险控制;建立库存物资定期盘点制度，确保账实相符;建立授权与限制接近控制，保障存货安全。

（4） 存货领用控制。酒店企业要根据自身特点制定严格的存货准出制度，明确存货发出和领用的审批权限，健全存货的出库手续，做好领用发出记录。以餐饮部为例，领用时要根据计划、定额标准填制领料单向库房领用并经负责人审批签字并核对领用物资的数量与质量。

（5） 存货盘点控制。酒店企业要建立存货盘点清查制度，对存货进行盘点清查，为酒店的存货管理提供真实可靠的信息，为下阶段的生产经营提供参考依据。再根据自身存货的特性确定盘点周期、流程和方法等相关内容。盘点时，详细记录存货盘盈、盘亏、毁损、报废等情况，盘点结束后，及时编制盘点表并形成书面报告，及时查清原因并采取适当合理的处理措施，将需要计提减值准备的存货报至相关部门审批并及时进行账务处理。

（6） 存货账务处理控制。存货的会计处理应当符合国家统一的会计准则、制度的约定。酒店企业要根据存货特点和流转的管理方式，确定合理的计价方法。企业财务部门应对存货的采购、入库、领用、报废、退回和盘盈、盘亏等进行相应的会计处理，并定期核对存货明细账和存货总分类账，以确保账实相符。

三、酒店存货内部控制的常见问题及对策

1.存货采购

采购环节内部控制是指企业为了确保生产经营物资供应规格、质量、数量和品种的合理性和避免业务环节的管理漏洞，针对采购业务中可能存在的风险，设计出规范整个业务流程与关键控制点的规定、方法和措施，以实现采购环节标准化，加强风险应对能力。

问题：（1）采购计划管理风险。采购部门对实际情况的掌握不够，计划的制定流于形式，在需求量的制定上没能充分考虑时间、气候、保质期、风土民情等因素的影响，使得采购没有侧重和规划，不能很好地把控酒店对存量的需求，易使存货出现积压或短缺的情况。（2）订立采购合同风险。酒店内部和外部市场串通，左右采购价格和数量，从中吃回扣;采购部门事先的市场调研力度不够，会使物资的采购价格虚高，增加企业的采购成本，从而影响酒店成本控制。

对策：合理的采购计划是酒店高效运营的基础，能够有效地帮助酒店节约成本、提升资金的利用效率、吸引和留住客源。首先，根据酒店的经营模式规范自身的采购流程，做到流程合理，岗位责任划分明确。其次，定期获取并分析酒店的各项存货使用量和安全库存，根据实际情况确定下阶段的采购量和周期。既能保证存货不出现超常积压情况，又能应对酒店的日常及突发情况，以此降低仓储成本和存货贬值风险。然后，根据采购需要确定长期的供货商，确保酒店各项所需物资质量的同时，还能合理控制采购价格，节约成本。对相应的风险点做好监管，避免舞弊现象的发生，严格遵循并执行物资采购流程。

2.存货验收

验收环节涉及采购物资的数量和质量的检查、供货商服务、付款、退换货等业务，验收程序的不规范会导致企业存货账实不符，物资质量问题会导致企业遭受经济损失的同时还会影响和供货商的合作关系。

问题：（1）物资的数量与质量没有完全达到预定的采购标准或物资验收的标准不够明确;（2）验收没有重视验收环节的不相容岗位分离原则，易滋生舞弊现象;（3）生鲜物资的验收不够严格，增加变质腐坏风险，在质量不合格时没有及时地执行退换货程序。

对策：存货验收是规避风险的一道门槛，执行严格的验收制度可以有效地在物资进入酒店之前将不合格的物资排除掉，也能为仓储和盘点奠定一个良好的基础。第一，管理层应制定严谨的验收控制制度，并对选聘的验收人员进行严格的培训，验收时由专业的验收人员根据订单、合同等文件用专业的技术检验物资的质量与数量。第二，严格执行验收控制制度，验收时采购员、仓管员、使用部门负责人应同时在场，并将物资品种、规格、质量及数量等与《购货合同》、《请购单》进行核对并签字确认再入库;对于餐饮部所需的生鲜食材的物资要严格把控质量，配合专用器材验收，确保新鲜健康。第三，对于验收合格的物资仓管员要及时填写入库单并签字，一式三联存入相应的台账、结算部门、采购备案里;对于不合格的物资在拒绝入库时报相关部门记录。

3.存货仓储

酒店存货因其自身品种繁杂、保质有难度等特点使仓储成为了一个难点，除了日常合理损耗外，如何在仓储环节帮助企业节约成本、保质保量、避免物资减损成为了值得探索的问题。

问题：酒店的存货种类多，存储方式也多样，存储的难点多在棉纺织品和生鲜食材类存货上。生鲜食材类的物资一般都集中存储在食品库、冷库、酒水库等库房里，这类物资比较容易因为采购时间制定不当、品控不严格和存储方式不当等问题导致积压不新鲜、变质、短缺，从而使得库存成本增加。棉纺织品则主要存放于普通库房，易因气候、存储方式、用途和火灾偷盗等原因而霉变、损坏、丢失等。

对策：首先，仓储部门要提前根据以往的经营和耗用情况，计算出酒店的最低订货点和最佳订货量，避免短缺和积压的情况;其次，由于酒店的物资存储方式多样，管理层应根据物资的特性设置不同的库房，库管人员要根据验收的类别按物资要求分库房存储，并按照类别将物资做好标识，及时将现存品类及数量登记入册;最后，酒店要定期对仓储进行相关的保险，做好消防防止意外。并注意日常的维护和检查，防止变质、损坏给酒店带来的损失。

4.存货核算

完善的存货核算程序是存货内部控制有效执行的基础，也是酒店财务部门直接参与存货管理的主要途径。

问题：存货的核算主要体现在数据分析和账务处理上，通过存货的耗用数据分析采购量;通过存货的使用期和保质期的长短确定是否计提减值准备;通过各项物资的周转率来分析其合理性等。酒店存货的核算重点在于品种繁杂和保质期短的餐饮部，贯穿于采购、盘点和领用出库的各个环节，且这个部门对于日常所需的物资品质有更高的要求，核算反复和周期短等原因，使得核算不及时或出错的情况频频出现。

对策：酒店需要根据自身情况和存货特点制定合理的存货计价方法，通过核算各项物资的收发单据，确定存货的各项成本，以达到降成本的作用。因为酒店的存货消耗比较快，又具有一定的时效性，所以企业应当设立减值准备的相关会计科目，以帮助核算资产的减值;存货的盘盈盘亏则需要企业设立待处理财产损益的相关科目，帮助反映存货实物价值与账面价值的差额，及时反映仓储部门对存货的保管情况，为其提供优化和改进的依据。与此同时，财务部门也需及时地对盘盈盘亏进行账务处理，并按照企业规定划分责任来弥补损失或确认费用。

5.存货盘点

酒店多用实地盘点法，盘点时保管人员都要在场，以便明确经济责任，既要核实数量也要检查质量。定期进行存货盘点有利于酒店及时地清查库存，对盘盈盘亏及时地做出处理，及时补充采购量，发现存货管理中存在的问题，保护资产。

问题：企业对存货盘点不够重视，导致并没有建立健全的存货盘点制度;管理层对存货特性的把握不够到位，导致建立的制度不够符合运营模式，使得计划不可行;盘点人员没有严格按照盘点制度或当期的盘点计划进行盘点工作，使得工作人员执行不规范或力度不够;盘点工作缺乏相应的监管，可能会使盘点工作发挥不了该有的作用，无法了解酒店存货的真实情况。

对策：由于酒店存货的流动性较大，建立并完善存货盘点清查制度尤为重要。第一，企业应根据盘点制度并结合自身情况确定盘点周期、方法和流程，采用定期与临时、全面与抽查相结合的方式进行盘点工作。在盘点过程中严格执行相关程序，确保执行有力、监管严格，发挥自省的精神，及时发现盘点计划中不够合理的环节并提出建议。第二，制定盘点表，依据盘盈或盘亏的真实情况如实填写盘点报告，将记录装订成册，并将盘点中发现的问题及时地进行反馈和处理。

6.存货出库

酒店存货的领用出库通常是用以生产食物或提供其他服务，因此先进先出法更为适用，避免有保质期的物资因出库时间的先后导致存货变质、引起减值等问题。

问题：酒店存货的品类繁杂，日常耗用快且频繁，增加了出库的工作量和难度，容易导致负责人员产生懈怠的心理，从而致使冒领、多领等现象多次出现;出库和审批的不相容、岗位分离原则被忽视;出库审批手续不完备，易导致存货的流失，增加酒店的成本。

对策：存货出库主要是各部门根据日常所需领用物资和变质物资进行报废处理的时候，严格的出库控制程序能够明确地呈现出物资被何人所领，用作何种用途，有利于划分经济责任。第一，根据部门情况设置品类与数量的领用限额，明确划分部门责任。尽量避免物资消耗部门领用非部门所需的物资，和单次领用数量过多而导致的浪费、变质、丟失等问题。第二，领用人严格按照出库手续填写领料单，并交由相关负责人签字，有利于明确存货的去处和用途。第三，库管员严格检查领料单，并办理相应手续，合规方可出库，防止冒领多领的情况发生。出库时双方共同检查物料质量是否完好，避免领用物资的质量问题无法使用而导致重复领用。第四，多加重视不相容岗位分离控制，规避因岗位风险重叠导致的舞弊现象。第五，及时发现变质损坏的存货，避免变质的物资感染其他，对于这些物资及时地填写报废单和反馈，并执行出库报废流程，将相关数据报财务部门。

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作者简介：刘一洋（1996.01- ），女，汉族，陕西旬阳人，西安石油大学经济管理学院，会计专硕，研究方向：内部控制与风险管理