新时期档案文献编纂工作变化创新

杨怡宁

摘 要：本文首先分析了新时期给医院档案文献编纂带来的变化，而后对新时期新技术在医院档案文献编纂工作中发挥的优点进行了探讨，并指出了新时期医院档案文献编纂工作中存在的问题，最后对如何推动新时期医院档案文献编纂工作的创新提出了建议。以期为我国医院档案文献编纂工作做出微薄贡献。

关键词：档案管理;文献编纂;医院档案

引言

在各大医院管理的过程中，对档案的文献编纂工作源远流长，并且在长期的实践过程中积累了许多有效的方法和宝贵的经验。随着社会进入互联网时代，许多新的智能手段和计算机管理技术被不断的引入医院的档案文献编纂工作中。在新时期，医院的档案文献编纂工作基于现代化的科学计数发生了历史性的飞跃，在提高工作效率的同时，使档案文献编纂工作更加简洁化和智能化。

一、新时期给档案文献编纂带来的变化

首先，由于档案文献编纂在我国历史悠久，取得的成果斐然，在医院对患者信息档案、各类手术过程、典型病例等档案的收集不仅有益于医院后期遇到同类病例时进行借鉴，也能有效促进医生对各种病情的深入研究，还很好地反映了医院的发展历史。精细化的档案文献编纂也使得医院管理更加便捷，并通过编辑存档文件，收集、过滤、审核和添加文件信息以存档出版物的形式进行提供给所需要的用户。而在21世纪，网络技术，计算机技术，现代通信技术科技等现代技术共同创造了一个覆盖世界、团结人类社会的前所未有的超级网络数字世界。互联网时代授予在网络环境中进行医院档案文献编纂工作新的定义，在这一新的背景下，档案文献编纂工作是通过计算机网络对文件的整理和发展，它是文件的汇编工作者通过网络处理文件信息之后以电子文档形式提供给用户的操作，使这项工作已经从物理代码扩展到了数字代码，并且工作环境也发生了巨大变化。

其次，随着医院档案文献编纂工作的改变，给档案汇编人员带来了巨大的角色转换，档案汇编人员不再是一个单纯的文件整理者，更多的是通过运用新的计算机技术，不断提升自己应用各类文献编纂软件来利用互联网进行更好的存档和编辑。传统的档案文献编纂工作所耗费的人力物力巨大，而现在只要一台电脑就可以解决所有文档编辑问题，档案文献编纂工作不再受到時间和空间的限制，大大地减轻了档案汇编人员的工作负担。

二、新时期新技术在档案文献编纂工作中发挥的优点

1.大数据的应用使存档、搜索和收集方便快捷

“档案”是各种各样的国家机构、社会团体和个人在工作及生活中产生的一系列文字、图像、声音和各种不同类型的原始记录，而医院的档案文献编纂是将医院运行过程中所产生的各类档案进行存储之后转换为文献的工作。因此在这一过程中，对档案资料的初步收集、筛选与存档、文献转换是其中最重要的部分，一直是档案汇编工作者最为关注的要点，初期收集的相关档案资料对后期高质量的文献产生着重要的影响。在当前新的时代背景下，通过运用计算机和相关的大数据技术，当前的档案收集工作相较于以前，工作过程更加方便、更加省时省力，传统的档案数据收集是由记录员手动完成的，工作量巨大，并且查找起来非常麻烦。虽然在长期的发展过程中也总结出了诸如类求法、人求法、地求法等，并且应用了许多搜索的工具，但庞大的纸质版档案在查找的过程中依旧非常烦琐。查找人员需要对大量纸质文件逐一进行排查，还要在不同的档案馆之间来回奔波，耗费了大量时间与精力不说，有时还容易出现漏查的情况，进一步影响了档案文献编纂的进度。然而新时代下的各种高科技文献编纂软件就大大弥补了上述的这些问题，互联网作为一种开放的公共媒体，能够与任何不确定的用户（政府部门、患者、医生、医院各部门）进行信息发布和信息交流。当前随着互联网覆盖面积的进一步扩大，互联网当中的信息也越来越丰富，受众群体也在不断增加。在这种情况下，医院的文献编纂工作变得越来越准确和快速，在收集一系列档案信息时，只需要通过智能设备通知对方，使其登陆档案收集网络，上传相关信息即可。而后档案管理人员可以通过大数据算法对他们进行归类，最后编纂成文献，在提取时，只需要通过身份认证，输入档案文献关键词，就可以取得相关信息，避免像过去那样耗时耗力地进行查找。这一方面免去了医院文献编纂人员的巨大工作量，为医院节省了许多人力、物力和财力，并且也为需要应用这些信息的人员节省了大量的时间。

2.编程的应用档案文献编纂工作效率大幅提升

档案是一个事件发生后的最原始的记录，医院档案有着直观性的特点，能为后续工作提供参考，为了保护原始文件，在对档案进行处理的过程中，不能直接在原档案上面会换或者进行标记，由于保密原则，也不能将原稿件直接进行打印或出版，需要将原始档案进行必要的信息隐藏，进行转录之后再公布，在进行转录的过程中，要求转入文件与原文件内容相同，不能有信息遗漏，也不能有错别字的出现，从这里我们可以看出传统的医院档案文献编纂工作非常繁重并且耗时。而在当前的新环境下，通过在电脑上建立电子信息档案，方便档案管理员直接操作，在转录的过程中对档案管理系统进行软件编码，自动隐去有无信息泄露嫌疑的词汇，通过剪切、复制、扫描等对文档进行编辑，省去了档案汇编工作者抄写的麻烦，这大大减少了档案汇编工作人员的工作强度，提高了工作效率，并且避免了手工转录过程中出现的一些信息遗漏和错别字的现象，使转录后的文档更加客观。除了对档案进行转录之外，对已经编纂好的文献进行考核研究也是档案文献编纂工作的一个重要环节，传统的考核方式需要逐字逐句地进行对比，工作强度较高，耗费的时间长，在考核当中发生错误的频率也更高。在新时期运用编程技术，可以通过计算机对新旧文献进行比对，相较于人工比对来说准确度更高、更加省时省力。因此，将各种新的技术手段应用于医院档案文献编纂过程中，不但为档案管理工作者节省了大量的工作时间，还提升了对医院档案信息编纂效率，加快了医院档案文献相关材料的出版进程。

3.智能系统使档案文献编纂工作更加便捷