事业单位档案管理中信息技术的有效应用

张春子

摘 要：在新时期的事业单位档案管理工作开展中，在档案管理效率及质量方面的要求逐渐提升，要求在实际管理中可以合理地应用更有效的技术手段，而其中十分重要的技术就是信息技术。本文主要研究信息技术在事业单位档案管理中的应用情况，以信息技术在事业单位档案管理中的应用价值为入手点， 在档案管理工作实施中对信息技术应用途径及措施深入探究，为更好利用信息技术加强档案管理提供有力的理论依据及支持，满足实际需求。

关键词：信息技术;档案管理;应用

随着目前信息时代的不断深入发展，信息技术在社会上的各个行业及领域内也都有着广泛的应用，且在实际应用中也表现出明显的优势。基于此，在当前的事业单位档案管理中，对信息技术需要合理应用，实现档案管理情况的改善，促使档案管理信息化的实现，这样有利于档案管理水平及质量的提升，为事业档案资源的利用及档案价值的更充分发挥奠定理想的支持与保障，达到新时期档案管理的要求。

一、事业单位档案管理概述

在信息时代未到来之前，我国事业单位内部档案记录大部分都是纸质记录，然后以牛皮袋封装保存，最后依据类别及时间在不同档案架中进行保存。然而，由于事业单位都是为实现人民群众需求，为人们提供服务而设立的，各个事业单位每天都需要接触大量人群，因而档案管理也就成为比较繁重的任务。这些纸质档案若保存不合理，管理不严格，则会导致档案丢失情况的产生，这对于档案信息的完整性及完全性会产生不利影响。由于传统档案管理中存在着一些问题，已经无法与当前社会快速发展相适应，也无法满足当前人们的实际需求，在事业单位的档案管理方面也就需要改变以往的方式。在当前我国信息时代不断快速发展的背景下，信息技术发展也越来越成熟，应用范围也越来越广泛，在档案管理中的应用就是其中比较典型的一个方面。然而，由于档案管理改革的时间仍比较短，事业单位内部的档案管理仍在传统管理转变为现代化管理的过程中，并未完全实现转变，在这种情况下也就需要对事业单位档案管理中信息技术的应用进行进一步研究，以便更好将信息技术融合于事业单位的檔案管理中，使事业单位的档案管理创新及完善具有良好的技术支持。

二、信息技术在事业单位档案管理中的优势及价值

在目前的事业单位档案管理中，要想实现档案管理中信息技术的有效应用，必须要先把握信息技术的应用价值及优势，具体体现在以下几点。

1.档案管理中信息技术的应用有利于资源节约

众所周知，在传统档案管理中都是纸质档案，每个单位内都需要配备一定数量的打印机，并且需要购置大量纸张及牛皮袋，资源耗费比较大。同时，这些纸质档案资源还需要占据较大的空间，随着档案数量的增加需要占用的空间也会越来越多，有些情况下需要多个房间存放，这也是一种资源耗费。另外，传统的纸质档案管理中需要多个管理人员进行管理，耗费的人力资源也比较多。而在信息技术应用于档案管理的情况下，可以使大量的纸质档案转变成为电子档案，在计算机中进行保存，需要时随时调阅，在这种管理方式下，以往纸张、牛皮纸及打印设备与占据的空间等都大量减少，并且不需要太多管理人员实行管理。因此，事业单位档案管理中应用信息技术可以实现资源节约，减少档案管理成本。

2.档案管理中信息技术的应用有利于提升管理效率

在事业单位的传统档案管理中，信息技术的应用可以促使传统档案转变为电子档案，档案管理人员在掌握信息管理技术的基础上就可以独立实行操控，实现纸质档案向电子档案的转变。而在纸质档案转变为电子档案的基础上，可使档案管理更加方便，这是因为在应用信息技术的基础上可以通过程序设置对电子档案实行自动分类归纳及记录，也可以将需要搜索的文档名称输入到设置程度上，计算机可以对档案进行搜索并且找出与结果相符合的档案信息。同时，信息技术的应用还可以使网上共享得以实现，使档案的获取更加方便，也就可以档案管理效率的有效提升，节约时间，可以为人民群众提供更好的档案服务，满足现代化档案管理需求。

3.档案管理中信息技术的应用可以提升档案安全性

在传统的事业单位档案管理中，需要对档案室环境加强重视，需要使档案室内环境保持干燥低温，且需要注意防虫，避免这些纸质档案受到损伤。另外，有些事业单位在搬迁过程中可能会导致档案都是情况发生，档案信息泄露。而在档案管理中应用信息技术就可以使这一问题得到有效解决，这是因为信息技术的应用可以使纸质档案转变为电子档案，还能够实现云储存及云备份，也就可以实现档案信息安全性的有效提升。这样一来，只要具备网络环境就可以利用计算机进行档案下载，可以避免档案丢失情况发生，也可以避免这些档案由于自然因素而被损坏，可以在很大程度上实现档案信息安全性的提升，使档案管理得到满意效果。

4.档案管理中信息技术的应用有利于事业单位结构优化

传统事业单位内部职位比较多，工作人员数量也比较大，导致事业单位内部结构繁杂，工作人员较多，因而事业单位的管理难度比较大，并且会增加事业单位的人力资源成本支出，导致事业单位内部的财政压力比较大。而在将信息技术融入档案管理过程中的情况下，可以实现事业单位内部职业结构的优化，这主要就是因为在档案管理中应用信息技术可以将一部分人力劳动代替，如档案录入、分类及归纳整体等，这些需要花费较多时间及人力的工作都可以利用计算机将其代替，可以有效缓解工作人员的压力。这样一来，可以使事业单位的人员结构得到简化，实现事业单位内部结构的优化，为事业单位的更好发展提供有力的基础与支持。

三、信息技术在事业单位档案管理中的应用策略及途径

依据上文所述，在事业单位档案管理中信息技术的应用具有明显优势，也就需要实现信息技术的合理应用，具体从以下几个方面入手。

1.有效落实档案管理制度

在事业单位档案管理过程中，要想实现信息技术的有效应用，促使档案管理得到满意效果，首先就是需要落实档案管理制度。事业单位内部需要依据《档案法》中的相关规定，制定档案管理制度。并且对该制度不断完善，同时需要注重相关管理人员的培训，使档案管理工作人员可以形成正确观念。另外，需要在档案管理制度的制定及落实中纳入现代信息技术，用制度方式对档案管理人员进行规范，以提升档案管理人员的标准化程度，进而实现管理效率及质量的进一步提升。在这种情况下，档案管理工作的层次性会有所提升，再有问题出现的情况下，档案管理工作人员也可以将问题发生的原因找出，以采取有效途径解决问题，保证档案管理工作的有序开展。此外，对于事业单位档案管理工作实施，还需要继续加强监督，在工作考核上构建合理制度，让档案管理效果和管理人员薪资挂钩，以提升管理人员积极性，促使管理人员可以保持积极向上的工作态度，在档案管理工作中更好投入，积极探索信息技术在档案管理中的应用，保证信息技术的应用及档案管理都可以取得满意的成果。