内部控制视角下合同生命周期管控研究

宋春花

[摘 要]企业在经营过程中的各项经营活动以及运营结构都是合同履行的过程，合同从拟制到开始实施直至实施完成都需要进行持续性的分析。文章从内部控制视角，对合同的全生命周期的基本概念进行分析并探讨了面临的主要风险，提出了合同全生命周期管理体系的建设以及平台的搭设框架，旨在为我国企业开展合同的内部控制提供帮助与参考。

[关键词]合同管理;生命周期;内部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.24.088

合同管控是企业运行管理中一项十分重要的内容，企业想要保证自身的发展，经营管理人员就需要将企业作为一个有生命的个体进行分析，通过周期性的变化来明确企业不同时期的发展状况，这样才能延长企业的发展生命，使企业在激烈的市场竞争中实现可持续发展。

1 合同全生命周期管理的基本概念及意义

1.1 合同全生命周期管理的基本概念

合同对于企业的运行来说极为重要，企业在进行各项商业活动时，合同都需要作为民事商业活动的法律依据和书面凭证，在极大程度上决定了企业在运行过程中开展营销活动时需要承担的责任以及权利，合同能够使企业在一定范围内处于完全合法可控的状态，能够保证企业运行过程中各部门的合法权益。所以说，合同是企业之间以及企业与用户之间开展营销活动的重要凭证，合同中的内容关注于企业活动的整体过程。在合同全生命周期的理念中，包含了合同的接洽、起草、审核和签订等多项内容，并且将履约问题、纠纷解决以及文档管理等多项内容纳入合同管理的环节中。这样能够有助于提升合同的周期管理质量，使合同在运行准备阶段直至终止阶段，各项业务都能够得到有效的管理。

1.2 合同全生命周期管理的意义

合同全生命周期在进行管理体系的建设以及管理系统的应用时，最为主要的目的是将现代化的合同管理理念应用于其中，這也直接导致传统的合同管理模式发生了极大的变化，在这样的管理理念下极大地推进了传统管理向现代信息化与精细化管理模式的转变。在生命周期的管理理念下，能够使合同资源得到更为优化的配置，保证企业在运行过程中的管理力度得到提升。而建立合同的全生命周期管理体系，有助于使企业的合同管理思路得到进一步的整理，基于合同全生命周期管理系统的风险管理模式，能够有助于将业务内容以合同为主线，帮助合同对象以及企业进行整合，有助于提升合同的运行质量，使风险管控目标得到保障。

此外，合同生命周期管理系统在应用过程中，能够有助于企业明确管理过程中的各项重点，同时还有助于使企业的合同管理更为完整，降低在进行合同管理过程中消耗的人力成本以及资源成本。合同全生命周期管理系统在建设过程中，将企业的合同管理进行有效拆分，明确不同节点以及阶段工作人员的职责，有助于提升企业的合同管理质量。就目前来说，企业在运行过程中，全生命周期管理系统是合同管理系统中一项十分重要的载体。ERP系统或信息技术在目前市场企业中应用较为广泛，这些管理体系能够帮助企业做好内部的信息化管理。虽然这项系统能够有助于提升企业的管理质量，但总体来说，我国的企业在进行信息系统的建立时缺乏足够的关联性，信息系统相互之间不能进行有效的信息传输，这就导致互相之间形成的制约并不明显，企业各个部门出现信息孤岛的情况。而将全生命周期应用于管理系统中，能够有助于实现信息共享并形成节点之间数据互通的良好发展状况，使节点之间能够互相促进，同时互相制约，使企业在运行过程中的风险关键点得到预警，有助于提升风险管理控制制度，通过系统开展强制的业务流程以及数据信息能够帮助企业实现风险管控目标，最终达到优化合同管理质量的效果。

2 合同全生命周期的管理风险点

2.1 企业合同管理协调配合风险

在生命周期视角下的合同管理工作将合同的整个工作环节纳入管理中，使各个环节都能够互相制约并配合。就目前来说，在企业运行过程中，有部分工作人员存在一定的误区，认为合同在进行起草与审核时及工作与履行部门之间完全独立，没有形成有效的交互，这就导致企业在管理过程中缺乏沟通。而管理环节的割裂以及信息的缺乏，导致企业在运行时进行活动管理的难度不断升高，并且在合同的定价与谈判时，企业内部的财务部门和法务部门都没有参与其中，就很容易导致合同的签订人员为了追求经济效益最大化在运营过程中出现违规操作的情况。而在进行企业内部审查时，相关审核人员对各个部门进行审核也仅仅能够针对自身的专业提出相应的建议或意见，而如果运行过程中涉及的内容较为复杂，或者工作属于其他专业的内容就会导致审核出现疏漏或者非专业性的情况，并且部分管理人员也没有形成完善的合同风险意识，单方面强调降低风险，导致在合同签订过程中对合同对象提出过多的苛刻意见，在运行时不具备可操作性，甚至还有可能导致合作终止。如果合同的履行工作存在异常，各个部门之间则无法形成真正的统一，影响企业在运行时的安全性，会导致企业出现法律性和经济性的双重风险。

2.2 企业合同执行过程中存在的法律风险

企业在进行合同管理时缺乏全面性，并且有部分企业在运行过程中没有根据合同的风险建立阶段性的管理机制，则会导致企业的合同纠纷在处理时存在问题，或者直接导致合同在评估审核过程中发生问题，易引起合同在履行期间出现法律纠纷，导致企业出现经济损失，这样的合同执行方案会导致企业的权益无法得到保证。

2.3 企业合规运行风险

合同对于企业来说是一项重要的运营资源，可能会导致合同倒签或者补签的情况，如果对合同首先进行执行，再签署合同，或者是在执行过程中补签合同，会在一定程度上影响合同的法律效应。但如果从内部控制的角度进行分析，这种合同的签订，依旧是存在合规风险的。例如合同在运行过程中，需要有企业中的相关部门进行合同的综合评审，并且评审的部门涉及业务、财务和法务等多个部门，如果首先执行合同随后补签或在实行过程中补签，都会在一定程度上导致合同管理的规范性无法正常履行。同时还会导致持续性的固定服务合同，出现重新招标或者续期的状况，这种现象会导致企业在运行过程中出现亏损，严重时还有可能引发法律风险。

3 强化合同全生命周期管理的内部控制建设

3.1 合同全生命周期管理内部控制的主要建设目标

企业在开展各项经济活动时，涉及的合同种类较为繁多，并且形式复杂，尤其是较为大型的综合性企业，涉及的业务较为繁多，所以如果单靠人工进行合同的管理不仅难度较大，且很容易出现各种疏漏，无法对其中涉及的各种风险进行有效的识别，一旦在运行过程中发生合同风险，就很容易导致企业出现不可避免的经济损失。所以在企业内部首先就需要建立一套具有较高效能的合同全生命周期管理体系，这项体系需要具备识别、防范以及监控的多項内容，尽可能避免由于风险控制失效而引发的经营风险。

3.2 合同全生命周期管理内控建设的建议及方法

在进行合同的生命周期管理时，涉及的内容包含企业业务的行业特点、企业经营的商业模式以及具体的管理方案，并且这项管理目标主要将企业的风险管控作为方向，并建立完善的生命周期管理机制，能够帮助企业建立完善的管理体系，使企业的发展更加科学，并保证企业决策的正确。而在风险管控的体系框架中，工作人员能够针对其中存在的问题进行全面的风险预测和梳理，并明确其中可能出现的各种意料外情况，这样能够帮助企业相关部门在履行合同时对风险进行规划并积极的处理。同时，全面的生命周期管控有助于医务人员对业务工作中涉及的风险进行分析，还能在管理过程中设置相应的控制点作出流程改造，能使工作人员建立完善的企业合同管理制度，并能够根据不同的合同和发展状况建立相应的发展路径。以软件为需求的软件管理系统，能够为后续的管理工作提供良好的服务，使生命周期管理的效果得到提升。

3.3 合同全生命周期管理的内控框架

在开展合同生命周期管理时，需要将相关的信息进行综合，建立完善的统一管理平台。而这个平台在建设后的最终目标是保证能够做好流程的灵活设置，其中包含规则的制定意义以及数据解析和发送等多项功能，要求系统能够全面监控企业的运行状况，使企业的管理工作更为完善。在企业的发展过程中，系统框架应当包含事务操作层、统计分析层以及风险管理层。事务操作层的主要职能是做好合同的拟制以及创建保证合同的签署以及归档，同时在企业内部还需要做好电子签章以及影像系统的集成，可以说事务操作系统涉及整个合同的方方面面，具有较高的职能执行权力。统计分析层的主要职能是对合同进行多维度、多角度的全面分析，主要目的是对合同运行过程中的各种风险进行识别，并评估合同模板的使用效率情况和签订情况，这样有助于整个企业的交易以及财务报告得到有机的整合，保证相关工作人员能够做出正确的决策。风险管理层基于操作层以及分析层之上开展工作，主要是对各种风险进行处理和预防，在出现风险后，风险管理层还需要对风险进行评审，做出相应的风险应对措施，这样才能达成合同全生命周期的管理最终目标。

4 结论

合同全生命周期管理的最终目的是从各个时机开展合同的综合管理，企业在运行过程中与合同有极为密切的关联，企业的整体运行以合同的沟通、签署以及执行作为主线至上而下逐层进行分解。企业需要科学地对合同的全生命周期进行管控，能够帮助企业发现在合同执行以及运营过程中存在的问题，促进企业的发展，对于企业的信息化发展来说有十分积极的意义，这样能够使企业的风险管理得到促进，使企业的创造质量得到提升。

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