如何高效做好特级会议活动保障管理

袁多丽

摘要：本文所谈及的会议均指视频会议，会议作为人们议事、沟通交流、优化决策的一种普遍形式，已被越来越多的机关、企事业单位广泛利用。特级会议活动保障管理是指通过高效管理提供“绝对”可靠和高品质专业级别的会场音视频服务，通过优质高效的软服务和全环节单点故障业务不中断的硬系统相结合，达到较高的音视频会议性能指标，做到音质高保真，视频高清晰，会议全程万無一失。

关键词：特级会议  高效  保障管理

1、导论

1.1 选题的背景及意义

新冠疫情已经在全球持续了两年多时间，我们很多无法见面的沟通和协作工作都是通过视频的方式来解决。大到国家小到每一个家庭，视频沟通已经慢慢的融入了我们的工作及生活。视频会议不仅仅只是一种商业工具，毕业典礼、观看电影、看病、线上授课以及所有的互动都可以通过视频会议的方式进行。随着“十四运”渐进，公司级的特级会议活动在我们工作中的比重日渐增多。如何高效做好特级会议活动保障管理，对我们显得尤为重要。

1.2 研究的重点及难点

面对每一次特级保障任务，临时不确定因素太多，保障方案无法提早确定完成，给高效的会议保障管理工作造成了很大的困难。

2、会议管理的现状

2.1会议相关概念

特级会议指公司全体领导班子参加的会议或者有外部领导来访的会议，以及在外部场所临时搭建会议系统完成重大活动保障的会议。

2.2特级会议保障情况

圆满完赵刚副省长来公司调研保障、公司党组第五巡视组巡视党委情况反馈会、四届一次职代会、向“三秦楷模”张雷威同志学习动员会、公司十四运会和残特奥会供电保障工作动员会、辛董来陕调研会、“一张网”融合等重大会议活动保障管理工作。

2.3 会议管理现状

目前公司内所有会议预订均采用在协同办公系统进行线上预订的方式进行，由视频组统一根据通道空闲状态进行会议审批，预订会议一旦发布成功，会议信息就会同步到一体化会议管理平台，所有参会单位的保障人员就会收到会议预订的短信通知信息，然后通过会议调试群按主会场要求时间参加会议调试保障。目前公司内所有的重大会议都采用行政会议平台召开，会议使用“一主一备”的方式，主用专线平台，备用数据平台。

3、内在保障机制构建

3.1 明确管理工作目标

构建保障工作组织体系，明确保障内容，落实人员责任，加强协同配合，制定应急预案，确保在陕系列重要活动音视频和通信网络绝对可靠、高品质可用，实现音质高保真、视频高清晰的目标，圆满完成重要活动音视频、通信保障任务。

3.2 确定组织架构

组建音视频和通信网络保障工作组

3.3 编制保障方案

3.4 细化会务工作

会务工作是指会议的组织、保证和服务工作。开展会务工作，一般需要会议的领导者、参加者和服务者三方面努力配合，共同促进会议取得实效。会务工作的繁简，与会议的内容、级别有一定关系。一般来说，会议越大、规格越高、内容越重要，会务工作的内容就越多，难度就越大。对于重大会议活动，会务工作内容尤其繁杂，要想保证会议管理工作效果的高效实现，必须成立专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。

（一）会前超前筹措，精心准备“凡事预则立，不预则废。”

做好会场管理。这主要包括会场的布置及会议设备的调试等工作。会场的布置，包括主席台的布置，发言席布置，会议室桌椅摆放布置，会议背景字幕等显示。具体依会议性质及会议要求而定。

（二）会中协调控制，科学管理做好会场各种设备的调试和维护工作，同时注意会议内容的保密工作。

（三）会后及时总结与反馈

会议结束并不意味着保障工作的终结，编制会议记录，总结保障过程的优缺点，形成典型案例，以备后期工作参考。

4、实体案例

在公司外场某大厦召开特级会议，面对通道不具备，设备不齐全，人员不充足，由于疫情形式突变，导致会场布局形式、参会人员名单、会议议程突变，留给系统测试和演习的时间及其紧迫。现场开通通道需满足“双设备、双路由、双电源”条件，音视频连接图如图1：

根据现场环境和自身的优劣势来制定方案

一、工作目标

构建保障工作组织体系，明确保障内容，落实人员责任，加强协同配合，制定应急预案，确保在陕系列重要活动音视频和通信网络绝对可靠、高品质可用，实现音质高保真、视频高清晰的目标，圆满完成重要活动音视频、通信保障任务。

二、组织架构

组建音视频和通信网络保障工作组，构建“1+3+4”保障组织体系，在公司领导小组统一指挥下开展保障工作。

“1”：总体协调组

“3”：音视频系统、通信网络、信息网络等3个保障工作组。

“4”：××1、××2、××3、××4等4个现场保障组。

（一）总体协调组

组  长：××

副组长：××

成  员：××

职  责：根据公司保障工作安排，总体协调音视频和通信保障工作，组织落实各项保障要求，监督指导保障措施实施，协调处理重大事件，组织应急处突，以及与公司领导小组汇报、与各单位沟通协调。

（二）工作保障组

（1）音视频系统保障组

组  长：××

副组长：××

成  员：××

职  责：负责制定音视频会议系统保障方案，落实音视频会议保障措施，开展联调测试;负责活动过程中的音视频会议保障;负责制定音视频会议系统应急预案;负责音视频会议系统故障应急处理。

（2）通信网络保障组

组  长：××

副组长：××

成  员：××

职  责：负责制定通信网络保障方案;负责通信通道改造、新建实施工作，配合音视频系统保障组联调测试，满足音视频会议保障通信通道带宽要求;负责活动过程中的通信网络、通信通道保障，制定通信网络应急预案，配合开展应急处置。

（3）信息网络保障组

组  长：××

副组长：××

成  员：××

职  责：负责制定信息网络保障方案;负责信息网络配置、连通实施工作，配合音视频系统保障组联调测试，满足音视频会议网络可靠性要求;负责活动过程中的信息网络保障，制定信息网络应急预案，配合开展应急处置。

（三）场景保障组

（1）××1现场保障组

组  长：××

副组长：××

成  员：××

职  责：负责××1现场音视频保障的组织、协调、指挥工作;负责到位监测监控现场音视频系统运行情况;负责配合公司其他保障工作组做好会场秩序保障、场景切换等工作;负责××4主会场现场音视频系统突发事件的应急处置。

（2）××2现场保障组

组  长：××

副组长：××

成  员：××

职  责：负责××2现场音视频保障的组织、实施;负责到位监测监控现场音视频系统运行情况;负责配合××4主会场现场音视频保障组开展联调测试、突发事件应急处置等工作。

（3）××3现场保障组

组  长：××

副组长：××

成  员：××

职  责：负责××3现场音视频保障的组织、实施;负责到位监测监控现场音视频系统运行情况;负责配合××1主会场现场音视频保障组开展联调测试、突发事件应急处置等工作。

（4）××4现场保障组

组  长：××

副组长：××

成  员：××

职  责：负责××4现场音视频保障的组织、实施;负责到位监测监控现场音视频系统运行情况;负责配合××1主会场现场音视频保障组开展联调测试、突发事件应急处置等工作。

三、保障方案

（一）主会场音视频会议保障

主会场会议保障工作相关子系统由电源系统、综合布线、音频系统、视频系统、无线对讲、网络通道系统等组成。

5、结论

面对突变的会议议程或者布局形式，会前的方案准备工作一定要多备几套，另外需要高素質的人员保障团队，更需要协调各方人员的鼎力配合，协调组的有条不紊，各个阶段的工作相互关联、相辅相成，一个环节出现问题，就会影响到下一环节甚至整个会议。只有把各个环节的工作安排、部署好，衔接好，才能保证会议的高质量、高效率及会议的圆满成功。