如何提升学校档案的利用效率

朱丽娜

（四川省甘孜卫生学校，四川 甘孜 626000）

中专学校在本世纪初，原本是非常受重视，因为它可以让许多的孩子摆脱贫穷的命运，走上一个稳定的工作岗位，因此，中专学校对于档案管理也非常重视，这些档案涉及到学生的学习、就业，还关乎学校的进一步发展。随着社会的发展，大学的扩招，就业形式的改变，中专学校的职能也发生了很大的变化，学校档案工作也发生了很大变化，对于档案的管理不及以前那么严格了，更多的只是为了将来的查询做好收集整理而已。现在，国家对于中专职业学校的重视，尤其是像我们这些少数民族地区的中专学校，更是给予了许多政策的支持。作为一名少数民族地区的中专学校档案教师，我认为我们应该改变过去的工作方式，积极提升学校档案的利用效率，使其主动为学校的发展服务。

一、目前中专学校档案工作的现状

在许多中专学校，无论是学校管理者还是档案管理工作者，对于档案在新时期的重要作用都还缺乏正确的认识，许多人认为档案只是对于过去工作的总结，这个都还只是用作今后的某种资料的查询，并不会对我们现有的工作具有什么参考与利用价值。有的学校甚至觉得档案是一种负担，不仅需要拿出专门的场地对它进行存放，还要专门安排人员对此进行管理，而平时的用处并不大，因而对于档案的管理往往倾向于管而忽略了利用，更谈不上主动去开发利用。基于这种心理，所以许多学校的档案管理工作人员往往是学校里的一些闲散人员或教学任务轻松的教师兼任，并不会安排具有专业档案管理知识的人员来管理。如果有上级下来检查这方面的工作，往往也是集全校的力量来集中突击，等过了这一关，又恢复了以往的状态。形成这种现状的原因主要有两个方面：一方面是因为整个社会对于档案工作的认识不足，另一方面也是因为我们许多档案管理工作者观念陈旧，缺乏与时俱进的能力，没有先进的档案管理经验有关，他们认为只要认真做好档案的收集、整理与保管就尽到职责了。

二、新时期如何提升学校档案的利用效率

要想改变新时期学校档案的工作现状，我们必须要从多方面着手，提升学校档案的利用效率。

1、更新原有的观念

思想决定着行动，我们要改变现状，必须要改变过去的那种陈旧的思想观念，树立与时俱进的思想，不断学习，学习新的思想，学习新的管理方式方法，无论是思想认识还是工作实际，都要改变。思想上，要认识到我们的档案并不仅仅是用来保管的，以期望有朝一日用到它，它是我们学校建设与发展的一种资源，学校要主动去开发利用，使之实现它的价值。我们还要树立服务意识，不能被动地等待学校领导或同事们来寻找，而应该根据学校当前的各种工作，提前制定计划，将可能用到的档案进行归类整理，主动向他们推荐。除此之外，我们还要意识到档案管理工作也需要学习先进的理念与知识，需要培养我们的管理能力，不可能抱着“认真负责”就可以了的工作态度。我们平时可以利用互联网了解档案管理的新形势、新信息，学习各种档案管理的新知识，有了这种改变，我们才能以不变应万变，既提升自己的能力，也提升学校档案的利用效率。

2、加大资金投入

更新观念是我们重视学校档案工作的前提，没有这个前提，后面的所有事情都是枉然。但要提升学校档案的利用效率，仅仅是更新观念还不够，想让学校的档案工作与时俱进，学校还必须要加大对档案工作的资金投入，促进档案工作的信息化现代化建设。许多学校现在的档案室的设备还是上个世纪九十年代的样子，试想这样的设备如何满足新时期的工作要求，更谈不上更好的发展了。如果学校不加快更新硬件的步伐，依旧沿用旧有的工作方式与工具，自然无法适应现在的社会发展。我们要改变档案工作的现状就要加大资金的投入。首先是改变档案管理的一些硬件，添置一些存放档案的现代化存放箱与档案袋，添置计算机与一些桌椅，改善档案馆的环境。其次是改变旧有的工作方式与工具，改变过去使用的各种手动的记录方式，需要利用档案管理软件，将档案做好分类与记录，这样，到时候只需在电脑里输入一个文件名，就可以找到自己需要的资料了。

3、重视档案资料的编研

何为档案资料的编研？就是我们把档案当作是学校发展的资源，做好对它的一种整理、编辑、研究、开发等工作，让它主动为学校的发展提供指导与服务。档案的编研是档案管理利用工作中的重要内容，属于现代化档案管理的重要一环，是从被动服务转化为主动服务的具体实践，同时也是进一步挖掘档案材料利用价值的科学载体。在新时期，我们要根据学校工作的需要，结合库藏档案资源情况，有步骤有计划的提出编研课题，集合学校档案人员的力量，结合本地区和本单位的具体情况，搞出本校的编研特色，提升编研效率，努力促进档案编研工作质量的提升，力求多出精品，让本校的档案管理为学校的各项发展提供有力的后勤保障。

4、营造良好的环境

良好的环境，包括良好的外部硬件环境和合适的内在使用氛围。良好的外部硬件环境指的是宽敞清洁的档案利用场地。人都喜欢这样的环境，如果我们的学校有一个这样的环境，就可以容纳更多的档案需求者，也能吸引更多的档案使用者前来，自然就可以更好地发挥出档案资源的价值。合适的内在使用氛围，是指的档案的软件及服务态度与方式。档案的软件可以快速帮助需要档案的人快速找到自己所要的资料，而服务的态度则决定着使用者的体验。因此，我们要积极创新服务方式，借助于各种现代化技术手段，推动档案资源管理利用的信息化建设进程，实施计算机操作检索档案，促进档案资源利用效率的提升。不仅如此，我们的学校还应不断提高档案管理人员队伍的综合素质。档案管理人员必须要任用那些既具备档案管理专业知识，同时也懂得计算机软件操作且具有的现代服务意识的教师，绝不能像过去那样把我们的档案工作交给学校的一些教学任务较轻松的业余人员来做。

5、创新档案管理制度

要提高学校档案的利用效率，除了以上的几个方面，我们还必须要创新档案管理的制度。首先，我们必须结合新时期的工作需要，改善档案工作的工作作风，建立全面完善的档案开发利用制度。比如说我们可以学习一些重要单位的工作方式，实施全天候服务制度，虽然学校的档案相对其他单位来说，没有那么高的使用率，但是我们可以在一些使用频率高的时候，像刚刚放假及开学之前的那段时间，使用这种方式，这样既满足广大档案使用者的利用需求，又不会加重工作人员的负担；现在职业教育越来越受国家的重视，很多地方都需要我们提供的档案作为参考与考察的依据，我们还可以结合学校及当地政府、企业的实际需要提供更加全面性的服务，承担更多的服务项目，带来全程化的档案服务；我们可以在校内积极组织进行教育培训，开展档案知识、档案业务和专题教育活动，提高教师对档案工作的了解，拉近大家与档案之间的距离，充分发挥出档案材料的育人功能，同时也加强与教师之间的沟通，进一步提高学校档案的利用效率。

随着社会的发展与国家的改革，职业教育的地位会越来越高，那么职业学校也会更多的受到社会各界人士的重视，尤其是一些企业与家长学生也会越来越看重职业学校，那么，我们这些职业学校的档案使用的频率也会越来越多，在新时期下我们必须要进一步深入挖掘档案资源，主动为社会经济发展服务，让档案资源的潜在价值得以充分的发挥。