新时期机关事业单位档案管理模式的电子信息化分析

翟金华

摘要：机关事业单位的档案管理模式逐渐发展转变为电子信息化，信息化技术能够满足现今社会的发展，也可以满足机关事业单位档案管理模式大量的信息数据保存的要求，工作人员的简历、成就、工作等都能够体现在档案中。现今信息化的档案管理模式能够更为轻松地存储、查找信息内容，其工作效率更高。但现今信息化管理存在一些问题需要解决，笔者将针对问题详细分析并探究应对方案。

关键词：机关事业单位;档案管理模式;电子信息化

档案记录主要包含了工作人员的基本信息，每个工作人员的详细信息内容都会记录其中，其中包含了技术水平、专业水平等等内容，工作人员的岗位安排以及岗位调动等都详细的被记录在档案中，信息技术时代来临，人们的机关事业单位档案也发生了较大的变化，信息化技术管理可以节约档案管理的成本，也能够提高管理效率，更能够提高信息的传递，其存储和信息使用更为便利，也为机关事业单位的档案应用奠定良好的基础保障。

一、信息化管理存在的问题

1、信息化管理没有统一规范的管理标准

信息管理的过程中要求信息内容的真实性，也要保证管理的规范性和统一性，人事档案要在各个单位中共同使用并交流，进而人才才能够得到合理的分配和调动。对此，良好的人事管理要保证管理工作的稳定性。但现今机关事业单位的档案管理信息化没有建立完善的统一规范性标准，每个单位都有各自的管理方法，无法形成统一性。

2、人事档案管理利用价值有限

人事档案管理的工作中储备了大量的人事信息，需要随时根据信息调动人才、开发人才，确保通过档案信息将人才的优势充分发挥出来，进而调动人才的积极性。但很多时候档案都是记录之后就很少使用或者调动，档案管理的价值没有被充分发挥，只有在人员调动的时候才会使用，进而人事档案管理的利用价值有限。

3、管理模式落后

传统的档案管理形式和管理方法较为落后，多数为人工手工整理，其工作效率较为低下的同时也无法保证信息的准确性和安全性，工作人员的疏忽也会导致信息出现遗失或者错误，其错误也会影人员的调动和档案信息人员未来的前途发展。落后的管理模式不利于信息档案的管理和使用，进而也会影响档案价值的发挥。

4、人事档案管理人员业务水平不高

多档案管理人员都没有经过专业的档案管理能力培训，还有很多管理人员的管理水平也较为低下，人事档案管理人员业务水平不高，其工作效率得不到保障的同时管理中也会经常出现错误，距离专业的档案管理要求还相差较远。另外，档案管理人员的信息技术操作水平也较为低下，仅仅停留在基本的电脑操作中，无法将信息技术的档案管理优势充分发挥出来。

二、信息化管理的对策

1、加强信息化管理人员的专业培训

现今信息化时代来临，人们的生活以及工作都无法离开信息技术，对此，在人事档案管理工作中，管理人员也要加强自身的信息技术水平，档案管理人员也要定期参加专业的技术培训，确保熟悉信息化管理，也要保证自身的信息化工作专业能力，进而信息化管理人员的专业水平都能够得到提升，其行业也有了更多的高素养、高水平的管理人才，也为企业的人事管理调动和档案信息使用奠定良好的基础保障。

2、转变管理模式

在档案管理的工作中，要想提高档案管理的水平和效率，最为主要的就是要转变并创新管理模式，还要保证管理模式的专业性和规范化。人事管理部门可以根据实际情况进行合理的分析，并针对手工管理工作中存在的问题进行探究，利用信息技术的优势将传统管理模式中存在的问题进行修补和创新，确保档案 管理的有效性和管理质量，也确保档案通过信息管理的方式可以更为高效的统计、规律、存储、使用。

3、开发出信息化档案管理软件数据库

人事档案信息量较大，进而需要一个强大的档案管理软件进行管理，进而对档案准确的分析和整理归类，确保档案管理的有效性和安全性，也能够为后期档案信息查找奠定便利的基础保障。信息化档案管理软件数据库可以减轻工作人员的工作任务量，也能够合理的分配人才的使用，企业要大力开发软件，并将其应用到信息化档案管理中。

4、重视人事档案信息入档及修复工作

人事档案管理工作要严谨、认真地对待，从档案信息的收集、分析、修复、验证等等工作都要保证其准确性，避免信息出现遗失或者错误的问题，也要重视人事档案信息入档及修复工作，确保档案信息的权威性以及真实性。

5、发挥档案信息管理平台，充分运用电脑档案

档案信息管理主要以计算机进行应用与管理，对此，管理人员要充分发挥档案信息管理平台的优势，在保证信息安全的前提下充分应用电脑档案，将不同类型的人才进行分类、归档，也要建立人才的信息库，确保人才的合理分配与应用，利用人才的同时可以发挥人才的优势，管理人员要保证自身的责任心和工作质量，确保将信息管理平台的优势充分发挥。

结束语：

现今我国机关事业单位持续性改革，对档案信息化管理的工作也更为重视，档案管理工作中，管理人员要提高自身的工作能力和素养水平，更要充分利用现代化信息技术进行管理，确保将档案信息的优势和价值充分发挥，也保证自身的工作质量和效率，进而保證人事档案管理工作的整体质量。

参考文献

[1] 谢鸿斌，高慧，王国军. “互联网+”背景下机关事业单位档案管理模式研究[J]. 办公室业务，2021（5）：144-145.

[2] 邹丽欣，李莉，杨华，等. 新时期机关事业单位档案管理模式的电子信息化分析[J]. 文渊（小学版），2020（5）：97-98.