“集团队之力，促工作实效”：开放大学管理团队运行初探

2021-09-15张超王永辉

大学·研究与管理 2021年8期

张超王永辉

摘要：广播电视大学转型为开放大学后，对办学和管理提出了新的要求。现行的管理体制和运行机制虽可较好地发挥系统办学的优势，但客观上对管理质量和效率的提升产生了影响，各层级办学单位面临很多管理问题需要靠系统自身组织进一步优化并逐步解决。借鉴团队管理的经验，国家开放大学江苏分部组建了考试管理团队，通过考试管理团队的组建和运行，对提升开放大学办学体系整体管理水平和工作效率进行了实践与探索，取得了较好的成效。

关键词：开放大学;考试管理团队;运行机制

中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1673-7164（2021）30-0059-03

教育部《关于办好开放大学的意见》（教职成〔2016〕2号）明确提出“创新师资队伍建设，适应教学变革需求”，通过组建课程建设团队、课程教学团队、课程辅导团队，提高教、学、研水平。根据此要求，国家开放大学总部陆续出台了教学团队建设的相关文件，在全国开放大学系统内推进课程教学团队的建设，并取得了显著的成效。在此基础上，江苏分部于2017年启动了管理团队建设项目，组建了教务、学籍、考试三个管理团队。通过管理团队的组建和运行，对提升开放大学办学体系整体管理水平和工作效率进行了实践与探索，取得了较好的成效。本文以其中考试管理团队运行为例，阐述管理团队的运行实践情况，以期为提升开放大学的管理水平提供借鉴。

一、管理团队解决的问题

开放大学是“以现代信息技术为支撑，面向成人开展远程开放教育的新型高等学校”[1]。开放大学延续了广播电视大学各级政府办学、教育行政部门管理的管理体制。在教学上实行“统筹规划、分级办学、分级管理”[2]，上级开放大学对下级开放大学的业务进行指导的管理模式。其中分级管理是总部、分部、学院、学习中心的四级管理模式。

这种管理模式在发挥系统各层级办学主体积极性的同时，也带来了管理的弊端，主要在三个方面：

1. 分级管理模式的上级对下级单位只有业务指导权，没有行政管理权，缺乏对人、财、物的控制权，不易进行绩效考核。

2. 随着业务分工细化和招生量的大幅增加，管理人员人手缺乏，一人身兼数岗的现象比较普遍，影响了这部分人员的工作积极性和工作效率。

3. 管理人员更新频繁，新接手人员需要较长的周期才能熟悉较烦琐的业务流程，极易出现工作“失误”。

这些问题的影响在考试管理中也表现突出，比如：

1. 系统僵化，考试管理规章制度较陈旧。考试管理相关规章制度都执行总部的文件，但版本都是早期发布的，部分内容已不适应当前的形势和业务要求，且每个省（分部）的基础条件和实际情况不相同，在执行过程中容易会出现管理规章制度的盲区。

2. 工作流程文字说明缺失。大部分工作业务流程都以口头传授的形式存在，没有文字的说明和记录。造成人员变换后，新人很难快速接手工作或对工作内容的理解有偏差，在熟悉工作期间工作效率低且易产生错误。

3. 考试管理人员被日常工作缠身，没有精力去开创新方法、新技术应用。近十年来，新方法和新技术不断地应用到各行各业，考试管理工作也需要赶上时代的进步，通过对新方法和新技术的学习和应用，优化工作流程和提高工作效率。

4. 各级办学单位之间的沟通交流不够，造成上下级单位之间对业务的需求和实施情况的了解不足，平级单位之间无法对好的工作方法和经验进行交流和学习。

为消解上述现象带来的影响，国开江苏分部尝试打破层级管理关系，通过组建考试管理团队，通过团队运行，进一步提升考试工作的准确性、安全性和高效性。

二、组建管理团队的目的和措施

（一）组建团队的目的

以问题为导向，有针对性地解决在考试管理工作中突出的问题，细化规章制度，完善制订效率高、可操作性强的工作方法，并着力建立一支创新意识强、管理水平高、协作精神好的管理团队，以提升全省考试管理队伍整体业务水平。

（二）团队的人员结构及分工

团队成员的构成要考虑年龄、职称、地域和知识结构等因素，各级单位的成员比例应适当。团队的正常运行要依靠所有团队成员的力量[3]。在团队组建之初，就以团队成员之间的平等、尊重、协商与协作为基础[4]，根据成员的能力及特长合理分工，为今后的团队考核提供依据。初期的团队分工方案可“有粗有细”，在团队运行过程中可根据具体情况进行适当的调整。

1. 团队负责人：负责团队组建、成员遴选、组织制订和实施团队建设和运行工作计划，开展团队活动，负责团队建设和运行经费的管理与支配，是管理团队建设和运行任务的责任人。

2. 团队专家：负责对团队建设和运行工作的科学性、合理性进行指导。

3. 团队核心成员：协助团队负责人制订团队建设和运行的工作计划，整合与使用系统管理资源，协作开展团队活动;梳理教学管理规章制度，优化教学管理工作流程;探索和实践教学管理工作新思路、新方法、新技术，创新教学管理工作运行机制，推进教学管理模式改革。

4. 团队骨干成员：按照团队建设和运行的工作计划负责在本单位组织与实施，并定期反馈工作组织及实施情况。

（三）团队的运行

1. 以学期为周期开展工作，团队運行跨度为四个学期。

2. 团队负责人根据团队建设需要结合考试管理中的问题，制定团队活动计划，并按照活动主题开展学习和研讨活动，团队成员根据活动内容和安排参与活动，承担相应的任务。

3. 团队成员每学期根据工作安排集中一次，具体讨论团队建设工作的成绩和不足，探讨下一步建设的目标和内容。

4. 邀请团队专家进行业务指导和经验分享。

三、团队运行取得的经验、成果综述

自2017年10月立项后，江苏开放大学即组建了28人的团队，对团队成员的工作内容进行了明确分配;通过组织开展多种形式的活动，对当前考试管理工作中存在的问题进行了系统的分析，提出了解决方案并制定了相应的制度规范;建设过程中，全体团队成员积极参与，共同出谋划策，成效显著，达成了团队建设目标[5]。

（一）建立了一支结构合理、实干高效的团队

团队由团队负责人1人、团队专家2人、核心成員10人和骨干成员15人构成;其中，团队专家邀请了一位长期从事开放教育管理工作的处级领导和一位正教授，核心成员10人分别来自分部考试办公室、直属学院和5所市级开放大学，都有丰富的从事考试管理的经验和较强的信息化技术应用能力;骨干成员15人分别来自系统内12所市级开放大学和2所县级开放大学长期从事一线工作的考试管理人员。将办学系统中考试岗位上的精英力量通过团队的形式集中到一起，提升了这部分人员的归属感，进而保持系统的凝聚力。在日常工作中，通过团队渠道进行自上而下的信息传达和自下而上的信息反馈，效率极高。

（二）取得了实际的工作成效

1. 对考试管理工作的整体流程进行了梳理，结合各级考试工作人员在工作中遇到的问题有重点、有针对地进行分析，提出解决方案，并结合近年来的工作经验，修订了考试管理规章制度，优化了考试管理工作流程。在此基础上完成了《国家开放大学学习支持服务解决方案：实务篇》第五章考试管理工作实务的撰写任务，弥补了之前部分工作业务流程缺失文字说明的问题。

2. 完善了分部考试办公室岗位工作职责、工作流程及工作规范标准，并为学院和学习中心制定和完善了考试管理工作相关制度和岗位工作职责，为实现江苏省开放办学系统三级管理（分部、学院、学习中心）的标准化、规范化打下基础。

3. 发挥团队成员的能动性，对业务能力较弱的单位或新进考试管理人员提供点对点的支持服务，提高了这些单位的整体业务水平，明显降低了工作的出错率。同时，团队成员完成支持服务的过程，也实现了自我能力的提升。

（三）积累了丰富的管理经验

1. 通过团队建设，集中系统内骨干力量，以完善制度、优化流程、改进方法、提高效率、促进发展为目标，在团队成员之间平等、协商与协作的氛围下，使每个成员都有为团队建设出力的责任感和集体荣誉感，可充分发挥团队成员的主观能动性，以更积极的心态投入团队活动和日常工作中去。

2. 团队成员来自分部、学院和学习中心，这三个层级的人员，工作面对的对象和侧重点都各不相同，对同样一件工作都有着各自的立场和态度。在团队运行中发现这样的人员构成非常适用于开放教育的管理模式，可更充分地考虑江苏分部三级管理模式下的共性和个性问题，发现问题的视野更广，解决问题的思路更宽。

3. 江苏分部共有80余个学习中心，之前这些学习中心的管理水平是参差不齐的，通过团队的运行，同时编织了一张覆盖全省的支持服务网，集众人之力，对业务能力较弱的单位或新进考试管理人员进行“传、帮、带”，以一个团队的力量覆盖影响到全省，保证了江苏省考试管理工作高效、高质地完成，对全省考试管理业务能力水平的提升起到了积极的作用。

4. 通过多种形式的研讨和培训，给基层工作人员提供了更多表达自己意见和建议的机会;在与兄弟学校管理人员面对面的交流中，将工作中解决问题的思路和方法互通有无，有利于提高考试管理人员的自信心和对问题的处理能力。

5. 团队成员在团队建设运行过程中，通过参与会议、培训、研讨等活动的组织筹备和活动结束后的归纳总结，提高了组织、协调能力，锻炼了语言和文字表达能力。

6. 团队成员都在考试管理工作一线从事具体的工作，团队的研究成果和改进措施可以迅速在实际工作中实施，实施效果可以第一时间进行反馈，团队可根据反馈的实施效果快速进行调整，体现了高效的落实和反馈能力。

四、团队建设总结和今后的工作方向

通过组建考试管理团队，将平时较分散的管理力量集中起来，合力对工作中出现的问题进行分析，制定对策。在团队运行实践过程中，高效、快速地制订问题解决方案、反馈方案实施效果和群体能力的提高等等表现，都证明了团队建设是当前提高管理水平的有力手段，这也是准备组建下一批次考试管理团队的主要原因之一。

在首批考试管理团队建设取得的成效和经验的基础上，对今后团队建设和研究方向也有了大致的轮廓：

1. 对考试管理各岗位的“岗位工作评估”内容还需进一步细化，需要对考试管理的考核机制进行研究并出台相关规范性文件，以体现对每个岗位工作的量化考核。

2. 针对基于网络考试（机考）非统一时间进行的特点，对如何进行考试过程的全面监控管理进行研究。

3. 到兄弟省级开放大学进行交流，学习、借鉴其他分部的管理经验。

4. 继续发挥团队成员的骨干带头作用，尝试将团队成员进行分组，以分片包干的形式对各教学点提供精准支持服务，以进一步提升全省考试管理业务能力水平。

5. 研究在新形势下，如何有效防范各种考试作弊、违纪情况的发生，如通过利用生物识别技术，对考生身份进行甄别，以杜绝替考现象的发生。

6. 细化巡（蹲）考人员工作职责，对考点组织考试过程中各项工作的完成情况进行量化，进而达到对考点的量化考核。