论档案管理中的电子档案管理

章芹

摘要：档案管理对每个单位都有重要意义，也是每个单位不断建设和发展的最基本内容。从社会发展的角度来看，档案管理可以为公众提供数据服务，从单位的角度来看，是为了满足自身的发展需求。随着信息技术的发展，电子档案管理技术逐渐诞生，成为现代自动化办公的重要体现。这样可以使档案管理更加规范和规范。摘要：本文主要论述了电子档案管理在档案管理过程中的现状，分析了单位使用电子档案管理的优势，分析了电子档案管理的缺陷和不足，并提出了个人见解。

关键词：档案管理;电子档案管理;建议

1电子档案概述

电子档案和纸质档案管理有很大的区别，一个是明显的物质管理形式，一个是虚拟管理形式，管理的载体依靠纸张和电脑，这是两者最大的区别。具体而言，电子文件，即电子和虚拟化的文件，大多以电子图片和电子文本的形式出现，包括命令文件、数据文件、文本文件等。，通常存储在计算机中，由图像技术和条形码技术等技术支持，具有不同的格式，易于修改、提取、存储、删除等。，并且高度依赖计算机。另外，电子文件的最小粒度是“片”，可以根据实际需要存储，大小也可以用KB、MB、GB等单位表示。文件越大，单位越大。此外，电子文件的分类和处理更好，易于提取。在海量档案中，可以输入相应的关键字查询档案，方便快捷，大大提高了工作人员的工作效率。其优点主要体现在以下几点：

1.1信息处理速度

电子文件管理的信息处理速度与传统的人工复制速度相比，无疑更快，只需操作键盘就可以完成一系列操作，效率更高，不仅加快了速度，而且提高了信息处理的质量。此外，档案的分类更加方便快捷，这是毋庸置疑的，减少了人工错误，节省了时间和精力，保证了档案管理效率的提高。

1.2信息查询

以前查阅纸质档案很不方便。如果文件多，可能需要更多的时间才能找到，这样会耗费更多的精力和时间。一般来说，咨询不方便，效率低。但是现代的电子文件存取非常方便，只需要一目了然的查找所需的文件类别和文件名。即使文件数据太多，也可以通过输入关键词快速搜索，可以节省大量时间，大大提高使用效率，及时反映和发挥文件的价值。

1.3储存稳定性

传统的档案保管面临着许多风险，这些风险受环境的影响很大，如昆虫、腐败、丢失等。，这在一定程度上影响和干扰了档案管理，且保管不稳定。现代电子档案存储不再受这些因素的影响和干扰。因为是电子文件，只要建立并存储，就可以存储在电脑或电子文档管理平台上进行数据备份。它不用担心电子文档丢失、昆虫、潮湿环境造成的损坏等等。存储相对稳定，存储时间较长，有利于档案的存储和应用。

1.4信息调整

这里的信息调整包括修改、补充记录和删除。传统纸质档案的信息很难调整，容易导致档案的密集和混乱。而现代电子档案，没有这个问题，依靠简单的程序操作，就可以完成看似繁琐的任务，节省时间，节省力量，提高工作效率。

2电子档案管理现状

2.1互联网环境的威胁

互联网技术的发展带来了电子档案管理在现代档案管理中的快速发展，提高了档案信息服务的效率，拓展了档案信息服务的范围。然而，互联网的开放性也给电子档案的管理带来了新的挑战。随着当前网络技术的发展和普及，网络已经成为大众普遍的应用资源。在这种开放的环境下，网络中的病毒会入侵电子文件管理系统，减缓网络的运行速度，窃取电子文件信息，攻击电子文件操作系统等等。而且网络的开放性也给黑客入侵电子档案管理系统带来了便利。基于互联网的电子档案管理面临着来自网络环境的威胁。

2.2专业管理人才短缺

电子档案管理是在现代科学技术发展的基础上逐步形成的。计算机技术、网络技术和信息通信技术具有发展晚、发展快、技术更新快的特点。而且计算机技术带动了整个社会的转型，增加了对高端科技人才的需求;电子档案管理人才不仅需要高端技术的应用能力，还需要档案管理知识，这无形中缩小了人才获取的范围。因此，电子档案管理人才的短缺在现代档案管理中更加突出。

2.3缺乏安全防范意识

档案信息是人们在社会活动中形成的原始记录，它不仅包含各种私人信息，还包含大量的社会活动信息，具有重要的保护价值和社会价值。比如，目前很多无良商家和个人可以收集公开的私人信息，通过各种手段谋取自己的私人利益，甚至通过获取私人信息来骗钱，带来了更大的负面影响。在实际工作中，部分档案信息管理人员缺乏安全管理意识和安全管理手段，给档案信息管理带来风险。

3加强现代档案管理中电子档案管理策略

3.1加强电子文件管理人员的培训

在现代档案管理中加强电子档案管理，有必要解决目前人才短缺的问题。一方面，人才的培养和吸收要依靠社会招聘，吸收高端科技人才并补充到档案管理队伍中，通过这些人才的专业技能解决现有的技术问题，提升其他管理人员的综合能力;另一方面，通过人员培训，可以提高当前电子档案管理人员的综合素质。此外，在现代档案管理中，要对人才需求进行合理的调查研究，短期培训与长期培训相结合，加强急需人才的内部培训，与各大高校合作建立双师型教学模式，形成战略性人才培养机制。

3.2完善信息安全保护技术

电子档案信息保密性高。因此，要加强网络系统安全维护，建立防火墙，加强授权管理，以现代技术手段为技术支撑，以科学管理机制为制度支撑，实现信息安全管理。这不仅可以提高网络环境下的信息安全，还可以规范电子档案信息管理的操作流程，提高档案管理水平。

3.3提高电子档案的安全管理意识

加强电子档案管理，必须加强员工安全意识的培训。一方面，通过培训，完善员工安全管理手段，丰富员工安全管理知识，提高员工工作技能;另一方面，要建立有效的奖惩机制，规范员工电子档案信息的操作，严格执行管理规范和相关要求，促进员工综合素质的提高。

结束语

在现代档案管理中，电子档案管理以现代科学技术的发展为基础，在实际应用中显示出自身的优势，促进社会发展。然而，在实际应用中存在许多问题。要不断加强电子档案管理的研究，提高员工的安全管理意识，加强人员培训，以适应时代发展的需要，最大限度地满足用户的服务需求。

参考文献

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