基于有道云笔记的高校辅导员工作效率提升攻略

崔筱琳

摘要：于2011年面世并迅速兴起的有道云笔记已逐渐成为笔记类应用的领军者。本文浅析高校辅导员传统信息管理方式存在的问题，概述有道云笔记的功能和优势，分享有道云笔记在高校辅导员日常工作中的具体应用实例，旨在为高校辅导员应用有道云笔记进行信息管理、提升工作效率提供借鉴。

关键词：云笔记;辅导员;信息管理;工作效率

近年来，全国高校招生规模不断扩大，在校学生数量逐年攀升，为高校辅导员工作带来更多挑戰。高校辅导员日常面对大量的电话、短信、群消息和私聊消息，仅凭大脑记忆力不从心，容易遗忘重要事项和截止日期，这就凸显了信息管理的重要性。

笔者通过文献调查和实地访谈，发现绝大多数辅导员在工作中以传统信息管理方式为主，以文字、手绘图形式的传统笔记记录信息，辅以电脑、优盘、移动硬盘储存信息。

传统笔记可能存在如下问题：记录方式单一，记录速度较慢有时无法完整记录，修改调整内容困难，信息凌乱分散无法快速检索定位，容易丢失不易携带等。

一、有道云笔记的功能和优势

有道云笔记是 2011 年网易旗下有道推出的个人与团队的线上资料库，其作为一种现代信息技术重要工具，在教育教学、工作管理等方面应用广泛。

有道云笔记是对传统笔记的升华，兼具文本手写图片语音多方式录入、语言翻译、文档扫描Ocr识别、pdf转word、一键导出、一键转存微信微博链接收藏和网页剪报、云协作共享等多种功能。

有道云笔记优势明显，存储记录媒体丰富多样，支持多种附件格式，传输速度快，美观整洁，自动保存，手机客户端、电脑版、网页版、iPad实时云端同步，实现多地点办公，可随时随地查看编辑，增补修订内容简单，检索查找内容快捷，导出分享打印方便，重要资料还可加密保存。有道云笔记格调质朴，专注做笔记，目前持续推出创新功能。最重要的是，使用者拥有 2G 容量初始免费存储空间，完全可以满足辅导员日常工作需要。

二、有道云笔记在辅导员工作中的应用实例

（一）资料存储

高校辅导员可利用有道云笔记建立三级目录，一键导入文件，进行分类管理。日常工作中教师通知、学生通知、账号密码、党建材料、荣誉奖励、理论文章、课题申报、会议记录等均可按类别分别储存。

辅导员可利用零散时间，通过云笔记的科大讯飞语音录入、图片录入、一键转存和网页剪报等功能，积累素材资料，将琐碎繁杂的工作条分缕析，形成层次分明的脉络体系，搭建专属知识库。云端信息不会丢失，可随时随地多端口查看，可避免下班后因紧急突发事件需要回办公室查看信息的麻烦。

（二）报表统计

高校传统表格统计方式为辅导员督促班长，班长督促舍长，舍长督促舍员，层层汇总上报信息，执行过程繁琐低效，而通过有道云笔记插入表格和云协作共享功能，可高效快捷地进行报表统计，多人可同时编辑表格信息，操作类似于腾讯在线表格，不同于腾讯在线表格一键导出 excel，有道云笔记编辑后可一键导出word。

（三）工作备忘

基于有道云笔记的工作备忘方式有两种：

一是新建名称为年份的文件夹，新建以年月命名的文档，每日分辨紧急而重要的工作、紧急而不重要的工作、非紧急而重要的工作、非紧急而不重要的工作四类，依次记录，尚未完成任务标记黄色高亮显示，特殊任务可标记其他颜色高亮显示;

二是通过创建待办事项模块记录，完成任务后点击复选框打钩标记，以提示按照计划执行。笔者一直采用前者，文档清晰简洁明了，内容进度一目了然。面对年度延续性事务或重要通知部署，很容易搜索到往年是如何安排的。

（四）文稿整理

高校辅导员在撰写主持词、讲话稿、工作总结、述职报告、理论文章等时，由于前期资料分类存储的铺垫，只需简单复制、合并、删减、润色等操作。可应用有道云笔记的pdf转word功能，将最新搜集到的素材一键转为可编辑状态，轻松快捷取用所需。可应用有道云笔记的翻译功能，将中文摘要一键翻译为英文后人工核对修改。

三、结语

高校辅导员工作事无巨细琐碎繁杂，选择高效的信息管理工具至关重要。笔者自 2019 年 1 月开始使用有道云笔记，体验感良好。故此，笔者综述有道云笔记功能及应用形成攻略，以期帮助更多辅导员记录和简化工作，让工作更加轻松、更有条理、更高效率。

参考文献：

[1] 刘静静 . 云笔记在教师教育教学中的应用——以有道云笔记为例[J].信息与电脑（理论版），2017，376（06）：238-239.

[2] 杨亚鑫 . 综合利用信息技术工具，提升学习效率 [J].新教育时代电子杂志（学生版），2018（018）：199.

[3] 王晶，王朋娇 . 有道云笔记在网络自主学习中的应用研究——以实现知识管理为例[J].中国信息技术教育，2014（019）：118-120.