“互联网+”时代中职学校档案管理工作创新路径

孙建亭

信息技术的快速发展对社会生产、生活产生了巨大影响。在“互联网+”的时代下，变革与更新是每个行业都在推进的重要任务，档案管理作为社会发展中的重要组成部分，应该以更加高效、便捷、准确的工作方式提高档案管理质量与效率。本文以提高信息素养认知，加强信息队伍建设;发挥人员主观能动，开发利用档案资源;强化档案安全管理，确保档案资料安全;强化档案指标建设，完善考核管理体系为主要论据，致力于探索中职院校档案管理工作的创新模式。

“互联网+”时代有跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、连接一切六个特征。中职档案管理在此背景下，不仅要实施信息化建设，还要在档案管理工作中突出创新性，才能够在时代中拔得头筹。笔者为中职学校的档案管理工作提出如下建议。

一、提高信息素养认知，加强信息队伍建设

作为中职学校发展的历史凭证，其档案管理的重要性不言而喻。在传统的学校档案管理部门中，工作人员的年龄普遍偏大，工作内容只是对学校信息的收集、分类、存储，既不需要有专业的技能，也不需要为学校的发展出谋划策，因此很多人将该工作称之为“养老工作”，然而这是非常错误的认知。在“互联网+”时代背景下，一切都朝着信息化方向发展，工作人员必须具备一定的素养，才能够跟上工作发展的脚步，否则很容易呈现“外表信息化，内里传统”的状态，导致信息化建设的发展受到严重阻碍。基于上述问题，笔者认为，档案管理工作人员一定要具有信息素养，只有建立档案管理的信息化队伍，才能够确保档案管理信息化建设的良好发展。

领导层作为档案管理工作的决策者，首先要转变自身的思想，具有信息化建设的观念，并意识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作与日常行政管理进行挂钩，创新并加强档案管理工作的内容。在“互联网+”时代下，提高档案管理工作人员的信息化素养是根本前提，为此可以有计划、有针对性地组织档案管理人员进行信息化交流培训，不仅要向学生渗透档案管理信息化建设的重要性，还要教会学生使用信息化设备开展工作。

档案管理的信息化建设要求工作人员具有较高信息素养，因此要引进一些信息技术人才，为信息化系统建设进行日常维护，并对其他的信息技术相关工作进行完善，帮助档案管理工作人员顺利地开展信息化档案管理工作。领导层应该通过人才招聘的方式，优化档案管理部门的人员结构，同时也可以引进一些年轻的、专业性强的工作人员，为档案管理工作的年轻态发展提供机会。

二、发挥人员主观能动，开发利用档案资源

“互联网+”时代要求档案资料收集更加精准，并能够对档案资源进行优化与整合，从而促进信息的高效传播，为档案管理开辟新路径。那么档案管理工作人员如何才能够更加高效地做好档案管理工作？首先，要发挥主观能动性，开发利用档案资源。只有灵活运用档案管理资料，才能发挥出这些档案的真正作用，否则这些档案便是简单地记录，并不能对以后的社会发展产生影响。

众所周知，人最大的特质在于有自己的思想。如果只是简单地对这些档案进行收集与保存，会浪费档案资源。因此，高职的工作人员要根据学校目前的发展，结合档案信息，进行精准地收集与整理、统计与分析，然后得出有效策略，为学校的良性发展出谋划策。如，学校在发展中要明确自身特色，此时便可以让档案管理人员将学校的发展史进行梳理，总结出每个时代发展所呈现出的特征，然后在这些个性现象中归纳出共性，最终得出学校自身的发展特色。

为了让档案管理工作人员更好地发挥主观能动性，学校可以定期组织学生进行培训，将其他的成功案例分享给工作人员。如，“互联网+”时代自媒体发展迅速，工作人员可以在网络中检索与学校发展有关的信息，并将其进行总结与梳理，然后提出学校发展的建议。再如，档案管理工作者可以将近几年的学生档案信息进行电子录入，然后通过数字软件进行统计，挑选出比较集中的主题、关键词、出现问题，然后针对这些信息进行优化与改善，提出切实可行的教育教学建议。这样既能够为学校工作效率的提升进行保障，也能够发挥出档案管理工作的优势。

三、强化档案安全管理，确保档案资料安全

在“互联网+”时代，信息的共享性与连接性十分庞大，学校开展档案管理工作信息化建设时，很容易出现数据泄露、丢失等问题，使档案安全受到威胁。对此，学校应该强化档案安全管理，确保档案资料的安全。学校不仅要加强信息技术的安全问题，还要对档案管理的工作人员进行责任感培训，强化档案管理工作人员的职业道德观念与责任感，杜绝出现泄露学生、教师的私密信息，避免出现工作人员推诿责任。

在信息技术安全问题方面，笔者认为，要建立完善的安全系统。首先，档案管理系统要设置多重防火墙，并邀请专门的人才进行定期维护，杜绝出现信息被盗的现象。同时，在档案系统中，也要设置访客记录，并且不允许删除访客记录，由此便可以知道每天进入系统的人员，为数据安全增加一层保护。此外，关于學校的档案查询，应该根据学校任职员工的岗位要求，设定查询范围。例如，后勤部门的员工在查询档案信息时，只可以查询关于后勤的信息;任课教师在查询学生的信息时，只可以对本班学生的信息进行查询。

在工作人员的职业道德培养方向，一定要让工作人员认识到档案管理工作的重要性、档案信息泄露会产生的后果等，从而让工作人员意识到自己岗位所需要的职业道德与责任。在培养方式上，笔者选择模拟培训、思想培训两种方式。首先组织档案管理工作人员参与模拟活动。其次，要做思想培训，让每一位员工都分享自己在工作岗位中获得责任感的瞬间，并强化员工对工作的积极性。

四、强化档案指标建设，完善考核管理体系

为了有效地提高档案管理工作人员的工作积极性，让档案管理工作更加地规范与标准，学校应该强化档案指标建设，明确档案管理工作的责任与内容，梳理档案管理工作的各项环节与流程，并完善考核管理体系，以奖惩制度来激发工作人员的积极性，监督工作人员的工作展开，从而有效地提高档案管理人员的工作主动性与积极性。

首先，要始终保持先进的建设态度，并提高档案管理工作人员的工作积极性，然后要制定关于档案管理工作人员的责任与内容，细化每一项工作任务。例如，工作人员每天要根据今天收集的资料进行反思，发挥工作人员的主观能动性，在此基础上总结出一条有效的建议;工作人员每天都要利用信息技术设备开展工作，并总结自身的信息技术设备操作的优势与劣势，为档案管理信息化建设提供建议;工作人员应该在一天之内，将相关的资料进行收集与整理，杜绝工作拖沓。

其次，在档案管理工作的考核制度中，学校要根据对档案管理部门的要求，提出相应的奖惩制度、考评制度，从而在督促工作人员积极开展工作的前提下，对工作人员进行奖励。例如，考评制度中，学校每个学期都要组织一场档案管理部门的笔试与面试。笔试内容为档案管理工作各项基本问题、专业内容;面试则是学校领导对档案管理部门的员工进行提问，结合学校自身的发展，让档案管理工作人员提出见解。

总之，“互联网+”时代促进了各行各业的转变与融合，中职学校的档案管理工作创新模式也应该得到学校的重视。学校应不断转变工作思路，提高档案管理工作的能动性，同时也要发挥档案管理工作人员的积极性，从先进的信息设备、技术、制度等方面切实提高档案管理工作的效率。