公共图书馆业务档案管理强化策略探究

何金桐

摘 要：在后知识服务时代，图书馆面临着转型的挑战，未来的发展趋势中，图书馆的转型围绕着“以人为中心、服务为核心、技术为手段”而进行。一个公共图书馆的发展离不开对其业务档案的利用，需要从业务档案中得到决策支持和发展规划的前提是强化业务档案管理水平。本文对当前我国公共图书馆业务档案管理中存在的主要问题进行了分析，并提出了有针对性的强化策略，旨在进一步提高公共图书馆管理工作的整体质量。

关键词：公共图书馆;业务档案;管理工作;强化策略

随着知识经济的不断发展，人们逐渐认识到了学习的重要性，学习需求逐渐提高，因此越来越多的人选择到图书馆进行知识学习。公共图书馆作为公共文化服务体系的重要组成部分，为人们提供免费阅读服务的场所，其收录的数据资源广泛，文献种类繁多，且读者受众和群体也有着很大的差别，这就对公共图书馆的业务档案管理工作增加了一定的难度。业务档案是图书馆的重要资料，不仅能够准确记录当地社会群众的思维发展历程，还是提高公共图书馆服务质量的重点内容，因此公共图书馆需要强化业务档案管理策略。

一、公共图书馆业务档案管理的作用

公共图书馆的业务档案管理在公共图书馆中发挥着重要的作用。第一，档案管理能够提高公共图书馆业务管理的规范性。公共图书馆不仅要管理大量的文献资源，还要对读者信息、借阅信息、活动信息等进行深度的管理，以及公共图书馆的人力资源、设备资源、经费支出等相关方面的统计，信息量较大且内容较为琐碎和复杂，如果不對业务档案进行高效的管理，会导致公共图书馆的业务管理缺乏规范性。通过对业务档案实施科学的管理，能够有效提高公共图书馆业务流程和业务管理的规范性，使公共图书馆的各项管理工作能够有序化开展。第二，业务档案管理能够为图书馆的发展提供支持。现代公共图书馆所面临的发展环境越来越复杂，在互联网阅读模式的冲击之下，公共图书馆面临着转型危机，急需创新发展思路。通过对业务档案的管理，能够为公共图书馆管理人员提供更加科学的数据和信息支持，为公共图书馆的发展和建设提供充分的资料，使公共图书馆的管理人员能够及时发现当前管理中存在的不足和发展方向的偏差，从而进行有针对性的调整，进而能够有效促进公共图书馆的发展，稳步推动公共图书馆的转型发展，更好地适应新时期的挑战。第三，业务档案管理能够保证资料的有效性。公共图书馆档案信息中的资料是其自身发展过程中产生的第一手资料，同时是公共图书馆的基础信息，档案中的数据和信息能够真实地反应公共图书馆当前的实际发展情况，业务档案管理不是一项形式的工作，而是要确保业务档案资料的有效性，能够通过业务档案资料来促进公共图书馆更好地调整当前的管理模式和存在的问题。

二、公共图书馆业务档案管理存在的问题

1.利用率较低

业务档案是公共图书馆在开展日常业务中所记录的数据和资料，是公共图书馆开展业务活动的全面、系统、真实的记录，这一份份业务档案记载着该公共图书馆的发展历程，对日后工作的开展具有重要的参考价值与指导意义。但是许多公共图书馆在对业务档案进行保存后，却因缺少借阅管理规范流程、不易查找等因素，很少有人翻阅和查看，所以公共图书馆的业务档案并没有发挥出其实际作用。业务档案能够为公共图书馆后续的管理工作提供指导，但大部分公共图书馆都忽略了业务档案利用的重要性，导致业务档案的利用率较低，没有通过业务档案来挖掘问题和总结经验。建立业务档案其中一个大的作用是给日后公共图书馆的发展定位、决策导向作支持，但目前公共图书馆业务档案这重要的作用却未充分地体现出来。

2.缺乏管理规范

目前许多公共图书馆在档案管理方面，偏重文书档案管理，而对其自身发展存在更大借鉴支撑作用的业务档案的收集整理却不够重视。业务档案管理缺少一定的规范流程和业务档案专属的档案分类标准，业务档案的收集、整理的环节存在随意性，缺少连续性，导致业务档案的收集不够全面。特别是纸质业务档案的收集，一旦未及时收集整理或损坏丢失则无法重建。深圳市图书馆之城系统于2004年实施运行以来，全市越来越多的图书馆加入其中，实现通借通还，图书馆在日常的业务运行中，大多资料和数据在“后台”按需存取利用，在年终集中整理归档时却因缺少规范标准而很少利用大数据或智能手段对这些宝贵资料进行分析和归档处理。这对公共图书馆的长远发展是极为不利的，因此公共图书馆要加强业务档案管理的规范性建设，建立完善的规范标准，保证业务档案管理工作可以有序开展。

3.业务档案数字化落后

随着近年来信息技术的不断发展，信息技术在档案管理方面的应用也日渐深入，公共图书馆在档案管理的实施过程中采取电子、纸质双轨制，而其中纸质业务档案资料却大都依旧沿用传统的归档保存方式，而未随文书档案进行数字化处理。这导致相当一部分的业务档案日后的利用率低下，在急需利用其支持决策时却查询困难。现因当地档案馆存储空间有限，许多公共图书馆业务档案未移交当地档案馆而由图书馆自行保存，而公共图书馆非专业档案管理单位，缺少相应档案保存设备，在长时间跨度中，纸质业务当然易丢失损坏，管理难度较大。为提高业务档案资料的安全性、利用率，发挥其重要的自身价值，加强公共图书馆业务档案的数字化管理迫在眉睫。

4.人员素质水平有待提高

随着数字化时代的到来，档案管理工作从原来的纸质化管理模式发展至现今的纸质档案及电子化档案双轨制模式，但档案管理人员的思维模式及专业水平的更新却跟不上发展潮流的步伐。不少公共图书馆缺少档案管理专员，而由非相关专业出身的馆员兼职，档案管理人员对档案管理专业知识的一知半解且缺乏知识更新，这方方面面的因素都直接影响着业务档案的管理水平。所以公共图书馆需要加强专业人才的引进和培养，提高管理人员的综合素质水平和专业能力，从而能够有效提高业务档案管理效率。

5.缺乏保障措施

业务档案资料和数据属于公共图书馆的重要信息，但是许多公共图书馆还没有对业务档案资料建立完善的保障措施。不论是纸质的业务档案还是电子业务档案，缺乏保障措施都会使其遭受到一定的损坏，纸质业务档案会在保存过程中被损坏或人为因素导致的破坏、丢失，电子业务档案缺乏保障措施会因系统故障、网络波动等导致信息丢失，还会被不法分子通过网络入侵的形式获取，导致公共图书馆的信息和读者个人信息丢失或被盗用，从而对公共图书馆和读者造成一定的安全隐患。因此，公共图书馆要加强档案资料的保障措施建立，使业务资料能够被安全、完好地保存。