现代信息技术背景下电力企业档案管理改革探究

王春慧

摘 要：电力企业档案是电力企业的重要组成部分，在现代信息技术环境下，对电力企业档案管理提出新思路有利于全面提高电力企业的档案管理水平，提高工作效率，服务好企业，为电力企业更好发展提供必要的条件。本文就现代信息技术环境下电力企业档案管理现状，提出具体措施。

关键词：现代技术;办公自动化;档案管理

一、现代信息技术环境下电力企业档案管理特征

1.美观性和易用性

电力企业内部有着各专业管理系统，档案管理系统作为现代信息环境下档案管理工作的重要应用系统，不仅档案管理员要日常使用，企业内部的其他人员也需要档案信息共享，建设档案管理系统的好用性和用户体验是需考虑的重要原因之一。电力企业档案管理系统可采用电脑、手机等多种方式登录，系统用户界面的设计可根据用户需求灵活、大方简洁、美观，构建起智能化的服务平台能在企业的各类纵横交错的系统中无缝对接，为企业提供服务利用时方便快捷，简单好用。

2.高效性和便捷性

现代信息技术已覆盖电力企业在内的各个领域，数字档案势在必行。电力企业部门科室多，运营中会产生科技、营销、技改和文书、会计等大量档案，传统的人工档案管理方式已无法应付如此庞大的工作量，致使提供利用效率低下。电力企业档案办公自动化有效将信息分类归档，将档案管理的收集、整理、移交、保管、借阅、利用等传统人工方式转变为数字化形式，多元化的档案信息都可以在网上一键完成，提高工作效率、利用起来更便捷。

3.开放性与共享性

现代信息技术环境使得电力企业档案管理必须与时俱进，可以自成系统，为电力企业提供完整的档案管理和网络查询功能，还能与企业的OA办公自动化和其他生产管理系统完成必要的关联性整合，形成更加完善的现代化信息网络。在大数据和互联网下的企业档案管理系统比传统的纸质文件材料档案的信息获取更加方便准确、全面广泛，且能在无时间、空间限制环境下通过智能检索共享资源、信息，极大节省了人物力、时间和纸张，为办公带来便利，为企业节约成本。

二、现代信息技术环境下电力企业档案管理存在问题

1.制度建立不健全

档案信息化建设使当前档案工作由传统手工工作向智能化、数字化转型发展的迫切需要。当前我国信息化建设已经进入快速发展阶段，档案利用方式和范围不断快速发展，与之相对应的管理方式也不斷在更新，各方面发展都迫切要求加快档案管理信息化，这就更需要一个完善的档案制度来规范档案管理。

大部分电力企业在内部改革过程中，易忽略档案制度的制订，没有相对完善的制度保障，档案的收集整理归档工作易发生分类混乱、资料应收没收、不该收的又收、保管期限不合理、遗漏或重复、资料丢失等问题。查阅时无法提供完整的数据，无法发挥档案的凭证借鉴作用，还会因资料的不齐全贻误后期的工作，引起工作效率低下。电力企业部室多，文件资源的来源繁杂，没有相对完整的管理制度，无法对应归档文件有效的管理，导致电力企业档案信息与工作需求逐渐脱节。

档案管理作为电力企业的一项基础性工作，见证整个企业的开始和发展，并能为企业在碰到经济纠纷、技术困难的时候起到挽回损失消除困难的作用，意义非常重要。但由于很多企业对档案管理的意识不到位，档案工作没有制度可依，自上没有领导层的支持，自下没有得到员工们的理解，档案工作无法积极开展，档案工作做得再好都得不到认可，很大程度上打击了档案管理人员的工作积极性。

2.档案管理基础差

电力企业档案主要涉及变电站、线路、文书、会计、科研等 ，很多档案主要还是以纸质档案为主 ，虽部分信息已被录入电脑系统 ，但电力企业网络信息平台没有覆盖到档案管理这一方面 ，档案整理仍沿用传统的归档后由人工手动录入档案系统的工作方法 ，源自各部门、各基层的信息共享等功能无法实现。电力企业档案管理基础差，信息化建设缓慢 ，档案查阅手段落后使得档案信息难以在电力企业资源管理工作中发挥出最主要的应用 ，延长了电力企业制度改革的进程。有些电力企业，人手不足、档案工作缺乏先进设施设备，甚至最基本的档案库房、空调等都无法满足，有库房也就一间简易的办公室，基本的库房、办公室、阅文室“三分开”，也做不到库房规定的“九防”要求，造成档案容易受到天气和保管条件的影响，出现潮湿、虫蛀、遗失现象，档案受到不同程度的损坏，有些孤本更是损坏到无法修复，后期无法为企业提供利用，不能彰显档案的作用，也更得不到大家对档案工作的重视。

3.档案信息利用不足

电力企业档案信息作为服务电力企业的基础条件，在现代信息技术环境下，信息化建设非常重要。为了节约工作时间，各部室的工作人员都急需能在办公平台一键搜索出自己需要的信息。档案信息分类整理后再次利用不足，没有整体性和开拓性的思路，仅停留在简单检索查阅层面，收集到的资料不齐全、不完整，无法做到对档案资料的整合分析，做不了深层面、多角度的档案编研，无法为企业提供优质的档案信息，档案的利用率低下。制度不完善，没有制度的保障，档案信息工作不被重视，不能充分发挥档案的核心作用。

4.档案人员配备不合理

为了适应社会的发展，部分电力企业档案都已开展档案数字化处理，积极向着智能化、智慧化的档案发展，但是档案管理人员的素质始终占据整个过程的主导作用，其个人的工作能力与档案工作开展、发展、管理、利用密切相关，不仅要具备先进的档案管理知识，有整合文件材料进行鉴定编研能力，同时还要具备先进的信息技术处理能力。从当前情况来看，电力企业的档案管理人员整体素质偏低，多为非档案专业人员，专业素质与岗位需求不匹配，文化水平低、没有管理经验，对档案的专业知识模糊不清。档案工作在很多领导眼里一直都处于可有可无，很多档案管理员还是由即将退休的员工担任，作为退休前的过渡阶段，还未弄清档案工作该懂的知识就已到退休时间，人员更换频繁，不利于档案工作开展 ，即使是有年轻的档案人员，也是身兼多职，只在面临检查的时候才加班加点的突击去做，浮于表面、应付检查。