民航机场建设项目档案管理的现状及发展趋势

吴玉婷

摘 要：为推动中国民用运输机场建设项目档案管理高质高效开展，为民航十四五规划在建项目提供档案基础保障服务，笔者根据国内档案行业的新规范、新技术、新趋势，总结了民用运输机场建设项目档案工作现状，分析了当前开展档案工作存在的主要问题及风险，并结合当前档案技术服务行业发展的新态势，提出建设项目档案工作未来发展的新思路及工作设想。

关键词：

一、建设项目档案工作现状

近年来，随着全国各地民用运输机场建设项目的迅猛发展，特别是“十二五”以来，民用运输机场新建、改建、扩建及技术改造等项目在民航范围全面实施，形成大量的建设项目档案。以下将从建设项目档案机构设置、档案业务内容、档案规章制度、档案设备设施等四部分作具体说明。

1.档案机构设置

成立档案工作领导小组，负责领导建设项目档案工作。建立以档案管理部门为核心，业务部门档案员为基础的档案工作体系。

档案管理部门配备档案管理员，业务部门配备相应的档案员。档案管理员及档案员应定期接受档案业务培训，人员保持相对稳定。

机构和人员发生变动时，应及时清点交接的文件內容，办理移交手续，包括文件移交的内容、数量等，并有完备的清册、签字等交接手续。

2.档案业务内容

建设项目档案工作主要包括档案制度建设、档案业务指导、档案质量审核、档案整理装订、工程档案验收、档案信息管理、档案归档接收、档案对外移交、档案借查阅管理、档案库房管理等10项业务。具体业务内容详见表1。

一 档案制度建设

1.制定、修订档案规章制度

2.制定档案技术规程及技术用表 档案规范化管理的基础，囊括建设全过程产生的各类档案归档要求及管理办法，需全面掌握行业规范，紧密结合工作实际，专业要求高，修订阶段投入时间多。

二 档案业务指导

1.档案业务检查、指导

2.档案业务培训 各分建设项目、工程部门及各参建单位若没有业务熟悉的专职档案资料员，档案指导及培训的难度很大，效果不佳。

三 档案质量审核

1.文书档案

2.基建档案：前期、招投标、合同、勘测、设计、施工、监理、结算、验收、建设管理、设备等类别。

3.照片档案

4.光盘档案

5.实物档案 确保档案真实、准确、完整性的核心工作，工作量巨大。特别是工程档案质量审核，涉及的专业广，要求审核人具备相关专业知识。

四 档案整理装订

1.档案信息录入及编目

2.档案装订整理

3.档案装具管理（档案盒的订购及使用） 整理工作细致烦琐，投入的时间多，产出少。

五 工程档案验收

1.分部工程、单位工程质量验收

2.城建档案验收

3.行业验收

4.重大建设项目档案专项验收 工程档案工作的重中之重，需与各部门、各参建单位密切配合，影响力大。

六 档案信息管理

1.电子文件在线归档管理（建设项目内部各业务系统及OA形成的电子文件）

2.电子文件离线归档管理（委托专业单位形成的成果文件、图纸及照片、视频等声像资料等）

3.纸质档案数字化扫描加工及数据挂接档案系统

4.档案信息管理系统的运行及维护 档案工作的新趋势、新重心，数据量大，特别是数据对接的工作量巨大。纸质档案数字化扫描加工及数据挂接档案系统通常是采用外包形式完成。

七 档案归档接收

1.档案实体及电子文件归档接收前的检查、核对

2.档案信息管理系统有关电子文件挂接及条目信息的检查、核对

3.档案实体上架 档案实体上架，体力活又苦又累。档案数据入库，信息核对的工作量大。

八 档案对外移交

1.机场工程档案移交机场公司

2.城建档案移交地方城建档案馆 移交机场公司的档案通常是分批移交。城建档案要求一次性移交，数量相当大，通常需要请专业的搬家公司来完成。

九 档案借查阅

管理 1.借阅档案实体

2.查阅档案信息

3.复制档案（复印纸质档案及拷贝电子文件） 因保存建设项目二十年工程建设的全部档案，档案借查阅的需求量大，每年都以万件计，投入时间多。特别是专项审计，一次性调阅的档案量大，时间紧任务重，通常需要短期内投入较多的人力来完成。

十 档案库房管理 五个档案专用库房管理：

1.档案实体存放库位索引

2.档案进出库登记管理

3.库房八防管理（恒温恒湿、气体消防、防盗、防水、防虫等） 维护档案安全的核心工作，对硬件设施及日常管理都有专业的要求。档案库房空间不足是建设项目档案工作长期以来面临的主要问题之一。

3.档案规章制度

建设项目档案规章制度，内容涉及建设工程档案的管理、整理、验收、归档、移交、保管及开发利用等各个环节，保障了项目档案工作依法依规开展。内容包括建设工程档案管理办法、建设工程档案分类编号方案、建设工程文件归档办法、电子文件归档办法、声像文件归档办法、档案库房管理规定、档案借查阅管理规定等。

近些年由于档案行业规范及相关规定的不断更新出台，再加上建设项目的机构调整比较频繁，为确保档案工作合法合规，档案工作流程符合建设项目工作实际，档案管理部门应每年抽出时间对规章制度及工程流程进行梳理，摒弃不合时宜的做法，做到档案制度“一年一小变，三年一中变，五年一大变”。

4.档案设备设施