计算机技术在医保档案管理中的应用研究

文/张新燕

（青岛市崂山区医疗保障局）

新世纪下，计算机技术进一步发展成熟，并且在日常的生活生产中日益推广应用[1-2]。计算机广泛普及，给整个社会都带来了很大的便利。通过引进计算机技术，能够大量规避各种问题，全面缩减工作量。

而在现阶段的医疗保险中，通过计算机技术，则更是能够明显改善档案管理状况，进而全方位加快管理速率，充分践行科学化、现代化管理档案的目标。

一、计算机技术在管理医保档案中应用的必要性

近些年来，伴随各行各业全面引进计算机技术，档案信息管理体系也大量涌现。在现代医疗保险单位，日常的档案工作发挥着愈发凸显的地位及功用，并且也变得更加依赖计算机技术，提出了更高的档案管理要求。在医疗保险事业蒸蒸日上的环境下，医保领域的工作对象及服务内容也越来越丰富多样，并且形成了不计其数的文件档案资料。

同时，借阅的频率也在不断递增，所以档案业务员也面临着更大的工作压力。而先进的计算机技术则可以用于有效缓解以上问题。这项技术拥有很强大的存储体系，并且检索起来也相当方便，所以，便能够减轻很多的琐碎、繁杂工作。这么一来，计算机技术便一度成了现代医保部门有效管理档案的一种必然选择[3-5]。这样便能够满足范围更广、容量更大的参保需求和更快捷的工作效率。通过引进电子档案，除了能够从某种程度上大幅节省档案管理所需经费外，还能够帮助工作人员全面梳理档案管理流程（见图1），从而极大地优化改善了整个档案网络环境，可以促进档案更便捷地完善日常工作的步骤及内容。最后，档案人员还会省出充裕的时间，来深入思考增强自身业务能力的新方法，并摸索电子文档管理的新规范等。

图1 计算机管理档案流程图

二、在管理医保档案中计算机的好处

（一）便捷借阅

通过计算机来管理档案，借阅者仅需从计算机上输入必要词汇，便能找到资料。从计算机上，借阅者便能直观、全面地了解所需资料信息。若超出借阅时间，则可通过档案管理员直接在计算机上输入信息，便能打印催还单，既节约了时间，又加快了工作进程。

（二）加快档案管理效率提升

通过电脑管理档案，档案管理员不仅能检索词汇、统计数据，而且还能对档案卷宗实施分类、编制、添目录、打印等工作。由于档案管理具有较大工作量，所以通过计算机来有效管理档案，则可大幅减轻工作强度，加快工作效率提升。

（三）更快检索

通过计算机检索体系，可以更准确、高效地展开多样化检索。在具体检索文件时，只需管理档案员从计算机上检索一定的词汇，便能迅速找到想要的文件。其中所需时间很短暂，并且还很便捷。

（四）全面保护档案

通过计算机来管理档案时，针对资料查找，能直接从电脑上查找、翻阅。除了缩短查找时间外，还避免翻阅资料而带来的磨损。在原保存件档案中，通过减少翻阅，便可以减少磨损，更好地保护档案。

（五）更快传递档案

以往在传递信息时，均通过邮政传送，所以，传送时间较长，还会耽搁处理文件的时间。但通过计算机管理，则能实时传递各种资料。从网络上便可以传送完信息，极大地提高了传送速度，令工作更加有效率。例如，在表1中便显示出了，基于计算机管理档案带来的快捷效果。

表1 比较应用计算机技术前后的医保查询业务办理

三、在管理医保档案中具体应用计算机技术的举措

（一）做好医保档案信息安全管理

通过计算机技术来全面管理医保档案时，应高度重视信息安全问题。因为互联网相对隐蔽，通过计算机技术来管理档案时，在互联网下的管理系统，极有可能会遭受安全威胁。所以，通过计算机技术来有效管理医保档案时，便应做好对信息安全性的管理，以充分规避医保档案出现泄露的情况。这样便需要医保档案管理者拥有足够强的安全保密意识，然后在工作中认真规范操作，并防止泄露信息情况出现。同时，针对信息系统，还应做好安全防护，来充分保障档案信息处于安全状态，所以医保档案管理者便应定期维护好系统。此外，医保档案管理者还应备份重要信息，以防种种突发状况而丢失档案信息。基于以上方式，便可保障医保档案切实完整，并保护好有关人员的切身利益。

（二）做好信息化建设工作

针对医保档案实施的信息化建设既属于电子化管理实施的前提条件，又属于发挥计算机技术作用来管理医保档案的主要基础。这里说的信息化建设，主要就是结合计算机技术与档案信息。先直接转换纸质档案为电子档案，并通过计算机系统来存储，再保留纸质原始档案。在检索、查阅中，仅提供对应的电子档案，以精简业务流程，加快信息检索、使用速率。同时，通过计算机技术来具体管理医保档案时，凭借互联网来建立起信息查阅与投入使用间的桥梁，便可在要用信息时，从互联网上找到所需信息。同时，还应创建完善的档案管理体系，按个人信息做好分类整理，以便快捷查阅各类信息。

（三）创建信息化管理体系

通过创建起完善的管理体系后，方才能保障对医保档案实现信息化管理，并充分展现档案管理领域计算机技术的重要应用价值。所以，各级医院在这个过程中便应拨发专项资金，来搭建整个系统。在具体创建系统时，还应注意聘请专业人员，按医院情况创建起信息化管理体系，并大力培训管理人员，以便工作人员能够娴熟地使用整个管理系统。在搭建完系统以后，在投入使用中，还应及时找出问题，大量累积经验。通过不断改进系统，使其与医院整体情况更相符，以便更有效地管理医保档案。此外，还应及时维护好信息系统，以便档案管理体系得以稳定运作。

（四）买入专业化设备并强化硬件建设

通过计算机来管理医保档案时，还应全面布设好硬件及基础设施，方才可以保障档案管理的效果。所以，医院应通过专项资金来买入必要的专业化设备，进而布设好硬件、基础设施，以提高管理医保档案整体的质量及效率。然后，还应定期维护各种硬件，注意及时淘汰落后的设备，以便硬件设施可以满足医保档案管理所需，从而全面提升医保档案的整体管理实效。所以，医院为了规范管理档案，还应注意对硬件设施全方位做好维护工作。

（五）全面提升档案管理员素养

在管理医保档案具体用到计算机技术时，是需要依赖档案管理人才来完成的。与以往的档案管理员相比，这些人员需要拥有更加高超的专业技术、综合素质，以便达到医保档案管理方面的要求。一方面，应全面提升档案管理员的整体专业技能。管理医保档案的新型人才需要拥有现代化的计算机知识，并熟知管理知识。唯有不断提高管理员的专业技能，方才能达到新时期提出的医保档案管理要求。另一方面，还应增强档案管理员整体的思想认识。尤其是领导更加需要强化自身的科技、现代化、计算机管理等方面的意识，以便充分发挥计算机技术强大的作用。同时，还应端正档案管理员日常工作的态度。其实医保档案管理并不简单，需要工作中的人员保持认真、负责、细致。此外，还应职业操守也足够强，因为档案资料往往关乎许多用户的隐私，所以，工作人员便要注意端正工作态度，进而真正胜任工作，在档案管理行业贡献应有的力量。

（六）注意事项

与其他工作不同的是，管理档案按各种情况，往往具有很多类价值。譬如，短期与长远、经济社会与政治、显性与隐性、历史与现实等方面的价值。其中短期与长远方面的价值，要求医保单位工作者认清认真对待档案的必要性。针对短期价值类型文件，在单位可留存一定时间后便需要销毁；而针对长期价值的档案，则要求以更加高级、稳妥的方法加以保护。同时，针对电子档案，还应注意完善相关管理制度。基于制度让电子文件从产生至利用中均有章有据。考虑到电子文件普遍易更改，任一环节思虑不周或模糊职责，则均会弱化电子文件的唯一性、真实性。同时，在医保机构不仅保存着文书、业务类型档案，而且还会涉及其他类别档案。所以，应针对各类别档案，完善预立卷制度以及收集、整理、使用制度等。从全过程来规范管理电子文件，确保产生、采集、整理、鉴定、存储、检索均科学规范。然后，让档案主管部一起协调，并专门指派人员管理档案，在不同部门均配备兼职人员，以有序化做好档案工作。同时，还应严格控制、大力保护电子文件储存载体，确保文件质量。

四、结语

综上所述，伴随社会经济的增长，医保事业也获得了长足的发展。其中参保用户也日益增多，令医保档案管理也迎来了很严酷的挑战，所以以往的档案管理方式现已无法适应新时代下的需求，而计算机技术则呈现出很明显的应用优势。除了可以加快医保档案管理进程外，还可以实现该领域的标准化、信息化、科学化目标，所以值得加以推广应用。