电子会计凭证应用研究——以高校财务管理为例

苟于泉, 谢岩清, 郭宏宇, 丛培卓, 王 刚, 王 东

(1. 沈阳大学 计财处, 辽宁 沈阳 110044; 2. 沈阳市教育研究院 财务核算部, 辽宁 沈阳 110014;3. 沈阳职业技术学院 财务处, 辽宁 沈阳 110045; 4. 沈阳开放大学 计财处, 辽宁 沈阳 110003)

随着计算机信息技术和“互联网+电子政务”的发展和推进,财政电子票据等电子会计凭证的应用不断完善和普及。电子会计凭证的报销入账、档案管理工作适应电子商务、电子政务发展的需要,对于不断提高财务管理水平和财务信息共享能力,规范基础会计工作,推行文件电子化归档,实现会计凭证报销入账归档全流程电子化等均具有重要意义。传统纸质会计凭证印制成本高、开具效率低、管理不规范、不便于监督检查等问题日益突出,已经越来越不适应现代信息网络技术的发展。为适应现代财政制度改革和信息化发展需要,就要充分运用“互联网+”、移动智能等信息技术,推广运用电子会计凭证,全面提高社会需求便利化水平,改变传统财务工作模式,逐渐全面实现财务信息化。

一、 电子会计凭证与纸质会计凭证的区别

电子会计凭证通常是指以电子形式形成、传输、存储的会计凭证,包括电子原始凭证、电子记账凭证。电子原始凭证一般包含电子发票、财政电子票据(非税票据、往来票据、一般缴款书)、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单及电子自制凭证等。纸质会计凭证是指按照经济业务发生或完成情况而进行整理并记录于纸,作为书面证明的凭证。

电子会计凭证的出现,使纸不再是记录、储存会计信息的唯一载体。由传统意义上的纸质会计凭证到电子会计凭证的发展过程中,首先会计凭证的载体从纸张变成了计算机信息系统,电子会计凭证对计算机信息系统的依赖性更强,没有计算机便无法进行会计凭证查阅[1];其次表现形式不同,纸质会计凭证摸得着,电子会计凭证存储于计算机系统中,只能看得见。二者既有联系又有区别,都是记录经济业务发生情况的,都要求记录的信息必须真实、完整和准确。

二、 电子会计凭证应用的发展历程

至今,电子会计凭证经历了增值税普通发票(简称“普票”)电子化、财政票据电子化、海关缴款书电子化、区块链电子普通发票电子化、客票电子化(高铁电子客票试点)、电子行程单(电子机票)、增值税专用发票(简称“专票”)电子化的过程,如图1所示。

图1 电子会计凭证的发展历程

1. 普票电子化

2012年,《国家发展改革委办公厅关于组织开展国家电子商务示范城市电子商务试点专项的通知》公布, 选取北京等22个城市开展普通电子发票的试点工作[2]。 经过系统开发和前期试点,在系统运行平稳的条件下, 2015年国家税务总局发布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》。 增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票, 方便了消费者开具、使用发票, 为消费者营造了健康公平的税收环境, 对降低纳税人成本、节约社会资源有着重要作用。 公告中明确:“增值税电子普通发票的版式文件, 其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。”[3]

2. 财政票据电子化

2017年,财政部在全国选择北京、黑龙江等地区推行财政电子票据管理改革试点工作,出台了《关于稳步推进财政电子票据管理改革的试点方案》。在不断总结财政电子票据试点单位成功经验的基础上,为贯彻国家“放管服”改革和适应“互联网+政务服务”的要求,提高财政票据监管能力,2018年财政部印发了《关于全面推开财政电子票据管理改革的通知》,在全国范围内推开财政电子票据管理改革工作。

3. 海关缴款书电子化

为适应“互联网+政务服务”要求,加快推进国际贸易建设,实现海关通关全部单证无纸化和全流程网上办理,海关总署、国家税务总局选择上海海关和南京海关自2018年1月19日起实行海关专用缴款书网上打印改革试点工作。

4. 区块链普票电子化

为深入贯彻落实国家税务总局深化“放管服”改革的要求,切实优化税收营商环境,增强纳税人获得感,2018年广东省税务局以“共建、共治、共享、共赢”为目标,开展运用“税链”区块链电子发票平台开具通用类发票的试点工作,解决纳税人频繁到税务机关申领发票的多跑路等问题,实现发票网上申请、开具、自动缴税、防止红冲发票报销等功能,切实降低了纳税人经营成本和税收风险。继广东之后,北京、云南等省份陆续推行了区块链发票。区块链发票的上线与推广,意味着由“以票控税”向“数据管税”的转变。

5. 火车票电子化

自2018年11月22日起,中国国家铁路集团对海南环岛高铁、上海至南京、广州至珠海(湛江西)、成都至重庆、昆明至大理至丽江等5条城际高铁推行电子客票试点,乘客可以凭借身份证和购票二维码进出站。电子客票在实现无纸化的同时节省了乘客在车站逗留的时间。试点证明,客票电子化让人们的出行更加便捷,所以2020年已在全国高铁推行客票电子化,并且报销凭证也将逐步实现电子化。

6. 机票电子化

2017年9月27日,南航面向旅客正式推出机票电子发票服务, 是首家提供机票电子发票服务的航空公司。 2019年,南航全年开具机票电子发票超过100万张,积极响应民航“无纸化”服务提质升级政策,提升服务质量。 南航在履行社会责任, 节约社会成本,实践绿色飞行的同时, 也给旅客带来更便捷的出行、报销体验。 而且,取得增值税电子普票或注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单均可以抵扣进项税额。 增值税电子普票只需要按照发票注明的税额即可进行抵扣, 而纸质行程单需要按照票面上的“票价”与“燃油附加费”进行计算抵扣, 在报销时使用电子发票, 财务的审核与认证抵扣操作工作量会更少。

7. 增值税专用发票电子化

国家税务总局于2015年推行了增值税电子普票试点, 于2020年9月又开始在宁波、石家庄和杭州等新办纳税人中先后开展了专票电子化试点。 2020年12月起, 将专票电子化工作推广到天津、河北、上海、江苏、浙江、安徽、广东、重庆、四川等9个省(市), 并且规定上述试点地区开出的电子发票在全国范围内皆可接收使用。 2021年1月起,专票电子化推广至全国其他地区的新办纳税人。 由此看来,专票电子化全面实行指日可待。 这也是改善和优化国家营商环境, 深化税收领域“放管服”改革, 降低纳税人经营成本, 提升税收管理服务信息化水平的重要举措。

三、 电子会计凭证应用研究的意义

1. 提高报销流转效率

网上报销的财务服务模式可以固化财务报销制度,规范报销标准,控制费用开支,提高财务服务水平和效率。会计核算系统分别设置业务经办人、财务人员、部门(项目)审批人不同的审批权限,建立一套完善的报销业务流程。报销人员提交报销费用申请后,不再需要拿纸质的报销单找各级审批领导签字,而是通过网上报销系统提请领导审批,并且可以随时在网上查看票据的流向,也可以提醒负责人审批。财务人员不用再对报销审批流程进行审核,更不用担心审批手续不全。同时,原始单据的电子化有利于会计信息共享、数据资源整合,查询更加高效快捷,充分提高了业务人员和财务人员的工作效率[4]。网上报销系统与银行在线支付系统或国库集中支付系统相衔接,使得财务人员在办公室即可实现资金划转和报销,既可节省财务人员的人力,提高资金支付的效率,又可强化资金动态监控。

2. 提高报销业务工作质量

结合财务管理实际工作,充分利用移动App、二维码、OCR、智能发票投递柜、电子签章等先进技术,可以让财务工作不受时间、空间的制约。业务人员可以随时随地,安全快捷地获取各种相关财务信息,方便业务人员移动办公及个人财务服务,让财务服务更上一层楼。与此同时,利用OCR技术还可以加强对报销的管控,对原始发票的甄别严格把关,自动判断扫描上传的电子附件,便于审核和监管,提高办事效率,减少财务工作量,降低财务风险,实现财务管理工作的全方位、全环节、全流程管理,构建一个管理与技术有机融合的公开透明、服务便捷、安全可靠的信息化系统。

3. 提升财务管理水平

传统报销方式下,财务人员需将更多的精力投入到繁杂的日常报销事务中,缺乏足够的时间和精力进行财务监督和管理。网上报销能够使财务事项前移,流程规范,财务信息得到及时更新,实现了预算控制、财务监督等财务管理方式的转变,提升了财务管理水平[5]。

4. 推动内部控制体系建设

通过网上报销系统设置预算额度、审批流程、审批权限、预警控制等内控关键点,固化经费预算的使用单位、使用额度、使用时间、使用范围,规范了单据的流转程序及领导审批权限,实现对会计业务活动审批进行全流程跟踪和全过程动态监控。将资金控制点前移,加强预算控制与反馈,实时反映预算可用额度。跟踪每一笔资金支出的进度和审批意见,动态查询个人借支情况,实现对费用支出的全面控制和监督管理,从根本上实现内部控制,杜绝人为操控的发生,使会计核算和财务管理更加规范。

5. 更新财务管理理念

通过网上报销、规范流程控制及电子会计凭证的应用,实现财务信息数字化、审批流程网络化,减少财务人员日常核算工作量,切实提高财务管理工作的效率,提升财务服务质量,带动财务管理工作的全面变革。

四、 电子会计凭证在高校财务管理中的应用

1. 电子会计凭证在高校财务核算中的应用

(1) 网上报销。①业务流程。网上报销的业务流程基本与传统报销相同,但网上报销系统实现了报销流程的标准化、填报要求的规范化和审批流程的程序化。而且,网上报销系统与合同管理系统、资产管理系统、账务管理系统、出纳管理系统紧密关联,实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的规范收集,能够使经费预算从业务发起时就得到控制,使预算管理工作落到实处,并能够利用数据统计查询为报销人员及各级领导提供详细的费用支出明细和预算执行情况。②发票查验。电子发票查验能够实现与税务局发票查验平台对接,准确记录查验结果,达到控制假票风险、减少重复劳动、提高工作效率的目的。电子发票服务平台可以实现对纸质发票和电子发票的真伪查验,发票查验结果与税务局网站查验结果完全一致。利用OCR识别系统,可以实现纸质发票的识别、上传、验伪、报账,以及智能的核算处理,同时对原始资料进行留存,快速高效,为电子档案管理打下了良好的基础。③发票验重。利用高拍仪、手机拍照等方式将电子会计凭证传输到核算系统,系统能够自动检索、调阅已经存入系统内部的凭证。如有重复系统会自动提示,从而避免凭证重复入账,为财务人员规避风险。

(2) 银企直连。网上报销流转后由财务人员进行最后的费用报销单审核和电子发票确认,确认无误后便可进行出纳支付。对于报销支付,各财务软件现在均可提供网上支付系统解决方案,即将电子发票信息与会计记账凭证库、银行在线支付系统相衔接,自动生成电子支付账单,然后将付款数据推送至银行在线支付系统,完成支付程序。

(3) 融入大数据。大数据应用是提高财务监督效率的重要手段,推动着会计凭证管理从传统纸媒存储方式到数字化管理的转变。完善的电子会计凭证管理对企业的发展发挥着积极作用。所以大数据时代基于财务共享模式下的电子会计凭证管理需要进行适时更新,完善数据的挖掘、处理、分析与应用,提升电子会计凭证管理效率。

2. 电子票据在高校收费中的应用

财政非税电子票据在行政事业性收费中应用非常广泛,具有使用方便、查询快捷、节约环保等特点。财政电子票据管理系统的建立为实现财政非税票据电子会计凭证的应用搭建了平台。票据管理系统实现了基础信息设置、票据管理、开票管理、收缴管理和报表查询等一体化管理流程。在高校中,非税电子票据应用最广的两种情况是:①需要设置应收数收费项目的学费和住宿费;②不需设置应收数或不固定的收费项目,比如国有资产出租、出借及有偿使用费等。

(1) 财政非税电子票据在高校收费系统中的应用。要实现非税电子票据的有效应用,首先要将高校收费系统和财政非税电子票据系统终端优化组合,通过互联网技术在两个系统之间建立双向信息传递通道,通过该通道高效完成财务数据的传递。

在收费之前,收费系统会采集学生的具体身份信息,再根据采集的学生信息收取学费和住宿费。在收取费用的过程中也会自动完成集中汇缴,费用汇缴信息数据会通过之前建立的信息传递通道传输至财政非税电子票据系统中,由票据系统开具电子票据。该电子票据的信息会及时回传至高校财务部门的收费系统中,同时财政非税电子票据系统也会将开具的电子票据上传至微信平台。

高校财务人员可以通过收费日报告汇总表及收费明细表将已收款登记入账,不再需要等待打印完收费票据后再进行账务处理。这样不仅保证了及时入账,也节约了时间,极大提高了财务工作效率,提升了会计信息质量。学生缴纳的学费、住宿费很少能够报销,这样不仅节约了纸张等资源,也减少了财务人员工作量,避免了重复劳动。

学生可以通过扫描二维码关注微信公众号,根据绑定的手机号在电子票夹中随时查询相关的缴费信息,了解自己的缴费情况。如果报销需要纸质发票,可通过“电子票服务”平台下载电子文件或打印相关票据,无需财务人员提供。

(2) 电子会计凭证在国有资产出租和有偿使用等收费中的应用。高校除了学费、住宿费等主要收费项目外,还涉及国有资产出租和有偿使用费、社会捐赠收入、考试考务费等项目。相比学费、住宿费来说,这些项目业务量小且收费金额不固定,可通过财政电子票据管理系统中“开票管理”功能直接收款生成电子发票,并进行上缴、办理入账等。

3. 电子会计凭证在高校档案管理中的应用

电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种电子形式的会计资料。我国《会计档案管理办法》第9条明确规定“满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。”[6]财政部、国家档案局2020年发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》第4条要求:“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。”[7]以上两制度为电子会计凭证入账、归档全流程管理提供了制度保障和依据。

(1) 电子会计档案实现途径。如何实现电子会计资料从报销入账、采集、整理、保管、利用到处置销毁的全流程电子化归档管理是目前单位需要重点解决的问题。实现电子会计档案有以下两种方式:

① 以会计核算为基础实现电子会计档案模式,流程如图2。

图2 实现电子会计档案方式1

② 对现有网上报销、会计核算等财务系统进行整合改造,构建电子会计档案管理系统,流程如图3。

图3 实现电子会计档案方式2

(2) 电子会计档案管理的流程。业务人员上传的经济业务资料包括电子发票、影像资料等原始电子附件,形成电子凭证,然后经过流程化形成电子档案。一般情况下,系统能够提供影像资料集中管理功能,用户填报单据过程中可通过启动扫描仪、高拍仪等影像设备关联影像资料。电子会计档案形成的全过程如图4。

图4 电子会计档案管理全流程图

(3) 现状与目标。实现电子会计凭证的档案管理,还有很多工作要做。首先,要对单位现有的会计核算系统进行改造升级,建立档案管理信息系统。目前,很多单位尚未实施“网上报销”功能,只有实现了这个功能,才能将发票等其他原始会计资料上传到会计核算系统,形成电子影像等资料,然后通过电子会计档案系统接口传输电子会计凭证数据进行电子会计档案管理。更重要的是要对单位业务人员、财务人员进行业务培训,以适应信息化条件下的管理工作,提高财务管理水平。

五、 结 语

电子发票、财政非税电子票据等电子凭证的推行,经历了从试点到成熟的过程,随着计算机技术和互联网的发展,电子会计凭证的应用也日臻完善。电子会计凭证的日益完善成熟,给财务工作带来了极大的便利。电子票据的便捷性和高效性将会运用到更多的工作领域,在提高工作效率的同时也会对税收和非税收入的监管提供强有力的支持。

电子会计凭证的应用顺应了信息技术发展的时代要求,也契合现代财政制度改革需要,能够提升工作效率和监管水平,对传统财务工作产生了重大影响,推动传统的财务工作模式向财务信息化方向转变。通过电子会计凭证这种新的信息承载方式,可以大大降低成本,提高服务效率。相信在不久的将来其用途会更加广泛,作用也会越来越明显。