利用大数据创新档案管理模式提升服务能力

董敏

依托大数据的档案管理属于近年来业界关注的焦点，大数据对档案管理重心、档案管理方法均带来了较为深远影响。基于此，本文将围绕利用大数据创新档案管理模式的路径和提升档案服务能力的策略开展深入研究，希望研究内容能够给档案从业人员带来一定启发。

结合实际调研可以发现，现阶段我国很多单位在大数据与档案管理的结合方面存在不足，这种不足主要体现在顶层设计、数字化程度、管理模式、服务能力等方面。为保证基于大数据的档案管理充分发挥自身优势，正是本文围绕该课题开展具体研究的原因所在。

利用大数据创新档案管理模式的路径

建设档案管理工作平台

为保证大数据较好用于档案管理模式创新，档案管理工作平台的建设必须得到重视，以此提高资金投入，引进计算机等设备夯实大数据在档案管理中的应用基础。依托技术手段，完成纸质档案向电子档案的转换，档案智能化管理则即可顺利推进，存放时间过长导致的纸质档案字迹模糊等问题也能够有效规避。各单位需关注数据资源库的建设，并保证技术人员和档案人员共同负责档案的分类整理，档案负责人及存档时间相关信息也需要及时记录，档案查找工作将获得便利，过期档案清理工作的定期开展也能够获得支持。此外，档案管理工作平台的建设还需要得到健全的内部组织结构支持，以此实现档案管理任务的合理分配，大数据在档案管理工作中的有效、及时应用将得到更好得到的保障。

健全档案安全管理机制

数据信息在大数据时代面临的威胁较为多样化，数据失真等问题也较为容易出现，为同时应对网络环境催生的安全风险问题，档案安全管理机制的健全存在较高必要性。在基于大数据的档案管理模式创新探索中，必须认识到内部档案管理工作机制健全的重要性，真正将内控制度与档案管理工作紧密结合，同时设置的责任监督机制需要从以档案管理工作角度出发，避免人为因素引发的数据泄露或丢失问题出现。此外，档案管理系统还需要由专业的技术人员负责定期优化升级，安全防御軟件的安装也需要严格落实，同时结合不同部门员工的工作需求差异，即可对档案的修改和查阅权限进行科学设置。档案管理模式的优化还需要关注有关部门的相互确认，同时需设法实现档案管理的透明化，保障档案管理工作的公正、公平，各类纠纷问题将得到更好规避。为保证档案管理能够引起更多人的重视，档案开放性也需要设法增强，辅以针对性的安全管理，大数据将更好在档案管理中更好地发挥自身优势。

构建网络沟通交流渠道

为适应社会发展现状，依托大数据的档案管理工作还需要关注对各类新老媒体的利用，网站、微博、微信等新兴媒体与档案管理工作的结合极为关键，针对性的宣传教育将顺利开展，保证在网络档案资料利用过程中用户能够自觉实现自身操作行为的规范。通过针对性地构建网络沟通交流渠道，档案管理工作的服务能力将大幅提升，这一过程中需充分利用信息技术建设开展交流平台建设。通过对用户档案资料需求的分析，关注用户对信息技术操作方法的掌握情况，即可通过沟通交流等方式更好地为用户提供服务，以此解决用户在档案利用过程中面临的各类问题，用户对档案管理工作的满意程度自然能够有效提升。依托网络渠道，档案管理人员间的有效交流、沟通也能够顺利开展，以此分享工作经验，研究工作难点与重点，依托大数据的档案管理模式创新将更好推进，档案管理工作也能够更好适应时代发展。

强化信息资源聚集

在大数据时代下，档案管理工作必须基于时代发展而进行调整，这一过程中档案管理模式的创新必须不断完善档案管理系统，并保证系统拥有较广的覆盖区域。具体实践应设法优化档案资源管理结构，这种优化需聚焦半结构化和非结构化，结合以纸质档案为主的档案管理工作现状，必须关注大数据档案理念的树立，档案工作人员需要更新自身对工作的认识，并关注对社会力量的利用。在大数据支持下，档案管理人员需强化彼此的合作，不断提升自身的学习能力和信息收集能力，以此更好在档案管理模式创新中发挥自身作用，充分利用大数据技术开展档案管理工作。

利用大数据提升档案服务能力的策略

建设高效服务平台

档案管理工作平台在档案管理模式创新中能够发挥积极作用，为同时实现档案服务能力的提升，高效服务平台的建设也需要得到重视。在高效服务平台的建设过程中，需关注管理制度的落实、智慧档案管理的构建、档案人员的能力建设三方面内容，这类内容与档案管理工作的理念、内容创新存在密切关联，直接影响服务能力的发挥和基础能力的提升。在档案管理人员的能力建设方面，需结合大数据应用理念，以此开展服务能力和专业技术的经常性培养，为档案人员提供更多开拓视野和学习的机会及途径，这一过程中的人才培养机制健全需遵循以人为本理念，在单位内部形成促进人才发展的良好氛围。基于现阶段档案管理工作实际和社会发展现状，档案管理工作的针对性转型也需要得到重视，这一转型需充分结合大数据理念，积极应用社会大数据，开展智慧档案管理探索。在智慧档案管理探索中，需结合详细记录的用户信息数据，以此通过档案管理系统收集用户的档案信息利用率，以此合理配置档案资源，档案管理服务内容即则可有效优化。此外，还应关注大数据分析的针对性开展，以此打造个性化档案服务项目，更好满足不同客户的差异性需求，辅以档案资源管理平台，用户需求即则可更好满足用户需求。在管理制度的落实过程中，必须重点关注制度的创新与落实，依托刚性的考评制度、科学的制约机制、严格的奖惩措施，档案服务能力提升的基础将进一步夯实。

创新档案服务内容

在具体的档案服务内容创新中，相关单位应充分利用大数据技术的优势，这种创新可从服务理念和服务途径两方面入手。在大数据档案服务理念的创新中，这一创新应聚焦个性化、人性化、知识化及智能化档案服务探索，如依托智能化档案系统进行档案信息的智能抓取、快速分析并同时打造便捷服务通道，档案服务内容创新即则可顺利实现，档案资源的充分利用和广泛传播也能够同时实现；在大数据档案服务途径的创新中，应聚焦档案远程服务、微服务、云服务探索，以此更好实现档案服务途径的拓展，近年来我国很多单位在相关探索中取得了喜人成果。具体探索可基于微信公众号的开设展开，以此提供档案信息的查询和咨询服务，用户与档案的距离能够将在微信公众号支持下拉近，档案信息的服务范围扩大、服务效率提升、服务效果提高也能够顺利实现。在档案云服务的探索中，“档案云”属于其中的关键，档案服务可由此基于此易扩展、按需方式提供，以此更好实现档案信息查询利用服务的开放，档案服务能力将进一步提升。

结 语

综上所述，大数据在档案管理模式创新和服务能力提升中能够发挥积极作用。在此基础上，本文涉及的建设档案管理工作平台、健全档案安全管理机制、构建网络沟通交流渠道、建设高效服务平台等内容，则直观展示了基于大数据的档案工作创新途径。为进一步推进档案工作创新，大数据思维的树立、软硬件的持续更新、档案管理云平台的搭建同样需要得到重视。

（潍坊职业学院）

参考文献：

[1]李昱龙.大数据时代的档案管理模式创新问题探析[J].文化产业，2021（02）：90-91.

[2]丁润峰.大数据环境下单位档案收集工作的多维度转变[J].科技资讯，2021，19（02）：109-111.

[3]介龙梅，庄严，沈丹.大数据时代下学生档案与学信数据管理模式的改革与创新[J].数码世界，2021（01）：59-60.