试论事业单位如何全面实现综合档案数字化管理

杨静

摘 要：伴随着新时代的来临，科学技术得到了一定的创新以及改进，人们日常生活以及工作方式发生了一定程度的改变，数字化管理朝着常态化趋势发展。事业单位档案管理工作包含的要点诸多，本身有着复杂性和信息储存量多等特征，而将数字化管理方式引进档案管理中，除了有利于提升档案管理效率之外，同时还能够增强质量，促使事业单位得到良好开展。本文主要对事业单位档案数字化管理期间存在的问题进行了分析，同时结合实际情况提出了加强档案数字化管理的策略。

关键词：事业单位;档案数字化管理;存在的问题;完善措施

在事业单位管理工作开展期间，档案管理属于十分重要的一方面，其可以对事业单位内部工作环节进行有效调整。自从信息化技术得到了一定的改进和创新以后，事业单位档案管理工作逐渐朝着数字化趋势迈进，虽然事业单位借助计算机网络技术提升了档案管理效率，可是因为受到多项因素的影响，导致信息化数字管理工作依旧有着诸多的问题存在。基于此，就要求事业单位档案管理人员全面了解对档案管理产生影响的相关因素，在此基础上制定完善对策，以此确保事业单位良好运行。

一、事业单位实施档案数字化管理的必然性

1.是社会发展的基本要求

通常情况下，当事业单位自身信息化建设能力越高，那么社会职责水平也就更高，经济效益也会随之提升，这从一定程度上加快了社会经济发展，使人们生活有了明显改善。基于此，加快事业单位综合档案数字化建设工作是极为重要的，有利于提升档案管理质量，为人们提供优质服务，并且还可以降低档案管理人员工作压力，确保档案的完善性。

2.有利于提升档案运行效率

在新形势发展背景下，事业单位全面实施综合档案数字化管理工作有利于提高管理效率，将纸质档案管理期间存在的各项问题彻底解决，制定完善的档案管理体系，在提升档案管理效率优化配置档案建设策略的基础上改善档案信息。而且应用数字化管理模式还能够增强管理效率，减少档案管理输出，改善档案运行系统，使事业单位和上级单位以及社会组织还有服务对象之间保持良好的档案数据信息联系性，全面满足新时代背景下各机关以及社会公众对于综合档案利用提出的各项要求，在降低档案管理人员工作压力的基础上增强档案管理质量，实现档案管理目标。

3.可以和档案使用需求相符合

数字化管理主要是借助各项信息化系统全面管理设备，在这其中，档案管理涉及到了多方面，分别是个性化、智能化以及信息化，应用大数据、云计算平台综合性处理档案数据信息，以此满足事业单位对于档案资源提出的各项要求。现阶段，伴随着事业单位改革进程的加快，档案管理工作从以往传统保管方式逐渐转变成了开放类型的档案资源。因此，档案管理需要对管理体系加以完善，将档案优势发挥出来，以此为事业单位调阅信息提供良好帮助。

二、对于事业单位数字化档案管理现状的分析

在实施事业单位数字化档案管理工作的过程中，一般是借助计算机技术实施相关记录工作的，这样一来，档案管理数据便会储存于计算机内部，和计算机中的内容一样。不过，具体工作开展期间，因为受到各项因素的影响，使得数字化档案管理工作还面临着严峻的安全隐患，导致档案信息的準确性和完善性得不到保障。当该项问题日益严峻，后果不容忽视。所以，文章中具体总结了事业单位数字化档案信息管理期间存在的安全问题。

1.采取的档案管理技术和设备较为滞后，检索效率有待提升

当前阶段，应用数字化技术是实施数字化档案管理工作的关键。其中，数字化技术对于档案数字化管理质量以及效果体现有着直接性的影响。从目前工作现状来看，数字化技术应用单位不具备广泛性，大多数事业单位实施档案管理工作期间，采取的技术较为滞后，存在着技术和档案管理工作之间不相符情况。而且应用数字化技术期间所需的费用特别多，事业单位资金较少，无法及时对设备进行更新以及改进，采取的基础设施过于老化，根本不符合当代应用条件，从而影响了数字化档案管理工作效率的提高。从事业单位档案管理实际情况看出，大部分单位依旧以手工检索方式为主，计算机检索处理受到的应用不具备普遍性，这从很大方面上加剧了检索工作量，导致档案管理质量降低。例如，在人事档案信息整理期间，各项单位保存信息期间有着非常大的差别，应用手工检索方式的话不仅会对档案人员带来很大麻烦，而且还不利于档案管理工作良好开展。

2.工作标准不完善在社会经济不断发展的背景下，人们对于档案管理工作的重视程度越来越高，不过基于信息化技术的提升和改进，怎样将数字化技术和档案管理工作相互结合到一起，将数字化档案管理优势全面体现出来是目前事业单位面临的重点内容。因为数字化方案应用处于初期阶段，不管是制定制度还是工作标准落实等方面，缺少基本的细化准则，数字化档案管理没有落实基本要求，规范性有待进一步增强。在这一现状下，导致档案管理工作人员处于被动状态，而要想扭转该种现象，就必须制定统一且完善的数字化标准，在共享档案的基础上将使用价值更加全面地体现出来。

3.档案数字化管理人员工作能力较低

当前阶段，促使事业单位档案管理工作良好开展的关键在于高技能并且高素质的数字化档案管理人员，因为专业人员是数字化档案管理工作的关键，这就需要事业单位依照数字化档案管理要求重点培养管理人员知识点掌握能力，创建专业性强并且经验丰富的数字化档案管理团队，以此和数字化档案管理要求相符合。不过从当前情况来看，因为机构编制等因素对事业单位有着直接性的影响，因此事业单位在实施档案数字化管理工作期间面临着管理人员更新滞后以及其专业技能不高的现象，这些现象从一定程度上阻碍了我国事业单位数字化档案管理工作的良好开展。

4.档案数字化管理安全隐患性高

虽然采取互联网技术实施档案数字化管理工作能够有效提高档案管理效果，不过社会关注的重点现象依旧是互联网安全现象，如档案数字化管理系统受到黑客攻击或者是被病毒侵害以后，档案数据信息的安全性降低，而且事业单位中的大多数档案管理人员并不具备专业性，本身掌握的计算机知识点少之又少，没有真正了解到加强档案管理工作的作用，从而加剧了档案数字化管理工作出现信息泄漏风险的概率。