APP下载

国有企业人事档案电子化管理风险与防范

2021-08-13刘希娟

兰台内外 2021年20期
关键词:人事档案风险国有企业

刘希娟

摘 要:国有企业想要更好的发展,开展高效的人事档案管理工作尤为重要,以此提升职工信息管理力度,促使员工在企业发展中价值最大化。国企应转变传统人事档案管理模式,逐渐向着电子化的方向发展。基于此,本文通过对人事档案电子化管理优势的介绍,进而阐述了国企人事档案电子化管理中常见的风险,并制定出相应的防范措施,为进一步提升国企人事档案电子化管理提供重要帮助。

关键词:国有企业;人事档案;电子化管理;风险

人事档案管理工作开展得好坏,直接关系到企业自身发展情况,开展高效的档案管理工作,能够促进国企向着更加良好的方向发展。这一背景下,国企为了更好地开人事档案管理工作,纷纷引入了信息化手段,以促进人事档案电子化管理方向转变,这一转变有效提升了整个工作的质量与效率。但通过大量实践表明,开展电子化人事档案管理时,很可能出现一些风险,导致整个工作并未体现出最大的价值,在一定程度上制约了国企的发展。所以,国企需要针对人事档案电子化管理中存在的风险,制定出相应的防范措施,降低各类风险的发生率,为国企更好的发展奠定良好基础。

一、人事档案电子化管理的优势

以往阶段,企业开展人事档案管理工作时,通常以人员手工与纸质管理模式为主,管理效果较差,不利于企业对人事档案的使用,在一定程度上干扰企业正常运行,而人事档案电子化管理的出现,则有效改善的这一情况,具体来说,主要体现在下述四个方面:

1.易于分类

对于国有企业来说,人员数量较多,人事档案信息较为庞大,其中涉及很多方面的信息,如人员姓名、联系方式、薪酬待遇、以往工作经验、所处岗位等,对于这些档案来说,需要分门别类地管理,只有这样,才会使档案发挥出最大的作用。以往阶段,通过人员手工管理时,由于档案信息庞大,导致管理人员难以准确掌握档案的真实情况,影响档案的分类,使档案杂乱无章的堆放到一起。而应用信息化管理手段时,会有专业的软件设计人员设计出性能良好、功能较为完善的人事档案管理平台。整个平台由多个功能模块构成,其中包括分类功能,将人事资料导入到该平台后,只需要简单点击“分类功能”,平台会自动对人事资料予以分析,根据分析结果,结合前期设置的分类标准,将人事资料划分到相应类型当中,操作简单,无需人员过度参与,使得人事档案分类更加科学、合理。

2.储存量较多

纸质管理模式是在获取职工信息后,书写到纸张上,通过对纸张的保管,以达到人事档案管理的目的。对于这一管理模式来说,所用的纸张具有边界,只能在边界范围内书写,因而存储的信息量并不是很大,若对大量人事档案进行管理,则需要采用很多纸张,为管理工作带来麻烦。以A4纸为例,尺寸为210×397mm,而人正常写字时,1cm2约为1个字,也就是说,在一张A4纸上仅可书写600字左右,字符较小一些,书写字数可增加一些,但相对于庞大的人事档案信息来说,这些字数依然仅占其中非常小的一部分。而采用电子化管理模式后,则可改善这一问题,大大提升信息的存储量。在电子化管理模式当中,以计算机硬盘为主要的存储场所。对于硬盘的存储空间来说,是虚拟存在的,无须将信息记录到实物上,因而存储量非常高。目前,在计算机领域内,硬盘容量最高已达10T以上,日常常用的硬盘容量也有数百G,能够存储数亿的文字、数字信息,远远高于以往的纸质存储模式。

3.应用方便

对于以往的纸质管理模式来说,将人事档案记录到纸张之后,会将其放置到相应的位置存储,在需要使用档案信息时,由管理人员从庞大的资料当中寻找出来。这样需要消耗很长的时间,导致档案信息的应用并不是很方便。而采用电子化管理模式后,则可有效改变这一问题。该管理模式当中,主要通过计算机完成信息录入、存储以及提取等工作,只需要在电脑管理系统内,录入所需要查找的关键词,计算机可以在较短的时间内将所有与该关键词相关的信息提取出来,并展示在用户眼前,用户只需要根据具体需求,选择出最终的档案信息即可。同时,在信息检索时,录入的关键词越多、越准确,所检索出来的档案信息也会越少,进而对人事档案的应用提供了方便。

4.提升工作效率

对于传统纸质管理模式来说,主要是人员管理为主,任何工作的开展,均需要由人员完成,如由人员抄录信息,由人员查找信息等,而人的精力与时间有限,不仅会出现一些错误,而且工作效率也不是很高,导致整个工作效率有待提升。同时,对纸张存储时,很容易受到外界因素的影响而破坏,如放置到潮湿环境当中,会加快纸张的腐烂速度,还会使纸张上的文字变得模糊;若存储场所出现火灾,将会导致资料内容完全消失等。受到这些因素的影响,使企业无法有效对档案資料进行应用。而应用电子化管理模式时,通过计算机代替了人员,无需人工抄录信息等工作,人员只需要对计算机进行操作,即可在最短的时间内,完成整个人事档案管理工作,大大提升了该项工作的效率。同时,信息存储到计算机硬盘当中,不会受到潮湿、火灾等因素的影响,即便硬盘损坏,也可通过相关技术将其修复,提升了档案信息的安全性。此外,电子化管理无需采用纸张,具有一定的环保作用,有利于社会可持续发展。

二、国有企业人事档案电子化管理常见风险

虽然,相对于传统人事档案管理模式来说,电子化管理模式具有较多的优势,但通过大量实践表明,电子化管理依然会出现一定的风险,导致档案信息损坏,或者是被不法分子所窃取,不仅对职工个人生活与经济财产带来一定隐患,同时还会威胁到国有企业的发展。具体来说,国企人事档案电子化管理中常见风险包括下述几个方面:

1.物理网络安全风险

在电子化管理模式当中,需要应用很多物理硬件设施,如计算机、硬盘、键盘、鼠标等,这些硬件设施性能的好坏,直接关系到档案管理的效果。然而在实际应用时,这些硬件设施很可能受到一些因素的影响而损坏,进而影响在电子化管理中的作用。具体来说,主要体现在两个方面:一是自然方面。自然界作为人们生存的主要场所,一些自然事件很可能对计算机等硬件设施造成损坏,如在雷雨天气下,计算机未做好避雷措施,由于在短时间内电压迅速上升,会将计算机芯片烧坏;在地震、暴风等天灾情况下,也可使硬件设施产生损坏,严重情况下,甚至会出现毁灭性的破坏。二是人员方面。开展电子化人事档案管理工作时,虽然无需人员直接参与进来,但是计算机的操作依然由人员完成,若人员对计算机知识不了解,或是未能正确操作计算机,也会带来一定的风险。如操作人员随意断电,可能会损坏内存、硬盘、电源等原件,对资料造成破坏。

猜你喜欢

人事档案风险国有企业
国有企业研究型审计思考与探索
国有企业每5年至少审计1次
人事档案管理的有效性
中国经济转型的结构性特征、风险与效率提升路径
互联网金融的风险分析与管理
企业纳税筹划风险及防范措施
浅析医院薪酬管理存在的问题及策略
浅谈高等院校人事档案管理
1—7月国有企业累计实现营业总收入272170.9亿元