新时代档案管理信息化建设的思考

文秀

摘 要：档案信息化是档案管理工作的主要发展趋势，是解决传统纸质档案管理工作方法不足，提高档案管理质量，发挥档案数据信息服务价值的重要手段。纸质档案管理方式存在信息有限，使用费时费力，档案安全性低等问题，还要推广使用信息化档案管理方法，积极建设信息化档案系统，推动纸质档案管理方式向信息化管理方式转型。本文主要探讨信息技术背景下档案管理升级的措施。

关键词：档案管理;信息化;建设措施

一、档案信息化建设现状分析

1.档案信息化建设工作内容

档案信息化的本质是从以往的纸质档案管理方式向信息化档案管理方式转型，强调健全档案管理工作机制，提高档案信息的精准性，更好的发挥电子档案实时传递、重复使用和广泛供给的价值。档案信息化建设的主要任务是建立档案管理制度，规范电子文档存储，利用网络平台提高档案流转的效率。档案信息化還要加强基础设施建设，提高档案资源的利用开发的效率，依托计算机等硬件和专业的档案管理软件系统提高档案共享效率，更好的挖掘档案潜在价值。档案信息化建设目标需要把标准化建设作为重点，出台统一的管理规范，以便于消除档案运转中的问题，满足信息检索、传递、使用、管理等工作需要，防止因数据兼容不足造成的问题。当前，档案信息化建设指向了纸质档案的信息化，强调挖掘纸质档案的信息价值，在推动纸质档案电子化的基础上，实现档案的广泛共享，满足档案数据信息整合应用的需要。

2.纸质档案管理方式的弊端

纸质档案管理方式是长期存在的一种管理方式，这种档案管理方法的创新性低，档案管理的处置方法较为随意，档案管理成本也相对较大，因缺乏统一的制度，规范的标准和科学的运转的体系，因此影响纸质档案实用价值的发挥。纸质档案管理方式占用空间较大，档案承载的信息内容准确性低，信息含量有限。查询纸质档案资料费时费力。不仅档案员的日常管理工作任务繁重，而且无法保证档案规范有序运转，档案的整体服务质量不高。纸质档案的管理方式目前看是较为落后的方式，它主要依托人工管理，缺乏必要的档案监督审核，不仅档案存储的风险隐患较高，还不能实现广泛共享，无法充分发挥档案价值，影响了档案管理效率。

3.纸质档案管理的现状

随着我国档案管理工作的深化开展，档案管理工作取得了较大成效，纸质档案管理普遍建立了完善的体系，规范的制度，保证了纸质档案管理有序开展，纸质档案资料已经较为齐全。但是，纸质档案的使用价值较低，档案检索费时费力，纸质档案管理过程中长期以来存在重管轻用的思想。很多档案员把档案管理的主要精力放在档案收集与档案制作方面，往往纸质档案长期被“束之高阁”。很多基层单位在纸质档案管理背景下未能发挥档案在基层单位战略定位，人才优化配置，项目建设中的辅助作用，档案的实用价值低，档案不满足社会的使用需要。一些纸质档案还有较大的损毁风险，因基层单位场地条件限制，纸质档案的增加使得档案管理场地更为紧张，这在很大程度上导致纸质档案受受潮、受损，或者存在其它的风险。

二、档案信息化建设主要问题

1.缺少有效档案管理工作机制

档案管理需要部门的配合，形成完善的档案管理工作体系，实现档案数据信息的广泛共享。但是，纸质档案管理工作机制影响力较大，档案管理方式转型速度慢，档案信息化建设中还存在各部门配合不足的问题。例如，一些重要的工作信息往往仍以纸质档案的方式进行传递，数字档案运用不充分;基层部门档案人员的信息化工作能力弱，不能运用互联网收集档案信息，档案传递的速度慢，档案制约、管理与数据提取能力有限，制约了档案信息化的实用价值。目前，地方档案馆、各级单位，党政机关参与档案信息化服务工作的主动性低，档案管理协调机制还不健全，数据信息共享的渠道方式单一，基层单位信息传递滞后，这在很大程度上影响了档案管理的深度实施。档案管理信息化还缺乏明确的责任分工，各部门的职责权限界定不清晰，档案流转的程序较为复杂，这在很大程度上影响了档案信息化建设的效率。

2.现有软硬件条件还有待提高

档案管理需要强有力的软硬件条件支持，强调在充分的信息设备支持下提高档案管理工作的效率。首先，现有用于档案管理的硬件条件不足，一些基层部门的信息技术设备有限，不仅缺少必要的扫描设备，还缺乏用于档案管理系统操作的专门计算机，使年代久远、文字模糊、易于破损的纸质档案一时无法实现电子化，更没能达到纸质档案数据信息化的程度。其次，基层部门使用的档案管理软件与上级部门档案管理系统的兼容性低，基层档案管理的随意性相对较大，由于缺少统一的档案管理制度、标准与精细化的操作方法，严重制约了档案精细化建设的效率。当前还要加强专业技术设备的支持，着力解决软硬件方面的限制，依托先进的技术设备满足纸质档案信息化需要，这样才能提高信息化档案建设质量。

3.缺乏专业档案管理工作队伍

基层档案管理人才有限，可用于档案管理工作人员数量较少，具有先进档案管理技术和丰富工作经验人员未能投入档案管理实践当中。一方面基层单位与档案管理机构没能加强档案管理人员的培训，其信息技术水平较为落后，仅具备开展纸质档案管理的工作能力，不掌握新形势下的信息化档案管理操作方法。另一方面上级单位不能为基层单位配置优质的档案管理人才，不能围绕着数字档案采集、编辑、整理、共享服务提供人才支持。很多基层单位不得不依靠兼职人员开展档案管理，导致档案的专业性不高，严重影响了档案收集与管理工作的效率。基层档案管理人员的责任意识有待提高，不少档案员没能认识到档案的重要作用，不能扎实地开展信息化档案学习活动，上级也未能加强档案管理人员的绩效考评，导致档案管理工作的水平不高，档案还不能充分反映日常工作的具体情况。

三、新时代档案管理信息化建设的措施

1.树立与时俱进档案管理理念

大数据信息普遍用于档案管理的背景下，需要以信息化的手段全面记录数据资料，进一步强化档案管理先进意识，以创新性的思维解决纸质档案管理工作中存在的主要问题。第一，随着档案管理深入改革，档案在社会事务中发挥的作用越来越重要，档案数据信息量不断增加，必须牢固树立运用信息化方式进行档案管理的工作思路，从全局角度提升档案管理能力。不仅要重视纸质档案管理，更要重视探索纸质档案向信息化档案转型的方法，出台纸质档案管理的新章程，明确纸质档案向信息化档案转换的基本操作方法。第二，发挥新型档案管理技术的作用，依托互联网技术的迅速发展，大数据、云计算、区块链技术的重要作用，进一步为纸质档案成批次、成系统、规范化实现电子信息化打基础。第三，把开放共享理念融入纸质档案管理当中，注重发挥纸质档案的使用价值，建立档案数字信息资源的共享平台，进一步加强纸质档案的转型速度，提高基层实施信息化档案建设积极性。第四，牢固树立档案管理人员的安全防范理念，加强档案安全保护工作，在信息化背景下建立档案的安全管理与风险防控预案，出台信息化档案的安全制度，切实发挥档案的基础性与支撑性作用。还要围绕着国家政策发展变化，档案管理的现状，出台更有针对性的档案管理政策，大力加强信息化档案管理方式的宣传推广，促进档案管理进入信息化时代。