“新冠”疫情背景下基层医院档案编研实践与体会

2021-08-12范莲莹

兰台内外 2021年16期

摘要：在新冠疫情期間，确诊患者集中在定点医院救治，基层医院主要承担疑似病例排除筛查、隔离、报告、转诊任务，将产生大量的基础数据和基础档案，档案人员对它们进行开发编研，以统计图表、声像集锦、大事记、文件汇编等成果形式为疫情发展趋势研判和防控效果评估等提供科学依据，完整地存储医院历史记忆，留下医院对突发公共卫生事件处置的宝贵经验。同时，编研成果给利用者带来实时利用，提高了利用者对档案工作在疫情防控工作中重要性的认识。

关键词：新冠肺炎;档案;编研

2019年底暴发的一场新冠肺炎疫情，是新中国成立以来传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的重大突发公共卫生事件，被纳入《传染病防治法》规定的乙类传染病，采取甲类传染病的防控措施进行管理。按照国务院新冠肺炎疫情联防联控机制“四集中（集中病例、集中专家、集中资源、集中救治）”原则，确诊患者集中在定点医院救治，非定点医院主要承担疑似病例排除筛查、隔离、报告、转诊任务，做到早发现、早报告、早隔离、早治疗，守住防控第一道关。

中山市东凤人民医院是一家二级甲等公立医院，是非定点救治医院，疫情期间主要承担疫情防控职责，定位于突发公共卫生事件前沿阵地。在这场抗击疫情阻击战中，档案人员主动作为，主动开发档案编研成果，为疫情防控做出了应有的贡献。

一、疫情背景下基层医院档案编研的意义

新冠疫情档案资料是指在疫情防控过程中形成的具有保存价值的各种门类与载体的文件材料和数据，其中包含党和国家及各级领导的重要批示、重大决策、政策法规、防控方案、应急机制、疫情统计、媒体宣传、先进事迹等，这些档案资料具有类型繁多、数量庞大、载体丰富、现实利用率高等特点，决策部门、专家团队、应对部门等档案利用者需要不时查阅疫情防控相关档案资料。在此背景下，档案人员利用专业知识，进行档案资源的开发和利用，编制档案编研成果，为疫情防控提供档案信息服务。一方面编研成果所依赖的档案材料来源于医院在应对疫情过程中形成的文件、图片、声像等资料，这些资料的收集和保存，留下医院对突发公共卫生事件处置的宝贵经验。另一方面以满足利用者需求为目的，对档案资料进行甄选、编研，深挖档案内容，分析物资、设备和人员调配等相关资源的配置情况和效率，研判疫情走势、评估防控效果，这类编研成果在疫情应急管理中发挥着重要的记录和决策支持作用。同时，由于编研成果给利用者带来实时便利、系统完整的档案信息服务，因此，提高了利用者对档案工作在疫情防控工作中重要性的认识，加深了对档案工作的了解和重视。

二、疫情档案编研成果类型

突发公共卫生事件档案编研成果分类，可从不同维度划分为不同类型。按表达形式可分为文件类、图形类、数据类、声像类;按信息加工深度不同，可分为一次加工、二次加工和三次加工甚至多次加工等，如文件汇编、专题汇编、大事记、图集、手册等。本文结合本单位疫情防控工作实际，编写如下几种编研产品，仅供参考。

1. 文件汇编助推科学精准防控疫情

文件汇编是将一段时间内的档案材料按发文字号或时间顺序依次排列而汇编成册的档案文献，以便利用者按发文时间查阅文件内容，它注重向利用者提供档案材料原文，属一次加工编研成果。

我国发生新冠疫情以来，党和国家领导高度重视，及时对疫情防控做出重要指示，并根据新冠肺炎的特点发布了一系列诊疗及防控指南、防控技术标准和规范，因此，形成了大量的政策、法规、制度、指南等规范性文件。我们结合党和国家关于依法科学精准做好疫情防控工作部署和实际工作需求，对工作中经常被查阅利用的红头文件、技术规范、诊疗指南等档案材料，多角度开展一次加工档案编研成果，先后编制了《疫情防控法律法规文件分类汇编》《疫情防控医院感染控制文件汇编》《新冠肺炎诊疗指南和专家共识汇编》《新冠肺炎各类场所防控指引汇编》等编研产品10余册。为了给利用者提供快捷便利服务，我们不仅制作纸质文件汇编手册，还将文件电子版汇编收入医院互联网“翼办公”系统中，使用者可通过 “翼办公”手机APP端随时随地查阅利用，这一创新型编研成果，大大提高了档案的利用率，医务科、院感办等职能部门每天数十次点击浏览，有效地推动医院依法、科学、精准开展疫情防控工作。为了规范各行业疫情防控工作开展，2020年4月企业复工复产时，我们编制了《复工复产和疫情防控工作规范汇编》。为使文件信息更加丰富和完整，我们不仅收录医疗机构的政策文件，还积极与有关部门沟通联络，将政府相关监管部门有关疫情防控的文件和规范等非馆藏文件也收入其中，将不同人群、不同场所、不同行业的防控文件分类集中整理，汇编成册，印制500多册，发放到行业主管部门和企业管理者手中。进入2020年5月份，各中小学校开始分期分批返校，我们又及时将医疗机构和教育机构的文件进行整合、整理，编印《学校疫情防控工作文件汇编》，指导学校制订疫情防控工作方案、应急预案;指导建设健康观察室、隔离室、座位设置、教室分布、卫生制度的建立、防护消毒物资的配备等工作。在疫情进入常态化阶段后，随着各级政府加大对发热门诊的监管和医院感染控制管理，我们编制了《发热门诊规范化建设文件汇编》，为应急部门提供服务。

2. 大事记记录抗击突发卫生事件的历史全貌

大事记是按时间顺序，系统记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的一种编研成果，它是对原始档案进行二次、三次整理、分析研究后进行的开发工作。

新冠肺炎疫情牵动人心。疫情就是命令，防控就是责任，在这场没有硝烟的战争中，无论是一线医务人员还是后方的行政后勤人员，都积极投身到疫情防控阻击战中。我院档案人员凭着敏锐的政治觉悟，闻令而动，成立了疫情档案专班，以对“历史负责，为现实服务，替未来着想”的高度使命感和责任感，担当起历史记录人，以日记形式翔实记载疫情发生、发展和应急处置过程。从1月19日医院举办首次全员防控培训会开始，我院档案人员犹如战地记者，深入一线，获取线索，收集有关疫情防控的各种重要决定、办法、通知和重要会议、诊疗流程、现场处置、疫情报告和监测数据，以及临时机构设置、组织协调和管理、技术培训和指导、健康教育、后勤保障、先进事迹、媒体报道等，每天详细记录当天发生的事件，对一些特殊重大事件的记载时间甚至精确到分、秒。比如，对发生在本镇某小区首例确诊病例的处置过程的记载时间就精确到从2月23日18时17分23秒接诊，到医学隔离、流行病学调查、医学检查检验，到最后23时23分转运到定点医院，档案员记事时间几乎与医生的病历书写同步进行，时间准确、过程完整。档案人员如此精确的时间记录，不仅为了留下宝贵的疾病诊疗经验，也为下一步开展流行病学调查工作保留详细线索。为保证大事记准确、真实和完整，档案人员在每天下班前，都要到预检分诊处、发热门诊、职能科室查漏补缺，核实当天事件发生的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等信息，形成大事记初稿，并报决策者审核。据统计，从疫情发生至今，从科室兼职档案员到专职档案员，已累计记载有关新冠疫情、具有存史价值的大事记共600余条，这些大事记记载了全院医务员人团结抗疫的真实历程，为编写院志留下宝贵资料。

3.声像档案让战“疫”的瞬间定格为永恒

声像档案主要以影像和声音为表现形式，通过照片、录音、视频等载体形式真实记录下重大事件和活动发生发展全过程，档案部门通过二次、三次甚至多次加工编辑，制作成画册、展板、光盘、视听产品等成果形式，直观形象地展示事件原貌和主题思想。

面对疫情的肆虐，医务人员勇敢奔向抗疫战场，那些逆行的身影、口罩的压痕、起雾的护目镜等感人场景或许只是短暂的甚至是瞬间，但镜头却能将瞬间定格为永恒的历史见证。为了存储历史记忆，我院档案人员端起相机，举起手机，在严格安全防护的前提下，毅然走向抗疫一线，用镜头留存下一个个重大事件的珍贵片段，记录下一幕幕感人瞬间。比如，我院护士黄健凤于2月9日随中山市第一批援鄂医疗队出发急驰武汉时，从报名到出发仅11个小时，来不及向家人告别，当搭载他们去机场的大巴启动时，她突然从车窗探出头大声向前来送行的同事说：“等我上了飞机再告诉我父母我去了武汉！”，而这一幕恰好被同事完全拍录了下来。为了让人们记住这些感人场面，记住这些英雄，档案人员对声像资料进行深入挖掘和加工编辑，以平面展板、画册、电子屏幕、互联网、微信公众号、短视频等媒体平台为载体，以声、图、文并茂的形式，再现医务人员英勇抗疫的场景。其中我院联合镇宣传办拍摄的纪录片《逆行》，分四章讲述了我院医务人员抗疫故事，第一章：《最美逆行者》收集了10名援鄂、援定点医院医护人员的出征、工作、生活照片;第二章：《抗疫英雄群英谱》收集了发热门诊、预检分诊、咽拭子采集点、健康监测点、隔离点、院感管理、医务管理等岗位医务人员的工作照片和声像;第三章：《疫情面前，让我上》，收集了勇士请战书、报名表、火线入党申请书、家书、前线抗疫日记或手记等实物档案以及驰援武汉的声像档案。第四章：《暖心故事》，收集社会爱心人士捐赠防疫和生活物资以及关心慰问医务人员的照片、视频材料。该片共利用照片、声像、实物等各种类型档案100多张（件）。同时，还将网页、媒体报道也收入其中，如央视网《我和阿布有个约定》、南方都市报《春暖花开再聚首，我不戴口罩你是健康的模样》等，全景式地展现医院在各个抗疫战场的场景。

这些集精撷粹的影像编研成果，折射出医务人员不惧风险、勇于担当的奉献精神，表现了战胜疫情的坚定信心和决心。

4. 数字汇编为疫情研判提供支撑

数字汇编是档案编研的一种方式，它是以数字特征反映一个地区或某一方面在一定时期内基本情况的档案参考资料，为利用者了解情况、研究问题、总结经验教训、科学决策提供系统数据。

基层医院在防控工作中，每天产生大量病例排查数据信息。这些基础档案和基础数据是对事件发生、发展进行研判的依据，如病人什么时间、什么地点、接触了什么人？是否有风险地区旅居史？如何采取隔离措施？依据这些信息不仅能让可能的感染者尽快得到排查，切断疾病传播途径，更能为下一步防控措施的规划、防控方案的制订提供决策依据。为了不遗漏每个数字，我们在疫情初期，对负责信息报送人员进行档案数据收集整理技术培训，每天收集《新冠疫情信息登记表》《发热病人信息登记表》等表格，对每日发热门诊就诊人次、集中隔离人次、居家隔离人次等数据进行汇总，并以图表形式进行疫情发展动态分析，供领导精准决策。在2020年1月底，医院决策者就是通过阅读数据信息分析图的量变特点，对疫情发展现状、走势以及风险点进行分析和研判，果断采取应对措施，从“宁可备而不用，不能用而无备”原则出发，提出了征用和改造镇社区卫生服务中心行政办公楼作为集中观察隔离点的方案，这一方案立即得到政府防控指挥部的支持并迅速实施，仅用5天时间就完成了隔离点的改造并投入使用，而当时全国并无明确要求。事实证明，这一措施对推动疫情防控关口前移和后来的“外防输入”工作起到了重要作用。同时，档案人员还密切关注防疫物资的储备情况，组织专人对物资信息资料进行留存、整理、汇总，每日收集《疫情应急物资汇总表》，及时对物资消耗和儲备情况的信息汇总，确保信息收集的速度和准确性，并向领导报告。院领导则通过报表数据并结合疫情动态，积极拓展和协调物资供应，提前落实重点防控物资的采购，实时追踪订单执行、物流配送和价格走势情况，保证紧缺物资优先供应援湖北医疗队员、感染科室和发热门诊，易耗物品按核对标准按需发放。

5. 科普汇编为疫情防控添一翼

遏制谣言传播是重大突发公共卫生应急管理中的重要工作。自新冠肺炎暴发以来，关于疫情和防控的各种谣言、虚假信息频频出现，公众真伪难辨，因此产生紧张、恐慌情绪。而阻止谣言传播的有效方法就是提高公众信息素养，帮助民众如何从权威、可靠的渠道获取信息，甄别真假。为了及时向公众提供权威信息，帮助公众正确认识疫情发展态势、掌握疫情防控知识、提高自我防护意识和能力，在新冠疫情期间，我院档案人员积极参与到疫情防控的科普工作中，将国家卫生健康委、国家疾病控制中心以各级政府部门发布的疫情防治政策信息和科学防护知识，进行二次编研，制作《新冠肺炎防护手册》《新冠肺炎个人防护怎么做》《疫情期间如何就医》等宣传折页和手册，印制海报、单张、招贴画张贴在公共场所。与此同时，还邀请在群众中具有较高声誉的医务人员对防控、防护知识进行的权威解读，并制作视频和动画，编辑微信，在我院微信公众号、服务号和抖音上发布。如我院呼吸科医生演示的《如何正确洗手》《口罩的正确穿脱方法》等视频材料因简单易学，被市卫健局推荐在市内商超、公众场所播放，取得良好的宣传效果。

三、疫情背景下基层医院档案编研人员的素质要求

1.要求档案编研人员增强政治敏锐性

根据“外防输入、内防反弹”的工作要求，各级政府进一步强化了对医疗机构感染防控、发热门诊管理、患者收入院管理、陪护、探视管理、强化核酸检测、开展院内感染风险排查等工作，将产生大量的档案资料。基层医院档案工作重点应围绕上述工作，调整工作思路，提高政治站位，在思想上、政治上同以习近平同志为核心的党中央保持高度一致，及时跟进疫情防控形势发展，及时掌握和收集相关文件材料，确保文件材料不散失、不散落，确保疫情防控档案及时归档并得到妥善保管，以保证档案编研资料来源完整、丰富。

2.要求编研人员主动参与疫情防控工作全程档案资料管理

由于档案具有时效性，在不同条件下档案会发生失值、降值、增值，因此档案收集、编研工作不能等、靠、要，按照应收尽收、应归尽归的原则和规范化管理要求，建立和完善档案管理专门机构，制订档案收集归档范围，指导疫情应对部门以及疫情防控工作人员做好疫情防控档案资料的收集、整理和归档以及开发利用。要密切跟进、掌握疫情应对进展情况，确保疫情防控推进到哪儿，档案工作就跟到哪儿，编研就延伸到哪儿。及时收集防控过程中形成的文字、图表、照片、音像材料、电子数据以及凭证性实物等材料，保证档案材料的原始性、完整性。同时，由于疫情的发生发展具有突发性，决定了档案资料的形成具有偶然性和随机性，因此在收集方法上，不能按照固有模式，像常规工作那样以固定的组织机构为主，而必须随着事件的发展，以各个阶段的应急组织形式进行收集。比如，我院随着临时隔离点的设立，产生了许多档案资料，但由于隔离点距离医院较远，档案部门人手不足，无法到现场收集资料，我们就挑选了在隔离点上班、责任心强、政治敏锐性高的一名护士负责收集档案资料，并每日上报档案部门，防止了档案资料的缺失。又如，我院派出的2名援武汉方舱医院医护人员，他们既是防疫人员，又是档案人员，从他们报名到方舱医院休舱再到返程回家，他们几乎每天都与医院档案工作人员至少联系一次，收集了许多珍贵的视频、照片、日记、实物等档案资料，我们及时进行加工编研，在各级电视台、微信公众号、政府官网等主流媒体推送，同时制作图片展板和短视频分别在文化广场展出和户外电子屏播放，形成了巨大的宣传效应，社会反响强烈。

3.要求编研人员技术创新

新冠疫情防控要求公众减少流动、取消聚集，在此要求下，一方面利用电视等传统主流媒体融合文字、图片、视频、直播等多媒体手段进行疫情信息传播，另一方面微博、微信公众号、客户端、短视频平台、电子屏幕等多媒体平台形成多矩阵报道体系，这些媒体形式不受时空限制，使报道的时效性得到进一步增强，满足当下用户群体对信息的需求。

随着这类网站网页、微博微信、短视频平台等新媒体技术的广泛应用，给档案编研带来新路径、新方法，其强烈的感官冲击力、实时互动性、阅读便捷性等优点，为档案利用者带来新体验。比如，小视频、小动画几秒钟的视频或几句热门网络用语等就将档案编研成果生动地呈现出来，增加了编研成果的可读性和感染力。因此，在新媒体环境下，要求档案编研人员树立媒体意识，改变手工加工处理档案信息的传统方法，提高档案编研效率和档案利用率，形成基于“互联网+”的思维模式，突出数字化、共享化、个性化为主要特征传播理念，将静态档案材料变为动态档案。要积极更新现代技术知识，掌握微信、微博、动画、视频制作等新媒体技术操作和处理能力，掌握媒体运作规律和技巧，并付诸实践。如运用微信图文编辑器、各类视频编辑软件等对档案信息进行处理和存储，制作成集文字、图像、声音、动画、音乐等多种形式于一体的新媒体成果，使档案编研成果更具可读性与可视性。同时借助网站、微信、聊天群等社交媒体，分享最新档案编研成果，使编研信息的传输和传播达到极佳效果。

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