大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题与推进策略探讨

2021-08-12张仁芬

兰台内外 2021年16期

摘要：大数据时代环境下，积极推动地方高校档案信息化管理不但可以进一步提高地方高校管理水平，同时还可以加快促进学校管理工作趋向于智能化、现代化。现阶段，社会信息化技术广泛应用，高校档案信息化管理工作也由此步入新的发展时期，迎来了重大挑战以及机遇，如果能够实现档案管理信息化目标，则可以使档案管理工作效率显著提升，为地方高校的各项工作打下坚实基础。但是由于目前国内地方高校信息化档案管理工作存在诸多问题，必须要通过科学化的方式进行妥善处理，从而进一步提高地方高校档案信息化管理水平。基于此，本文围绕大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题与推进策略展开深入探析。

关键词：大数据时代;地方高校;档案;信息化管理

信息化档案管理是档案管理工作深化改革过程中一个发展方向，信息化档案管理工作涉及的信息规模非常庞大，可以为档案使用者提供非常全面、详细的档案信息量。现阶段，高校信息化档案管理建设仍处于探索阶段，运用合理化的方式对该方面问题进行妥善处理是地方高校推进档案管理建设工作过程中的重要途径。由于各方面因素的影响，国内地方高校档案信息化建设工作的发展时间相对较短、起步较晚，并且在档案信息化管理方面存在诸多问题，如信息化基础设施比较落后、人才信息化管理意识淡薄等。在大数据时代深化变革的环境之下，地方高校档案管理必须要切实满足数据时代转型发展需求，扭转传统档案管理工作理念，加快推动档案信息化基础设施建设工作，对各项资源进行整合，优化创新档案信息化管理机制。近几年，随着高等教育体制改革逐步深化，地方高校学生的人数占比越来越高，无论是档案数量，还是档案种类、来源、内容均越来越多，并且档案形式逐渐趋向于多元化、复杂化，档案工作在学校管理工作过程中变的愈发重要，档案信息化建设已经成为地方高校发展过程中亟待解决的一个问题。

一、大数据时代地方高校档案信息化管理的内涵以及重要性

1.地方高校档案信息化管理的内涵

高校档案主要是指高等学校在开展教学、科研、管理以及其他活动过程中所形成的信息数据，包括声像、图片、文字等一系列内容，是高校中的重要信息资源，其不但可以充分、全面的展现高等院校的教育教学水平，同时还是切实维护高校面貌的一项重要工作。加快推动档案管理信息化是档案管理工作开展过程中的核心，其中档案管理信息化主要是指通过现代化数字技术、计算机技术、网络技术等，对档案信息资料进行整理分析，从而实现对档案资料的科学化、合理化应用，实现档案信息共用共享的目的。高校档案信息化建设主要是为了提高档案资源的利用率，结合学校实际发展需求，大规模建设计算机网络，对照片、纸质档案、音频资料等进行数字化建设。高校档案管理信息化建设是中国高校推动数字化校园建设过程中的核心内容，同时也是实现档案资源向数字化、信息化转变的一条重要途径，可以有效提升中国高校档案资源的利用率，其最终目的是加快推动中国高校馆藏信息资源数字化，对传统档案管理工作进行转变，为学校、社会等各方提供高质量服务，推动高校档案工作逐步趋向于规范化、数字化。

2.地方高校档案信息化管理的重要性

其一，提高档案管理工作的实际效率，严格控制各项管理成本。对于国内诸多高校来讲，档案管理是非常重要的一项工作，档案管理工作水平将会对档案资源的价值产生直接影响，同时还极有可能会阻碍高校管理现代化发展进程。地方高校档案资源相对比较丰富，但受到管理模式、存储空间等一系列外部因素的严重影响，导致档案资源未得到充分利用，资源存在分散，并且管理成本也非常高，利用率较低等。开展档案信息化管理工作时，借助信息技术可以优化创新档案管理模式，把分散的档案信息资源进行整合，实现统一化管理。一方面能够有效提升档案信息管理效率，防止出现档案由于长期管理而产生丢失、错乱等问题，保证档案信息资源的完整性，使档案资源的价值得到进一步提升;另一方面实现档案信息数字化的目的，还能够对档案管理过程中的成本进行严格管控，提高档案资源利用效率。

其二，提升档案信息质量以及各项决策的合理性。地方高校制订管理决策时，为了保证所制订决策的完整性以及合理性，实现资源的有效配置，提高资源利用率，那么首先要进一步完善与丰富各类信息资源。档案信息资源具备诸多突出优势，如来源广泛、可靠性相对较高、种类丰富等，而地方高校在制订决策的过程之中，也会将这些档案信息资源作为一项重要参考。积极推动档案信息管理还能够提高高校所制订决策的合理性以及科学性，同时还可以利用现代化数据对相关分析技术进行深度挖掘，提高各项信息技术的价值，为高校各个部门的决策制订提供重要参考。

其三，增强档案社会服务能力，满足档案信息发展时日益多元化的需求。档案信息化服务实质上是档案管理工作在发展过程中的一个主流方向，可以有效满足档案管理方面的实际需求。在传统模式下，档案管理工作服务范围非常有限，并且各类档案资源的价值没有充分展现。而实现档案信息化管理之后能够从本质上处理档案查询、利用等诸多层面所存在的约束，为高校各个部门提供高质量服务，进一步拉近高校、用户间的交流，发挥相应的功能。

二、大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题

1.档案管理思想落后，管理意识淡薄

在大数据时代环境下，地方高校若想实現高校信息资源现代化，那么必须要高度重视档案管理工作，但是由于各方面因素影响，中国诸多高校并不重视档案管理工作，高校领导阶层缺乏对档案管理的正确认知，未从宏观层面对档案管理在学校工作过程中的重要地位进行分析。同时，高校一些档案工作者也存在墨守成规、不思进取等一系列问题，这些人受到传统思维观念影响，在档案管理工作方面不求创新，只求安于现状。高校的领导人员、档案管理工作人员并未深刻认识到档案管理工作的重要性以及必要性，管理意识相对比较薄弱，对高校档案管理信息化产生了不利影响。另外，国内诸多高校的档案管理工作人员并非专业人士，甚至一些人员并不是通过严格招聘而来，绝大多数档案管理人员均没有经过专业化、系统化教育或者培训，没有掌握档案管理方面的理论知识，而且实际操作技能相对较低。在一些二级学院中，甚至没有配备专门的档案管理人员，而是由教学管理人员兼任，并且变动十分频繁，正是由于兼职，导致档案管理工作水平相对较低，影响了档案管理工作的发展。所以，必须要根据档案管理工作的实际状况，根据目前中国经济社会发展状况，制订合理、完善的档案管理工作方针，强化相关管理人员的意识。

2.数字化向数据化转化不够，档案信息化管理系统兼容性不强

高校在推进档案数据建设工作的过程之中，档案数字化档案是一项重要工作，如果没有数字化工作作为重要支撑，那么档案数据化建设更是无从谈起。对于大部分高校档案管理工作来讲，其档案资源均以纸质档案、磁盘、照片、音频资料等为主，虽然近些年随着科学技术的发展，国内各大高校也在积极推动无纸化办公，电子化档案逐步增多，但是数据收集、收据管理工作仍不够规范合理。档案数据化实质上就是档案数字化的一种拓展，若档案数字化是指通过计算机对档案进行处理，则档案数据化则是指充分应用档案信息资源，但是国内诸多高校的档案管理部门在开展各项工作的过程之中，仅仅注重档案数字化工作的发展规模，并不会对其价值进行分析，进而导致档案数据化成果质量、作用等受到严重影响。所以，在推进档案数字化建设的过程之中，必须要树立坚定、正确的档案数据化理念，数字化资源均应当向数据化进行转变，确保档案成为具备较高价值的数据。在具体实践操作的过程之中，国内诸多高校均结合自身实际发展状况建构了一套档案信息管理系统，但是由于该系统一般是由档案馆或者有关部门自行构建，并没有实现与学校其他部门有效对接，存在兼容性较差的问题，并且档案信息资源无法在学校各个部门之间实现共用共享，造成档案信息资源的利用率较低，档案资源的收集、整理成本显著提高，对档案信息化管理效率造成不良影响。

三、大数据时代地方高校档案信息化管理的推进策略

1.转变观念，树立现代档案管理意识，加强信息化人才队伍建设

从严格意义上来讲，档案实质上是一种具备较高价值的资源，而开展档案管理工作的核心便是使档案资源的价值、服务质量得到进一步提升。大数据时代下，地方高校应当根据自身的实际发展状况以及需求，积极应用现代化管理模式，消除传统档案管理模式的弊端，认识到档案管理工作的重要性，把档案作为一项具有较高价值的财富，对档案信息化管理工作给予密切关注。与此同时，还必须深入贯彻坚持新型发展理念，将大数据思维引入到档案管理工作过程之中，促进档案数字化建设，对现有档案资源进行整理，对档案资源的价值进行挖掘，拓宽档案服务功能，推动档案管理工作趋向于现代化、专业化。同时，还要高度重视信息化人才队伍建设工作，对于档案信息化管理工作来讲，其具备较强的专业性，组建一支综合素质高、专业技术能力强的管理团队是地方高校推动档案信息化管理工作过程中的一项重要内容，同时也是国内诸多高校在开展档案信息化管理工作过程中的重点工作以及难点工作。地方高校在组建专业化人才队伍的过程之中，需要把档案信息化人才归类至人才建设规划领域，积极引进档案信息化人才，并通过多元化的方式进一步提升档案管理者、工作人员的信息素养，从而为进一步推动档案信息化管理工作提供重要保障。

2.加快整合档案信息资源，提高档案信息管理效能

从本质意义上来讲，档案信息资源整合就是从多个维度、多个层面挖掘档案信息资源的价值，从而妥善处理档案管理部门与其他部门之间在沟通交流过程中所存在的复杂化问题，在推动档案信息资源共用共享方面发挥着重要作用。在对档案信息资源进行整合的过程之中，主要可以从两个方面入手，一是必须要做好顶层设计工作，结合学校实际发展状况，制订档案信息资源整合规划，并通过合理化的方式推动信息共享机制的建构，确保学校每一个系统与学校其他系统进行对接，如人事系统、教务系统等，真正意义上实现信息资源的共用共享，确保档案信息资源可以为各个部门的决策制订提供重要参考。在业务方面也必须要实现协同对接的目的，从而是为档案信息资源的整合奠定良好基础;二是高校在开展档案管理工作中，还必须要引入大数据技术，结合实际需求整合檔案资源，并挖掘其中所蕴含的价值，找出不同资源之间所存在的关联性，然后从多个维度对资源进行剖析，挖掘资源中所蕴藏的实际价值。同时，为了进一步提高档案资源的价值，地方高校还应当充分考虑用户的实际需求，对服务方式进行优化创新，通过微信、微博等各种网络服务平台开展多元化的档案服务，扩大档案资源的应用范围，充分发挥档案资源的价值，逐步提升档案管理水平。

四、结束语

总而言之，随着中国科技水平的提升，社会上的各个行业均在发生着重大变化，而地方高校档案管理工作也因此而产生了重大变革，即逐步趋向于信息化、智能化，工作效率大大提升，并且档案资源的价值得到充分展现，但是也要正视档案信息化管理工作过程中所存在的问题，妥善处理、积极完善各项规章制度，进而提高我国高校的档案信息化管理水平。

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