大数据背景下施工企业档案管理信息化建设研究

摘 要：随着人工智能、5G、云存储等信息技术的进步和发展，施工企业广泛应用公文、财务、合同、全经营周期管理等业务系统平台，在经营和发展过程中所产生的电子档案成倍增加，导致施工企业档案管理工作的难度不断加大。大数据时代的到来，为施工企业档案信息化管理工作提供了强大的技术支撑，运用大数据技术，构建一个信息量大、资源利用率高、数据处理速度快的档案信息管理平台，以推进施工企业档案管理信息化进程。

关键词：施工企业;大数据;档案信息化;工作策略

档案工作是施工企业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作，随着社会发展、科技进步，档案工作正在经受前所未有的考验与挑战。档案信息化工作如何开展、档案工作如何满足企业发展需要，是当前迫切需要解决的问题。本文从档案管理信息化建设的必要性、弊端、建设思路等方面，对大数据背景下施工企业档案管理信息化建设进行探析。

一、大数据背景下施工企业档案管理信息化建设的必要性

档案信息化，是指在档案管理过程中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理，在利用方面极大地提升便利性。档案信息化管理模式围绕“对档案实体的保管和利用”，全面转向档案信息的数字化存储，并为潜在的需求提供更高效率的服务，最终使档案工作进一步朝向规范化、数字化、网络化、社会化发展。目前，档案信息化建设在我国社会已经取得了共识，建设过程必须遵从文档一体化、双轨并行制、确保网络安全三项原则。

1.首先，大数据即为巨量资料，或称为海量数据，是指基于对客观存在的海量数据进行整体性的统筹梳理，分析出内在的规律后，由企业决策者按照新的模式处理相关事宜，以期形成更强的决策力、洞察力，并使企业的业务经营流程得到全面优化。大数据时代的信息处理特点主要集中在五个方面，分别为大量、高速、多样、价值密度、真实性。

（1）大量。在信息爆炸年代，任何企业均需围绕海量数据展开分析。如果数据不足，或是因来源狭窄导致总结出的规律不具备代表性，则企业的战略规划必然受限。

（2）高速。信息的传递速度必须具备“即时性”，如果错漏关键信息，则企业将会失去发展机遇。

（3）多样。当前，全球经济形势虽然错综复杂，但经济一体化是发展的必然趋势。在未来，传统认知中“毫不相关”的事物之间，均可能产生“化学反应”，进而形成的新生事物，很可能带动一个或数个行业的整体变革。

（4）价值密度。大数据时代的市场环境，在宏观层面趋于稳定，在微观层面充满商机。对于企业决策者来说，正确判断机遇中的价值密度、有所取舍，方可使利益最大化。

（5）真实性。海量数据时代，信息五花八门，企业若要有所发展、决策者若要有所作为，首要工作在于区分信息的真实性。

综合而言，施工企业为了应对大数据时代带来的市场竞争模式变革，必须主动且深入探索大数据的实质。否则，企业便会面临被市场淘汰的风险。

其次，档案管理信息化发展是时代赋予施工企业的任务，必须高质量地完成。随着技术的提升及自我定位的转变，很多施工企业的经营范围已经扩大至涵盖工程投资、建设、施工、咨询、监理、养护、运营等全产业链，具体的业务领域包含公路、桥梁、隧道、铁路、城市轨道、城市综合开发、市政、房建、电务、水利等几乎所有类别。面对如此庞大的业务范围，如果施工企业的档案管理工作效率仍旧长期停滞在低下水平，则企业的综合发展速度必然大受影响。因此，施工企业需围绕投资方式、业务范围等进行系统性的信息化档案管理平台建设，以期在PPP、BOT、政府付费、股权合作等方面，围绕相关资料进行深度了解，从而为企业决策提供更加合理的依据。

大数据时代，施工企业必须与时俱进，如果在档案管理方面处于落后状态，仍然实行传统的人力或初级信息化管理模式，在对接合作单位时，很可能产生新的问题。因此，大数据背景下，施工企业档案管理信息化建设势在必行，没有任何转圜余地。

二、大数据背景下施工企业档案管理信息化建设过程中存在的问题简析

目前，绝大多数施工的管理者已经意识到建设档案信息化管理平台的重要性，并为此展开规划。

1.在施工企业中，加强对工程成本的管理，不断降低成本支出具有十分重要的意义

一般而言，工程成本切实降低表明施工企业的活劳动和物化劳动方面确实做到了“节约”，企业的劳动生产率也会得到相应提升。为了进一步减少开支，部分管理者将视线放在档案信息化管理建设方面，希望减少后续的资金支持。此种行为的弊端在于：（1）档案管理信息化建设的价值无法在短期内，通过量化的方式予以呈现，但企业发展过程中一点一滴的变化，均与档案信息化管理息息相关。比如，围绕档案，总结历史工程中可提升之处，梳理合同条款制定过程中存在风险的内容等，均会使企业的整体运行逐渐规范化。如果降低档案信息化建设与管理方面的固定支出，短期内施工企业表面上不会出现任何“不良反应”，但隐患早已埋下。（2）檔案信息化管理必须借助电子计算机和互联网。如果减少资金，导致管理软件无法及时更新，或是硬件存储设备等未能定期接受检查，一旦发生网络安全或是硬件设备损毁等事件，则施工企业的档案资料很可能出现不可逆转的丢失，进而为企业未来的发展蒙上阴影。

2.档案管理信息化建设过程较为盲目，未遵循三条基本原则

（1）成语“狡兔三窟”的道理同样适用于档案管理，即任何文件资料均需有纸质版的原件以及电子档案。其中，电子档案需复制多份，分别存储于施工企业档案管理部门的硬件存储设备以及移动存储设备中，当其中一项设备出现故障时，还可通过另一存储空间实现调用，避免施工企业的业务运行受到影响。（2）纸质档案与电子档案之间的“双轨并行机制”在实际运用时，往往在一些细节之处发生问题。在大众的认知中，通过电脑整理并打印文档的过程具备较高的精确度。但实际上，人们常用的word、wps办公软件，均建立在后台程序代码稳定运行的基础上。一旦软件本身出现故障，很可能在不知不觉间出现不为人所知的问题。比如，通过扫描方式，将纸质档案录入为电子档案时，一些手写的数字或符号很可能被程序软件判定为“非目标符号”，进而为后续的档案管理工作造成干扰。

在大数据背景下，施工企业档案管理信息化建设的过程中，需保证足额的资金支持，采用科学、合理的方式，提高谨慎程度、切忌盲目。否则，档案管理信息化必然流于形式，无法真正发挥作用。

三、大数据背景下施工企业档案管理信息化建设的可行性思路分析

1.施工企业档案信息化管理平台体系构建

（1）档案管理的应用层。即包含电脑、手机在内的智能设备与档案管理人员的交互界面。施工企业的管理者在与第三方档案信息化管理软件企业开展合作时，务必明确提出“UI交互界面便捷、清晰”的要求，既方便日常操作，也便于与其他合作单位实现目标档案信息的无障碍传递。

（2）具体交互功能模块。一是安全策略模块。与电子计算机的智能安全识别策略系统相似，对访问信息化档案管理系统的来访人员授予不同的权限，避免档案安全受到威胁;二是度量（计算）模块。前文提到，大数据时代，基于海量数据展开分析，找寻潜藏在数据背后的客观规律，进而为企业的战略规划决策提供高质量的参考。因此，度量模块的功能性在于，对开源的数据信息访问、下载的次数及类型等进行统计和整理，可在一定程度上分析出当前市场与施工企业业务开展相关的信息，进而发挥出信息化档案管理平台的最大价值;三是用户评价模块。广义的档案信息化管理平台，必须具备与用户交互功能。比如，某施工企业与合作单位围绕数据信息的传输、电子档案的网上对接等开展工作时，如果己方平台的可操作性能、权限验证时间等环节未能达到相应标准，导致信息传输失败，或是权限与功能之间不匹配，则来访人员可在该模块进行评价，“督促”施工企业尽快整改。上述三个具备具体交互功能的模块各自具备独立的参考数据库，分别储存不同类型的信息，避免发生混淆、错乱等问题。

（3）档案管理数据存储模块。具体交互功能的三个模块与对应的参考数据库，仅仅实现对信息的收集和分类整理，尚无法完成信息的深度分析。因此，必须借助档案管理数据存储模块，实现相应的功能。第一，安全策略模块的相关信息会传递至深层信任管理模块，逐渐围绕档案的信息化管理形成规范制度;第二，度量（计算）模块的相关信息会传递至多元信息资源数据分析模块，使档案信息化管理平台的安全级别逐渐完善;第三，用户评价模块的相关信息会传递至行为评估模块，进而形成更易于用户及来访者接受的档案信息检索机制;第四，除了上述三个深度功能模块之外，档案管理数据存储模块还需具备独立运营模块，主要进行符合效应分析，目的在于使施工企业的信息化档案管理机制不断更新、水平不断提升。

2.施工企业档案管理全面信息化的具体做法

第一，很多施工企业认为，“档案电子化”的理念在于“积极开展原始电子档案的归档和接收”，希望将来自企业内部及大量外部合作单位的电子档案完全整合，进而将档案管理工作从“内部”不断提升至前端，梳理前端控制理念，并将档案管理工作的重点放在业务的综合处理和后期档案统一管理上。基于现代电子档案信息化管理原则看待上述观念，该理念具备可行性和统筹性。并且，对档案的价值和正确运用、管理做出了新的判断，以及通过信息化档案管理过程，施工企业开展业务项目的过程更具系统性。首先，“档案究竟是什么”——档案是指人们在各项社会活动中直接形成的、能够以多种形式呈现的、具有保存价值的原始记录。其中，“原始记录性”是档案的本质属性。一般而言，原始记录作为与事件发生时刻最接近的记录载体，其真实性最高。因此，将原始档案完成统一的规划与整理，实质上是在提升施工企业的内部管理水平。其次，施工企业前期围绕各项业务进行综合管理，后期统筹整合档案的模式，与现代企业经营发展过程中，在内控工作方面采用的全面预算管理制度高度吻合。如此一来，施工企业参与的每一个项目、在每一个环节中的具体工作内容，包含与合作单位签订的合同、获得的施工签证、增值税发票等可以作为档案留存的书面凭证，均会得到整体性的妥善处理，从而实现高质量的档案信息化管理。

第二，与外部合作单位围绕档案管理、信息传递等开展工作时，如何设置电子档案传输流程、如何确定电子数据交换接口，相关的标准必须根据实际情况而定。一般情况下，各合作单位之间应该具备统一标准，均需根据制订的数据规范完成电子档案的交付计划。比如，在某项大型市政工程开展期间，承建单位普遍采用如下方式，对电子档案的填写、提交等进行规范。首先，具备投标意愿的单位，应该在承建单位或政府相应门户网站中，下载对应的模板。所有填写内容均应按照相应要求（包含格式要求）进行填写。其次，按照规定，将电子档案纳入数据光盘、U盘或其他移动存储设备中，采用面对面形式完成提交。最后，需要注意的是，尽管施工企业自身可能具备信息化档案管理平台，原则上可以通过平台与平台之间的网络对接，实现电子档案的传递。但网络传输的弊端之处在于使用第三方软件，理论上存在“无法控制的安全威胁”，故必须按照承建单位的相关要求，从安全实际出发，完成电子档案的传递。

3.施工企业强化信息化档案管理系统的安全措施分析

大数据时代的另一项特性在于，海量数据的面向对象并非单一个体，而是所有人。因此，施工企业能够获得何种数据信息资源，其竞争对手同样能够获得。基于大数据背景构建信息化档案管理平台后，施工企业固然可以在内部控制工作环节实现提升，但与此同时，面向众多用户开放的管理平台也应采取以下几项安全措施。

（1）获得不同权限的档案网络平台来访者，只能获得包含其当前层级在内及以下的档案资料。因此，平台管理者必须时刻注重搜寻“bug”，防止因程序发生错乱而导致暂时性或长期性权限混乱问题。

（2）围绕档案信息的开发、使用需进行内部梳理。比如，在国家有关政策调整前，施工企业的部分档案属于“可开放”范畴，但受政策调整的影响以及企业自身的发展需求，某些档案将会具备“机密性”。因此，管理人员需要及时获悉此类信息，完成对开放档案的全面梳理，对一些特殊档案进行下限处理，避免关键信息外泄。

（3）针对一些机密等级极高的档案，无论采用何种存储形式，均应实现“隔绝”，即纸质档案只应存在于企业的核心保险箱中;能够连接存储重要档案移动存储设备的电脑必须时刻处于可监控状态。

四、结语

在大数据背景下，施工企业建设档案信息化管理平台迫在眉睫。除了提高常规的档案管理工作效率之外，围绕信息化档案管理模式，企业还可提高内部控制管理工作的质量，从而使企业全面进步。但“信息化”面临的风险在于，开放平台不可能“万无一失”，数据存储、信息传递的过程均面临风险。因此，系统性强化信息化档案平台的管理水平，保障信息安全，是施工企业在档案管理方面需要重点考虑的新课题。

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（作者单位：中交第二公路工程局有限公司）

基金項目：中交第二公路工程局有限公司2020年度管理创新项目：智慧档案管理课题（项目编号：ZJRGJ-GL-2020-09）。

作者简介：韩佳丽（1989—），女，汉族，陕西渭南人，研究生，馆员，研究方向：档案管理。