从干部人事档案看学生档案管理工作

吴迪

摘 要：干部人事档案是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想品德业务能力和工作情况的反映，是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用干部的一個重要依据，是党管干部的具体要求，其准确性、真实性、完整性关系到干部队伍建设的严肃性、公平性。干部档案中的早期材料因关系到出生时间、学历学位、干部身份等关键信息而显得格外重要。这部分材料很多形成于求学时期，因此学生档案管理便显得尤为重要，加强学生档案管理对干部人事档案管理有重要意义。

关键词：干部人事档案管理;学生档案管理;档案意识;档案工作

干部人事档案作为反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源。然而，在历年的干部人事档案审核、检查中，仍然发现很多重要材料丢失、部分材料涂改、组织认定存疑等诸多问题，其中以最基本的“三龄两历一身份”认定为例，出生时间认定、入学历认定、干部身份认定都离不开干部人事档案的早期材料，包括入团志愿书、学生登记表、毕业生登记表、授予学历学位的材料、派遣证等，并且随着干部队伍学历的逐年提高，很大一部分干部的入党材料都形成于在校期间，这就逐渐凸显了学生档案准确性、完整性、真实性的重要意义。

一、学生时期形成的档案材料现状

干部人事档案的10类材料中，形成于在校期间的主要包括：入团（党）志愿书、学生登记表、毕业生登记表、授予学历学位的材料、派遣证等，这些材料作为出生时间认定、入党时间认定、学历认定、干部身份认定的重要依据，是干部人事档案中最早期、基础的档案材料，却也是出现问题最多的部分。

入团志愿书作为最早记载出生时间的档案材料，存在着因不符合入团条件而故意填大年龄、审核不严造成的学生随意填写出生时间、团档案丢失造成的档案造假等问题，从而在干部出生时间的认定上给组织工作带来困难，或者给干部本人带来不必要的麻烦。

学历学位档案材料中，毕业生登记表、学生登记表、学历学位材料等，存在填写信息不完整、代写代填代签现象，普遍存在学籍材料零散不完整、利用率不高等问题。

派遣证（报到证）作为干部身份认定的重要材料，却没有得到足够的重视，部分学生在自己保管过程中发生丢失，部分学校派遣证（报到证）花名册保存不善，导致干部身份认定困难。

二、高校学生档案的管理现状及原因

1.学生档案管理工作受重视程度不够

干部人事档案管理作为组织人事部门的重要工作内容，其制度体系、程序环节、检查督导都日渐规范和严格，相比之下，学生档案管理工作则显得受重视程度不够，缺乏指导性、约束性的制度，各地区、各高校执行标准不一、审核把关尺度不一、接收转递程序不一、管理部门归属也有所不同。造成这一问题的原因主要是重视程度不够，对于学生档案重要性认识不足，学生档案管理部门随意性很大，档案接受、审核、整理、清查基本处于被动状态，没能从学生的纵向发展考虑去规范档案管理工作，也没能将学生档案管理工作真正融入学校的教学建设过程中，导致学生档案管理工作投入不足、硬件落后、管理松散。

2.专业档案管理人员缺乏

一是学生档案管理人员数量严重不足，二是现有的学生档案管理人员专业性不强，业务水平参差不齐。很多学校做不到学生档案管理专岗专人，学生档案往往由其他岗位人员兼职管理，流动性也相对较大，由于高校学生数量庞大，2019年我国在校普通本专科（不含研究生、成人本专科生、网络本专科生）大学生共30315262名，根据办学规模，学生档案数量从几千到几万不等。一人要管理成千上万份学生档案，在很多高校往往由学生代为审核整理。现有的档案管理人员业务素质参差不齐，尤其是中高职院校，大多数档案管理员都不是专业出身，缺乏应有的专业技术职能。产生这一问题的原因是多种多样的，既有高校编制限制的原因，也有相应专业培训配套不够完善的原因，还有因兼职管理学生档案产生的时间精力分配不合理导致的管理投入不足等原因。

3.学生档案意识淡薄

由高中入高校、由高校派遣到教育主管部门或由人才市场代理过程中学生档案意识不强，往往会造成重要材料，如受表彰奖励等材料未归档、重要材料如派遣证（报到证）丢失、整卷档案丢失、人事代理不及时或不规范问题，很大一部分是由于学生档案意识淡薄造成的。而学生的档案意识淡薄，很大程度上是因为高校的档案宣传开放程度不够。什么材料应该入档、什么材料必须入档、档案对自己有什么影响，大多数学生不是十分清楚，也很少能看到与之相关的宣传等。

4.档案转递不规范

学生档案的转递过程中，机要交换的使用率特别低，大部分采用快递或者由学生本人带来（走），这就为学生档案管理工作留下了很大的隐患。分析原因，主要包含以下几个方面：一是机要意识不强，归根结底还是对学生档案管理工作的重要性认识不足;二是机要程序复杂烦琐，学生档案转递往往数量大、时间集中，传统的机要交换效率难以满足转递需求;三是高校、档案接受单位、机要管理部门缺乏有效的协同机制。

干部人事档案都是在学生档案的基础上建立形成的，以上问题的发生很容易导致学生档案的真实性、准确性、完整性缺失，档案的利用率不高，在干部人事档案的建档过程中，会无形中增加组织人事部门的工作量。

三、进一步提高学生档案管理水平

为进一步提高干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，把好档案材料的入口关、转递关、真实关、准确关，提高学生档案的真实性、完整性、准确性势在必行。

1.加大宣传投入，提高宣传力度，普及档案知识，提高档案意识

将档案意识提升纳入学校日常建设管理范畴，将档案宣传列入财政预算，增加宣传投入;丰富宣传形式，将档案意识提升贯穿学生在校期间各阶段，可以通过在入学通知书、报到须知、新生公开信中增加档案管理内容，从进入高校之前就开始强化学生档案意识;可以通过新生班会、专题公开课、专题宣传展板，融入典型的档案利用案例等多种形式，普及档案知识，可以进一步强调学生档案的重要性;可以通过毕业指导中增加档案管理内容、对毕业生增设选修课程等形式进一步强化学生档案意识。