现代企业制度下企业档案管理研究

吴薇

摘 要：随着现代公司的改革和发展，公司内的各种管理任务也发生了重大变化。过去在规划经济中所使用到的档案管理相关体制已经无法满足现代业务体系，除此之外，对于现代企业制度下的生产和运营要求也是很难达到满足。因此，我们急需将传统的档案管理体制进行改革创新，建设能够符合现代企业需求的档案管理体系，这是现代企业发展所不可避免的重要趋势。本文主要谈论的也是现代企业制度下对于企业档案管理的相关研究，希望能够为我国现代企业的档案管理做一些力所能及的事情。

关键词：现代;企业制度;档案管理;研究探讨

对于企业的档案进行有效的管理，是企业管理最为基础的一项工作，同时它也是确保企业的经济利益以及合法权益的重要工作，除此之外还能够促进保护历史的真实样貌，为我们留下一份珍贵的历史遗产。该管理体系很好的完善和规定了对于企业档案管理的相关组织制度以及体系，同时将它们做好了相应归纳划分，更是将其与现代企业的主管部门做好了有机结合。但是在现代企业档案管理工作中，依然在实际工作中存在着很大的缺陷或是漏洞，亟须人们的解决，同时需要有人能够提出相应的对策，以防止和解决好存在的问题，用以最大程度改善企业档案管理的工作，提高档案管理的效率，让企业体系可以更为完善健全。

一、企业档案管理的相关原则

1.坚持真实性

现代企业档案管理最为主要的目的在于能够为企业提供真实有效的信息资源，从而能够帮助企业可以依据真实可靠并具有科学性的信息，做好相关决策。由此，我们能够得出企业档案管理第一需要坚持的原则便是真实性，也只有真实性信息才是有效的，因为一旦信息虚假，那么可能会给企业最终决策造成巨大错误，可能会严重威胁到企业发展，带来巨大损失。因此，我们需要确保档案信息的真实性，确保所记录的相关档案都是在企业生产经营过程中真实发生的，而不是虚假的信息，也只有这样才能推进企业做出正确、科学的决策。

2.坚持系统性

企业档案管理工作具有系统性的特点，因此它也必须要遵循相关系统原则。换句话说，对于企业的各种文件、材料和信息等都必须按照相关规定进行不同类别的归纳划分，并且清楚而系统地提交记录，以便在需要时可以快速找到它们。这样相关工作人员在查找需要获得的信息和文档时，能够大大提高工作效率。

3.坚持全面性

对于企业来说，最宝贵的资源在于它的企业档案，因为这些档案真实记录着企业的发展历史，以及它的真实生产经营状况。只要它与公司有关，无论任何信息都必须存储在公司档案中，并且任何内容都不应省略。因为只有这样，才能有效确保企业档案管理的全面性，使得相关工作人员可以更好地帮助公司开展未来的工作。

4.坚持有效性

企业在档案管理中还应该遵循有效性原则，确保采集的信息是有效性的。对于信息有效性的确定，可以从价值有效性和期限有效性这两个层面来实现。首先，是价值有效性，企业获取相关的信息和资源之后，要对得到的信息进行筛选，并做好分类，对于有意义信息保留下来，对于没有价值信息则可以及时排除，这样才能在较短时间内获得更多可靠和真实信息，不占据存储资源，凸显档案管理的优势。其次，是要确保信息期限的有效性。当前我国已经全面进入了信息化时代，每天都会产生海量的信息，并且信息更新速度非常快，因此在进行档案管理时，一定要选择期限有效性的信息来实现管理。比如，企业通过信息平台发布招标公文等需求时，档案管理部门要及时采集信息，并将相关的信息传输给相关的部门，由相关的部门结合现实需求来寻找有意向顾客。在这个过程中，就要确保档案管理部门采集和发布的信息是在有效期限之内。

二、现代企业档案管理中所存在的相关问题

1.档案管理意识薄弱

伴随着我国企业制度的不断改革推进，我国企业档案管理有所改善，并且受到了越来越多人的关注。不过基于盈利的角度去看，我们能够发现它与企业其他工作进行比较，档案管理工作仍然是企业工作中边缘以及发展较为落后的一个工作内容。这种现象出现原因更多在于中国企业档案管理意识相对较弱，而且缺乏对于档案管理重视程度。特别是随着市场经济持续进步，该行业领导者越来越多地关注企业经济利益，对于档案更多是流于表面管理，对于那些似乎和公司经济利益不相关的工作往往采取忽略和轻视态度，又加上进行档案管理工作人员并没有加强对于该工作的重要性认知，因此只是将其简单作为一项整理档案的工作，所以自然而然会在进行管理的时候，缺乏认真的态度，总是草草了事。

2.档案管理人员问题

企业档案管理工作作为一项具有较强专业性以及机密性工作，它需要有专门的工作人员进行专业档案管理。但是因为大多数的企业对于这项工作并不怎么重视，因此很多企业并没有着重招聘这一方面的专业人才，又加上我国对于这一类人才本就缺少，因此使得我国现代企业的档案管理很难达到其真正的需求。与此同时，大多数的企业又是极力追求经济效益，这也就是使得它们只是重视和招聘生产经营上的人才，而不去招聘档案管理的人才，甚至一些企业并不设置档案管理的专业人员，只是让别的部门的工作人员兼职做这项工作，结果可想而知，企业的档案管理效率十分堪忧。又因为一些企业档案管理的相关工作人员并没有经过专业系统学习，因此很可能导致档案的缺失，影响档案的正常运用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因为不是专业管理人员，在进行管理的时候，并不知道档案如何合理分类，这也因此导致企业人员在查看获取相关信息的时候，存在很大困难，无法让档案管理的真正价值得以体现，对档案管理工作造成严重的影响。

3.档案管理的相关设备较为落后

在当前阶段，我国企业对于档案管理相关资源投入并不多，因此这也就导致很多企业用以档案管理的相关设备十分落后，而且有的甚至在进行档案管理的时候，依然在使用传统方法。例如，采取手工编辑又或是手工检索等传统方法，投入使用的现代信息技术设备较少，因此造成很多因为人工疏漏所出现的问题或是一些错误，这样极大阻碍了企业正常工作，而且稍有不慎，就可能将重要档案資料丢失，造成企业不能得到有效进步和发展。