网络平台下的高校档案信息资源共享机制探讨

曹倩

摘 要：社会信息化水平持续增高，社会公众信息知情权呼声日益高涨，对于高校档案信息快速获取的需求愈加强烈。同时，由于现代化校园建设偏重于科学、高效教学理念，这也为规划开发档案信息资源管理机制提供基本理论支撑。因此，根据实际高校档案信息资源建设需求，对网络平台中共享机制建设瓶颈进行处理，全力完善优化高校档案信息资源共享机制，实现便捷、安全、有效地信息资源管理。文章首先阐述基于网络平台高校档案信息资源共享核心含义及作用，然后对建设现状与建设方向进行逐条说明，最后提出高校档案信息资源共享机制。

关键词：网络平台;高校档案;资源共享;开发机制

当前，高校现代化网络建设不断深入，网络平台及相关信息技术在各项管理工作中都发挥出重要作用，是当前开展创新教学的重要组成部分。各类信息资源管理系统彻底改变了传统高校教学管理模式，如“教务网络管理系统”“教学质量监控管理系统”“科学技术成果信息检索系统”“教师发展信息管理系统”“学生发展信息管理系统”等。多元化、多层次的系统类型为高校信息资源建设提供重要内在支持。但是，由于以往主要采用“由上而下”建设方式，使建设成效较为分散，导致信息资源管理水平高、应用实效低的状况。此类信息资源管理模式也被称为信息孤岛，严重影响高校信息资源共享的实效性，制约了相关管理系统的标准化、统一化发展。因此，高校档案信息资源建设管理应充分融合创新型信息技术，向建立健全信息资源共享机制提供技术支持，最终提升各部门之间信息数据交互共享的高效性，克服高校档案信息资源共享障碍。

一、网络平台下高校档案信息资源共享核心及意义概述

1.高校档案信息资源共享核心含义

基于网络平台进行信息资源管理共享机制建设的核心意义就在将分布于不同位置的计算机网络进行连接，在协议的规范下展开通信，以实现软件、硬件、网络数据、信息资源等元素的互联共享，整体上而言，能够将其划分为软环境与硬环境。网络平台架构下的高校档案信息资源管理可以理解为高校的数字化信息库，利用数字化技术将高校档案整合至网络平台中，以便对信息资源展开处理与使用。同样，只有通过特定的档案管理程序才能将信息资源录入到相应系统中。从本质上分析网络平台下的档案共享，可以提高人们对于参与系统应用的效率与体验，充分使用能够获取的信息。需要注意信息资源与物质资源之间存在较大差异，物质资源共享保有量会由于参与人数的增多而降低，但是信息资源本身的价值不会由于资源共享、整合、复制而减少。

2.高校档案信息资源共享功能作用

（1）完善档案信息，扩充馆藏结构

高校档案信息资源本身具备丰富的内涵和宽广的外延，能够将现存资源进行科学整合，建成系统化的信息资源库，以此发挥共享及传播作用。同时，利用网络平台将高校档案信息资源征集规模扩大，并将进一步完善信息资料内容，保证信息资料结构多元化。高校档案信息资源共享功能还能进一步扩大档案馆藏容量。

（2）满足高校对档案信息的利用需求

在信息化技术与网络平台建设不断提高的背景下，高校信息数据量出现大幅增长，以往信息采集模式逐渐难以满足快速增加的信息需求。因此，基于现代化网络技术的高校档案信息资源应开始对管理机制与开发模式进行转变，进一步推进高校档案信息资源共享化建设水平，为使用者创造更加完善、优质的信息资源服务。

（3）适应高等教育发展

当前信息发展进程仍在不断加速，需要共享机制建设者明确信息技术在当前社会发展的重要资源作用，并向教育教学、科学研究、管理规划提供相应服务，辅助领导层做出正确决策指引，从而建立切实有效的信息资源服务体系。因此，将高校档案信息资源进行整合与共享管理，能够满足高等教育发展的需求。

二、高校档案信息资源管理现状及发展方向

1.高校档案信息资源管理建设现状

首先，大部分高校中的各个部门尽管已经创办了独立的信息资源管理系统，且为高校的教学、科研等活动提供资源支持。但是，由于高校中各个部门的工作特征、职能、内容都存在一定的差异，导致档案信息资源不具备标准统一性。高校内部工作网络化、共享化、自动化程度较低，缺少相对统一规范的管理。

其次，当前高校档案信息资源在网络平台中的建设有所提升，通过设计开发自动化水平较大的管理系统，生成了海量电子文档，这些文档都需要尽快被相关档案管理系统收纳。但是，诸多高校的档案管理系统与自动化管理系统没有进行有效连接，使海量电子文档分布较散，难以进行有效收纳与查询。

再次，當前高校在档案资源信息数字化建设方面相对欠缺，多数档案信息资料没有整理为电子或数字的形式，能够参与网络平台共享机制的信息量非常匮缺，导致其本身或加工出来的利用价值较低。

最后，高校档案资源管理队伍建设专业化水平较低。根据相关统计数据得出，教育部直属的高校档案馆（室）现有72个，专职档案管理人员为750名，其中仅有450人毕业于档案学相关专业，剩余300人仅参与过档案上岗培训和继续教育。同时，档案管理人员对于网络技术与信息处理的掌握程度普遍较低。

2.高校档案信息资源共享发展方向

（1）运行保障层面

高校想要实现档案信息资源管理机制的有效运行，必须提前做好运行保障工作。只有确保运行保证层面能够提供有效支持，才可以使高校档案信息资源在多种网络平台中长期、有效进行共享传输。需要注意的是，高校在建立档案信息运行保障方案过程中，需要参考标准规范机制、法律法规机制以及利益平衡机制的内容与含义。

（2）协同发展与激励层面

强化高校档案信息资源共享机制是建立在学校各部门的共同建设上，不仅需要利用合作机制约束作用，还需要对激励策略进行强化。考虑到高校档案信息资源不属于公共物品，也不能由任何人进行随意获取。因此，有必要通过制订相应协议与规则来强化约束力。通过建立健全各高校的协同发展策略，明确各部门的权利与义务。同时，在激励方面进行强化，提高交流频率，对档案信息资源进行经验分享，充分调动各个部门参与共享机制的主动性，从而实现共享服务质量的提高。