谈如何提升社会人力资源档案管理的规范性

孙晓溪

◆摘  要：规范高效的档案管理能够为单位各项工作的开展带来诸多便利和支持，在新时期下，档案管理的重要性更为凸显，我们应当在清楚认识到档案管理工作重要价值的前提下，以更加科学规范的方法落实好社会人力资源档案管理，真正发挥出其价值与作用。本文结合笔者实际工作研究，探讨了如何提升社会人力资源档案管理的规范性。

◆关键词：人力资源;档案管理;规范性;提升策略

在新时代背景下，社会人力资源档案管理必须要始终坚持与时俱进，根据单位各项业务工作的开展情况，尽快转变档案管理理念，促进档案管理模式的创新与转型，在确保档案管理工作规范开展的基础上提升档案服务水平，以创新的档案管理工作助力人力资源与社会保障局各项工作的有序推进。

一、社会人力资源档案管理的重要性

在人资局开展各项工作的过程中必然会形成大量的文件档案材料，主要涉及到人资保障业务和人力资源档案，是国民生计档案的重要组成部分，其中不单单包含了重要人力资源的基本信息资料，同时也客观准确记录了地区人力资源发展、流动情况，与劳动者未来的工作与发展息息相关，因此规范科学开展好社会人力资源档案管理工作意义重大。确保档案资料的安全完整即是保障民生基本权益，促进社会和谐稳定的重要基础，然而从当前社会人力资源档案管理的实际情况而言，档案管理工作的开展处于较为被动的状态，过去的档案管理工作模式难以适应时代发展的要求，所以档案管理工作人员必须要尽快转变自身思想观念，真正认识到社会人力资源档案对于劳动者未来发展的重要性，明确岗位职责与使命，主动增强工作积极性，灵活应用现代技术开展好档案管理工作，推动单位档案管理规范性的持续提升。

二、提升社会人力资源档案管理规范性的对策

（一）建立健全档案管理制度

首先，明确档案管理基本流程，针对档案材料的收集、整理、归档、开发利用的全过程制定清晰明确的工作标准，科学设置档案管理工作流程，为档案管理工作提供准确指导，保证档案管理的规范有序推进;其次，建立完善奖惩制度，借助于完善的奖惩制度来激发档案人员的工作积极性，让其能够认真对待自身岗位，如针对档案管理工作的开展情况展开定期考评，对考评结果优秀的人员给予物质或精神奖励，考评不合格的予以惩罚;最后促进档案管理规章制度的优化和完善，结合人资局当前的实际工作需要来对档案管理制度予以更新和调整，确保档案管理工作真正能够做到与时俱进，对档案管理方式方法进行明确规定，促进档案管理效率的持续提升。

（二）推进实施信息化建设

人力资源档案管理部门必须要尤为重视信息化建设工作，如此一来不但能够减少人力物力成本，也可以显著提升档案开发利用效率和服务水平。要灵活应用现代信息技术方法来对档案管理工作予以规范，促进档案管理水平的不断提升。一是应当结合档案管理工作的实际开展情况和单位各项业务对档案管理的具体需要，明确档案信息化建设的相应标准;二是应当与单位内部各部门、各科室积极沟通，争取其支持与配合，对各岗位人员分配档案信息化工作任务，推进单位整体信息化工作水平的提升;三是应当促进不同单位之间的社会人力资源档案共享，深化和其他单位之间的交流，深入挖掘档案的利用价值，促进档案服务水平的提升;四是必须要尽快建立档案信息化管理平台，促进人力资源档案实现信息化监管，保证档案文件材料的安全性和完整性，提升档案管理的科学化水平。

（三）提升档案管理人员素质

一方面应当重视做好培训教育工作。近年来信息技术已经在各政府单位中普及应用，针对社会人力资源档案管理工作来说也提出了新的要求，但部分档案管理工作人员信息技术水平不足，影响到档案信息化建设工作的深入推进。所以必须要定期组织开展培训教育活动，让更多档案管理人员能够熟悉掌握信息技术基本操作，促进其实践能力的培养和提升，借助于讲座活动、技能比赛、参观学习等多元化的方式组织培训，为确保培训效果还应当对档案管理人员实施定期考核，充分调动其学习积极性。另一方面，营造良好的档案管理工作环境，例如说能够在办公室顯眼位置张贴和档案管理技术方法相关的标语，开展工作经验、心得交流活动等。另外要定期开展交流学习活动，可以让本单位档案管理工作人员到其他单位进行观摩学习，吸取他人的先进做法和成功经验，将其应用到自身工作中来。

（四）完善档案管理的基础条件

应当为社会人力资源档案管理工作的规范高效开展提供一个良好的环境，确保相关设备设施完善，档案室应当配置好计算机、扫描仪、照相机等现代化工具，严格开展好防火、防虫管理，确保档案室干净整洁。针对纸质档案来说应保证其不受到环境因素的影响而出现损坏问题，而数字档案资源必须要做好安全管理工作，避免出现重要档案资料泄漏或丢失。为提升档案管理质量，还需要给予档案部门充足的人力物力财力支持，处理好资金不足的问题，适当增加档案管理工作经费，招聘更多专业的档案管理人才。另外，应当统一档案管理工作标准，社会人力资源档案管理相关的内容较为繁杂，只有设置统一明确的标准才能够确保档案管理工作的规范开展，比如说档案收集、查阅调取流程，数字档案的存储与管理等。

三、结语

总而言之，社会人力资源档案管理工作属于一项动态性、长期性的任务，在实际工作中档案管理人员必须要深入认识自身工作的重要意义，结合时代发展要求，积极应用现代信息技术促进档案管理效率的提升，充分发挥出社会人力资源档案的价值与作用，为各行业、各单位和广大群众带来更加高效、规范、便捷的档案服务。同时也能够为促进人资局各项工作的有序开展做出更多贡献。

参考文献

[1]郎方.新形势下人力资源和社会保障档案管理[J].区域治理，2019（50）：89-91.

[2]王黎明.探究人力资源档案管理的影响因素与建设对策[J].现代经济信息，2019（19）：125.