国家重大项目档案管理系统建设浅析——以国家地震烈度速报与预警工程项目为例

文·朱少华

随着我国防震减灾事业的飞速发展，国家重大地震科技项目不断增加，作为项目管理重要组成部分的项目档案工作，严重滞后于项目的发展速度。在“十三五”、“十四五”期间，国家投入了大量的经费支持防震减灾事业的发展，国家地震烈度速报与预警工程项目就是近年来中国地震局的重大建设项目，项目完成后将成为全球规模最大的地震预警系统。项目的信息化程度要求项目档案的管理也必须实现电子文件、数码照片等的及时收集、整理、归档，达到与项目同步前进的目的。本文以国家地震烈度速报与预警工程项目为例，对国家重大项目档案管理系统建设作简要探讨。

一、建设背景

图一 软件部署框架图（software deployment framework diagram）

国家地震烈度速报与预警工程项目（以下简称“预警项目”）将在全国新建和升级改造5000余个地震台站、1个国家级地震烈度速报和预警中心、31个区域级分中心。在全国4个重点地震预警区（见图一）建成以地震基准站为主的地震预警骨干台网，形成上述地区的破坏性地震预警能力。建立覆盖所有县级行政区划单位、以地震基本站为主的地震烈度速报骨干台网，形成全国范围的地震烈度速报能力。通过预警项目建设，增强地震参数和震源参数速报能力、灾情快速评估能力，为政府应急决策、公众逃生避险、重大工程地震紧急处置、地球科学研究提供及时丰富的地震安全服务和数据。

项目中运用各种软件辅助工程建设，随之产生了大量的电子文件，但与之相应的项目档案管理系统建设却未开展起来，还停留在纸质文件的收集归档上，对电子文件和数码照片的收集整理归档不能做到及时、高效，与项目建设产生脱节。2021年1月1日实施的新档案法，国家对档案信息化建设也提出了明确要求，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。这些条款的具体内容为今后档案工作的发展指明了方向。档案单套制的推广普及，数字档案室的方兴未艾，加快了各行业内档案管理数字化的进程，同时也给档案工作者提出了更高的要求。作为国家重大项目的档案管理工作也必须跟上时代的步伐，与项目建设同步进行[1]。

二、建设目标

预警项目档案是中国地震局在项目建设的筹备、立项、施工、验收等过程中形成的有保存价值的文字、图表、音视频等历史记录。

根据国家档案局出台的“建设项目电子文件归档与建设项目档案管理暂行办法”和“机关档案管理规定”等一系列档案信息化建设的工作内容和建设思路，预警项目的档案管理系统要建成覆盖档案全流程的业务功能，包括档案的接收、分类、鉴定、预归档、查阅利用等功能模块，形成不同部门、不同载体、不同阶段统一有序的整体，实现对原文材料的管理、发布和检索利用，对整个项目的科学研究、资源开发等产生积极的效果[2]。

系统要完成以下几个目标：一是满足档案领域的相关标准要求；二是灵活可靠；三是具备高适用性；四是兼容性和用户体验良好。真正实现项目档案的信息化管理，提高项目档案管理的效率和水平，全面实现档案的统一化和标准化；缩短项目竣工材料的编制时间，节省人力和费用。

三、系统建设

（一）建设内容

预警项目作为国家级重大项目，一定要保证项目档案的完整、准确、安全和有效利用，留下珍贵的原始凭证，真实记录好这一项目的全过程。通过档案管理系统的建设，要实现从项目前期到项目验收各个阶段文件材料的全过程跟踪和检查，整个项目建设实现档案的同步管理。

该系统具备以下几个特点：一是项目全过程文件材料管理的设计；二是项目档案统一编制方法设计；三是档案收集、整理、利用全过程管理监控设计；四是完善分级、分部门、分层级的设计；五是灵活的用户自定义、自调整的设计。

该系统的功能模块可包括两个层级：第一层级可按照预警项目各子项目进行模块设计：台站观测系统分项；数据处理系统分项；通信网络系统分项；地震信息服务系统分项；技术支持与保障系统分项以及监理单位、项目文件综合管理（项目办）。

第二层级为项目档案综合管理；档案的收集、分类、预归档；档案的扫描；项目数据的移交；项目数据的统计分析等。主要实现项目中的各参建单位，包括建设单位、施工单位、监理单位等在项目建设过程中形成的全部文件材料进行及时的管理，同时也对电子文件、扫描文件、工程图纸电子版及其原件进行有效管理，从而有效的指导各参建单位文件材料的归档，方便项目档案的汇总和整理。项目竣工后向主管部门移交完整、系统的项目档案资料数据也变得简单、方便和快捷，节省了时间、人力和财力，能够提高项目档案管理水平。系统支持在线移交和离线移交，针对不同子项目，可实现单机档案数据采集整理和网络档案数据传输，各个子项目亦可单独进行档案管理。具体设计应按照技术人员便于操作和档案归档流程顺畅而确定两个层级的先后顺序。

（二）系统服务对象和内容

系统主要服务于整个项目参建单位，使其在项目建设的不同阶段及时收集好各类文件材料，并在项目竣工后向主管部门移交完整、系统的项目档案资料数据也变的简单、方便和快捷，节省了时间、人力和财力，能够提高工程档案管理水平。

该项目以中国地震局台网中心为中心，每省项目中心部署一套终端，由各省项目中心对项目档案进行归档，系统支持在线移交和离线移交，针对不同项目，可实现单机档案数据采集整理和网络档案数据传输，各个项目单独进行档案管理。保证各省既能独立使用数据，又可向中国地震局台网中心移交汇总数据，同时便于后期监督检查。（见图二）

图二 文档移交系统（archive transfer system）

（三）系统实施原则及途径

建设系统时一定要遵循标准化、适用性、全过程、安全性和系统性的原则，并且具有软、硬件资源共享，数据多重应用，跨平台运行等特点。系统实施的途径主要包括系统规划、系统开发、系统实施、用户反馈等。首先，将系统模块进行细致规划，把不同载体的档案细致分类；其次，要确保档案数字化信息真实可靠安全，能够长期保存使用。再次，便于利用。无论是科技成果转化、大数据的运用，都能通过点击页面了解详细情况，方便科技人员利用和档案人员管理。

四、项目档案信息化建设中面临的困难与对策

在机关档案信息化建设中，项目档案较其他门类档案的信息化水平明显滞后。一方面项目档案管理沿用着纸质档案的收集、整理归档模式，且重点项目一般建设周期较长，涉及单位和人员较多，收集整理难度很大。一套完整合格的项目档案必须结合多方机构提供的文件材料才能形成。在此项目建设过程中，还有中国铁塔等合作方，不同机构文件材料的编写方式和能力存在差距，难以统一。这些原因导致项目档案归档不完整、不及时、质量参差不齐等问题，为后期的审计、验收和利用都带来诸多不便。另一方面，由于缺乏既会档案管理又能熟练进行计算机软件开发的人才，导致相关部门对项目档案信息化建设不重视，经费上不给予积极支持。

项目档案主管部门要主动作为，积极开发一套适应预警项目建设的档案管理系统，特别是基于网络平台的档案管理系统，既能实现项目建设各个阶段不同业务处理的电子化，又能实现文档数据、信息处理自动化、规范化，从而更加快捷、准确、全面地提供管理决策信息，真正做到预警项目的全程动态管理和实时控制。使项目的主管领导和技术人员切实看到项目档案在项目管理中发挥的重要作用[3]。

大数据时代正在迫切要求档案工作高质量发展，在档案数字化、信息智能化等方面要有所作为，预警项目档案管理的组织结构、档案处理流程与方法、档案信息系统建设一定要满足项目信息化的需求，加快建设步伐，以达到与项目科技化水平相一致的目的。