基于大数据时代下的自然资源部门档案管理创新

2021-07-12汤沛淳

兰台内外 2021年9期

摘要：自然资源部门在进行各项自然资源开发保护的过程中留下的资料及记录即为自然资源档案，对于之后部门各项工作的开展有极为重要的指导和参考意义。如何更加高质量地保存和使用档案资料成为管理者必须思考和解决的问题，大数据时代为档案管理工作提供了新的方向，也对档案管理者提出了新的要求。本文从自然资源档案含义及管理特点出发，分析传统档案管理存在的问题以及大数据时代下自然资源档案管理面临的挑战，并提出有效创新策略，以期为自然资源部门提升档案管理质量、最大化发挥档案价值提供参考。

关键词：大数据时代;自然资源;档案管理

自然资源档案是国家档案的重要组成部分，各级管理部门在实施自然资源开发和保护工作时产生的各种资料及数据都包含在内，含义丰富，实现自然资源档案的科学管理可以有效推动资源合理配置，提高各种问题的解决效率，为其提供法律依据，进而为社会稳定发展提供保障。大数据时代下，传统自然资源档案管理模式已经逐渐无法满足现实发展需求，因此利用大数据技术实现档案管理现代化成为发展的必然趋势，同样也为相关管理者和自然资源部门提出了更高要求。

一、自然资源档案含义及管理特点

1.自然资源档案含义

所谓自然资源档案就是对自然资源开发管理过程中存在和产生的相关材料进行记录的文件资料，各级自然资源管理部门在进行工作时都将产生资料，其中包括影像资料、声像资料、文字资料以及图标等，可以为自然资源的合理配置提供依据，实现自然资源科学管理，促进社会稳定发展。

2.自然资源档案管理特点

（1）重复性

与之前的国土资源部门相比，如今自然资源部门职能更加多样，其中所涉及的档案也就更为丰富，分支也越多，各分支之间必然会存在一定的重合和联系，因此档案管理呈现重复性特点。人员在对某一资源进行管理时必将综合查询其他各方面资料，因此工作内容就具有了广泛性和复杂性，所有这些都要求各个自然资源档案管理部门仔细进行信息核查，确保工作的准确有效。

（2）保密性

自然资源档案内容极为丰富，涵盖范围极广，其中部分档案就与国家安全和利益直接相关，因此对于档案管理人员来说遵从保密性协定是其基本职责之一。另外，信息技术的发展推动了自然资源共享，其中数据档案在网络环境下也存在一定不安全性，相关部门必须加强安全性建设，在多方面信息相互交融的同时实现保密性的提升。

（3）丰富性

在新一轮机构改革中，国土资源部门增加了海域资源管理以及建设规划、林权登记等职能，进行了自然资源部门的重新组建。因此较之前所涉及范围更加丰富，同時按照标准和类型的不同又可将档案分为会计类、实物类、文书类、音像类、科技类等门类，档案相互交叉进一步提升了档案资源的丰富性。

（4）长期性

自然资源档案管理并非短期工作，而是一项专业性极强的系统工程，相关人员在实施档案管理时需投入大量的物力、财力，因此长期性也成为了自然资源档案管理的一大特点，相关管理人员需要花费大量精力和时间进行档案编制。同时，自然资源档案时效具有长期性，相关档案工作者需要分析和研究自然资源实际情况并对其进行系统整理，工作量大、持续性强，只有保证资源信息的实时、准确，才能充分发挥档案资源在资源问题解决中的有效作用。

二、当前自然资源档案管理存在的问题

1.管理方法落后

大数据时代为社会各项工作提出了新的发展方向和思路，但是目前而言，部分单位在进行自然资源档案管理时缺乏大数据思维，仍然使用传统管理方法实施档案管理。但是随着自然资源范围的扩大和内容的愈发丰富，传统人工管理方法已经无法满足现代化社会需求。利用现代大数据技术及相关信息技术进行档案信息管理成为自然资源部门必须发展的方向。落后的管理方法将无法处理海量自然资源相关信息，不仅极大增加了人员工作量，且错误率较高，在后期档案查阅时也耗时耗力，极大减少了档案资源使用频率，进而造成资源浪费。

2.管理制度不完善

因管理制度不完善，导致当今自然资源档案管理存在诸多问题：一方面管理制度不完善造成档案的移交、借阅缺乏严格流程规定，易使档案遗失，与此同时，在保密性方面也缺乏严格制度规定，这在很大程度上增加了重要信息泄密风险;另一方面，缺乏统一管理制度使得档案管理不规范、目录设置不统一、登记错误等问题频出，造成管理混乱，在后期进行自然资源档案查找时极为困难，降低了档案资源使用频率。

3.信息化程度不高

我国科技发展有了重大突破，信息技术在人们的生产生活中应用范围愈发广泛，但是仍存在部分自然资源档案管理部门不能将现代信息技术充分融入至档案管理工作过程中。部分档案管理部门缺少专门档案管理软件及平台，阻碍档案管理信息化发展进程，不仅人员工作量极大，且错误发生率极高，易造成纸质材料的丢失、破损。

三、大数据技术融入自然资源档案管理面临的挑战

1.数据共享平台搭建不完善

缺乏专门数据共享平台直接降低档案管理效率及利用率，这主要是档案管理部门受传统思想束缚，认为档案管理仅是纸质档案的保存而未将档案看成是价值极高的信息源。数据共享平台搭建的滞后主要存在以下几个方面原因：一是自然资源部门领导人并未重视档案管理的信息化发展，看轻了自然资源档案价值;二是相关档案管理人员缺乏信息化思维，对于各信息软件不熟悉，无法有效运用于实际工作中;三是自然资源部门在档案管理信息化发展方面并未予以充分的资金支持，档案管理相关硬性设施不充分，更新速度慢，无法满足实际发展需要;四是数据共享平台的搭建需要各部门通力协作，树立信息思维，以现代信息技术为支撑共同完成的庞大工程。但是在实际发展过程中，各部门之间存在协调困难的问题。相关档案管理部门耗费大量人力、物力、财力实施纸质档案的收集管理，但是却存在利用率低、人员工作压力大等弊端，愈发不能适应现代社会发展需要。对纸质档案进行数字化转化已经成为自然资源部门必须着手实施和解决的问题，否则将无法满足社会对于自然资源档案的需求。

2.档案利用模式落后

当前形势下，多数自然资源部门仅将工作重点放在日常窗口业务办理之中，即使部门有专门技术工作人员也仅是重视档案的前期业务和窗口服务，而对于后期海量材料的归档则重视度不高，因此工作质量较低。就管理工作人员而言，部分管理人员并非专业出身，且责任意识、敬业意识均有待加强，不重视自身能力的提升和管理方式的创新，但是因为自然资源部门所涉范围极广，因此每年形成的档案材料极多，人员进行人工归档和查阅成为不可能，人员工作压力极大。因此将会造成大量积压档案，归档及时性不佳，致使档案的数字化转化受阻。所有问题出现的原因主要是自然资源档案管理信息化起步较晚，在查阅和管理方法方面仍呈现滞后状态，纸质档案仍然占据主要部分。因此档案材料积压、数据信息不及时、材料统计不完善等问题频繁发生，阻碍了信息化档案管理的实现。查询和利用方法的滞后主要体现在资源检索有较大缺陷、内容不完善等方面，无法满足现代社会对于档案资源的发展需要。

3.信息化管理制度有待健全

目前，自然资源部门在实施档案管理时仍以传统方法为主，因为信息化建设较为滞后，因此相关部门尚未形成完善信息管理方法和体系，故而存在档案管理人员信息化思维缺乏、管理程序系统性不强、安全制度不完善等问题。信息管理制度处于发展完善状态，在管理过程中缺乏科学化、法治化思维，所有这些都极大增强了自然资源档案管理隐患。相关管理部门必须推动完善信息化管理制度的健全，严防信息泄露等问题的发生，为自然资源部门科学稳定发展提供保障。

四、大数据时代下的自然资源部门档案管理创新策略

1.完善自然资源档案管理系统

大数据时代下的自然资源档案管理需要对海量数据实时收集、储存、分类和使用，且要以自然资源部分发展实际需要为基础，在档案资源库中进行有价值信息的筛选和提取，后通过重新整合满足用户需求。因此以大数据技术为依托的档案管理系统的建立和完善成为必然，通过大数据简化分析流程，最有效地进行自然资源档案信息的整合、分类、储存，同时提高有价值信息的提取效率，全面提升档案资源管理效率，为用户和部门提供高质量服务，提升档案资源应用有效性。

2.开发新型档案管理服务

自然资源档案既包括地质矿产、土地测绘等信息，也包括建设规划、海域资源管理等内容，所涉及信息均是档案资源核心数据，对此类信息需实施一体化管理以提升管理有效性，以大数据技术为基础进行数据库的构建是实现档案信息集中管理的有效途径，能够实现档案收集、管理以及后期应用的统一管理。大数据管理系统应将所有自然资源档案管理职能纳入，制定严格管理流程和制度，以大数据管理为主要方法构建协调高效档案管理系统可以最大化实现数据资源共享的及时性、广泛性和有效性。不仅如此，对于目前自然资源档案管理制度不完善等问题，相关管理者要从管理体制、业务规范、以及管理模式等方面出发，根据发展实际探究大数据档案管理的创新策略，紧随时代发展潮流，通过制度的完善和新型档案管理服务的开展实现自然资源档案一体化管理。

3.加强人员大数据相关知识培训

大数据人才缺乏同样是目前自然资源档案管理需要面临的主要问题之一，因此重视大数据人才培养是有效提升档案管理质量、准确性和档案数据处理能力的必要途径，这也是大数据背景下檔案管理工作一大难点。而大数据技术在此形势下优势明显，具有运算速度快、数据储存量大、实时对比分析、及时性强等优势，将其应用于自然资源档案管理可以最大化发挥档案资源价值，为自然资源部门开展下一步工作提供指导和参考。因此，相关部门要重视人员大数据相关知识的培训，在进行档案管理相关知识传授以提升人员专业能力的同时全面提升人员大数据意识以及计算机应用能力，提高系统软件使用熟练度，实现人员知识结构的更新和知识量的扩大，提升责任意识，激发档案管理工作积极性，提高服务创新能力。

4.建立数字化管理平台

自然资源管理部门若想实现资源管理的大数据化发展就必须进行数字化管理平台的构建，与整个部门互联网建设同步，加大资金投入，购置数字化管理平台必须的硬件及软件设备，组织专业人员进行专门化网络系统的构建，在部门内形成统一管理平台，也可与其他部门更好实现资源共享，获得访问权限的人员可在任何时间、任何地点进行所需档案资源的查询。数字化管理平台的建立不仅可以提升档案管理便捷程度，还能进一步实现资源的共享，提升资源利用有效性，提升档案资源使用价值，推动自然资源部门整体向智能化、数字化方向发展。

5.创新档案资源管理途径

创新档案资源管理途径是自然资源部门在大数据背景下需要完成的重要工作内容之一，将大数据技术融入至档案管理工作中无疑可以极大提升工作效率，但是如果没有配套档案资源管理方法也无法最大发挥档案资源价值。相关工作者应注重对于其他领域档案管理成功经验的借鉴，将其与自然资源档案管理发展实际相结合，探索出可行、高效的管理方法和途径。其中PDCA循环法是最具有参考价值的方法之一，即通过计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和行动（Act）有效提升档案资源管理质量。

五、结语

自然资源档案管理对于自然资源的科学管理、合理配置有重要意义，大数据时代的到来为档案管理提供了新的机遇和挑战。自然资源档案管理是专业性极强的系统性工程，同时具有保密性和政策性的特点，因此相关管理人员必须树立责任意识，严肃面对档案管理工作，在加强档案管理相关知识学习的同时树立大数据思维，将现代信息技术应用于具体档案管理工作中，提升管理效率和质量，推动档案管理向现代化、信息化、数据化方向发展，顺应时代发展需要，为社会稳定发展提供数据支撑。

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（作者单位：宁德市霞浦县自然资源局）