基于“互联网+”背景下的医院基建档案信息化管理策略

摘 要：基建档案是医院档案管理工作的重要内容，是医院开展工程建设竣工验收必须要使用的资料，对于医院今后的日常管理以及对医院的改建、扩建都有重要的参考意义。在“互联网+”背景下，医院基建档案的管理活动将会更加便捷。本文对当前医院基建档案工作的现状进行分析，并结合信息化时代的最新特点，探讨医院基建档案管理的策略。

关键词：“互联网+”;医院基建档案;信息化管理

医院是重要的社会公共服务机构，随着人们生活条件的不断提升，对医疗服务有着很高的要求。但是目前医院的条件与人们的需求之间还存在很大差距，为了满足人们多元化的就医需要，各级医院都在不断展开工程建设。在工程建设开展过程中会产生大量基建档案，按照传统的方法来展开基建档案管理，已经无法适应当前信息时代档案管理的需要。为了更好地促进档案管理活动的开展，需要对基建档案的信息化管理进行研究，探索“互联网+”时代背景下基建档案工作开展的策略。

一、基建档案对于医院管理工作的作用

1.是竣工验收必备的条件之一

在医院基建工程开展过程中，会形成大量原始档案，涉及工程建设的设计、审批、招投标以及现场施工工程监理和竣工验收等多方面的内容。这些原始档案涉及了工程建设的各个方面，有文字资料、图片资料、视频资料等多种类型，这些资料都是工程竣工验收必須要参考的资料。同时，根据国家建设部门发布的管理规定，工程建设单位也需要在日常的管理活动中，及时将工程建设项目各个环节产生的文件资料统一收集整理，按照档案管理规定来建立健全建设项目档案，很多地区都将工程建设档案作为竣工验收的重要内容。如果工程建设档案没有做好，将会直接影响基建工作的竣工验收，所以基建档案管理工作是一项非常重要的管理活动，医院必须要对此项工作高度重视。

2.有利于医院后期的管理和扩建维护

在工程建设项目完工之后，对基建档案进行不断完善和管理是一项非常重要的工作。因为在工程项目竣工投入使用之后，根据需要，在后期会对工程项目进行扩建和维护，在扩建和维护过程中，都需要参考工程建设项目的资料。这些资料就是基建档案，基建档案不仅具有重要的参考价值，也是改建扩建以及后期维护的重要依据，在工程项目竣工验收完成之后，如果使用过程中发现重大问题，借助基建档案可以帮助人们快速查清是哪一环节出现问题，对于划分责任有很大的参考价值。同时，借助基建档案人们也能制定出工程建设项目维修、维护的方案，这对于促进工程建设质量问题的解决也有很大帮助，也能减少因为责任划分而产生的矛盾纠纷。基建档案中记录了工程建设过程中各个环节的重要原始资料，尤其是工程建设的图纸，对工程建设过程中各项数据都有非常明确的记录，这些都是改建扩建工作开展的依据，借助这些资料可以加快施工进度，保证施工顺利进行，同时医院在后期的工程建设过程中，也可以积极吸收和借鉴基建档案中的数据，对工程建设的可行性以及工程费用，施工时间等做出科学的判断，对于促进医院管理工作的开展，有着非常重要的意义。

3.能够促进医院档案工作管理水平的不断提升

基建档案是医院档案工作的重要组成部分，但是由于基建档案涉及很多工程建设项目的内容，具有非常强的专业性，因此很多医院的档案管理人员对于基建档案都存在不熟悉的现象。在医院的档案管理工作中，涉及到很多方面的档案，具有传统的人事档案、会计档案、病历档案，同时还有医院的医疗器械以及教学科研工作开展过程中形成的档案，这些档案都具有非常强的专业性，对医院档案管理人员的管理水平提出了很高要求。在这种新的形势下，借助医院基建档案管理工作的开展，可以使医院档案管理人员加深对基建档案的认识，这对于快速提升医院档案管理人员的管理水平有很大帮助，当工作人员的管理水平不断提升之后，也能很好地促进医院档案管理水平的不断提升和改善。

二、目前医院基建档案管理的现状

1.管理效率低下

尽管基建档案是医院一项重要的管理活动，但是在基建档案的日常管理与维护过程中。由于档案管理人员缺乏对工程建设活动的认识，对基建档案的重要性也存在很大的不足，导致他们在档案管理工作中，无法有针对性的开展档案管理活动，大多以应付的心态来展开对此项档案的管理。工程项目在建设过程中涉及的档案资料众多，按照传统的档案管理思路和方法，很难对基建档案进行系统化的管理，同时由于档案管理人员缺乏对工程项目资料的全面认识，在档案收集的过程中，很容易出现档案的缺失，这在很大程度上也影响了基建档案工作管理的质量。在实际的管理活动中，很多医院的基建档案都存在关键内容的缺失，由于基建档案内容多，在管理工作中缺乏信息化档案管理设备的应用，导致医院的基建档案，大多不能有采取信息化手段来展开管理，这对医院基建档案的应用造成了很大影响和不便，集中体现在后期的使用过程中很难快速查找到所需要的资料。这就是当前医院档案管理效率低下的重要原因，需要医院档案管理部门认真分析并加以改善。

2.无法满足医院后期改建扩建的需要

在医院的发展过程中，为了满足人民群众的就医需要，各级各类医院都需要不断加强医院建设，扩大医院规模，这需要医院不断加大基建力度改善医院的各项基础设施和就医条件。在此项工作开展过程中，需要参考医院基建档案，但是目前基建档案是医院管理工作的薄弱环节，一直没有得到医院档案管理部门的重视，导致在医院的改建、扩建工作开展过程中，很难系统全面的参考基建档案。目前的管理现状很难满足医院的基建需要，这对医院档案管理人员提出了很高的要求，需要不断加强学习，借助信息化手段来完善医院的档案管理工作。

3.无法满足医院基建决策的需要

在医院发展的过程中，基建工作是必不可少的一项管理工作，对于医院未来的发展具有十分重要的意义，这项管理活动的开展，需要医院管理层进行科学决策。在决策的过程中，基建档案是决策工作开展的重要依据，在目前的档案管理模式下，医院的基建档案管理活动很难满足决策活动的需要。因为在目前的管理体制下，由于缺乏信息技术的应用，很多原始的基建档案都无法得到有效应用。对于一些重要的基建原始档案资料，档案管理部门并未重视，导致领导在决策的过程中很难参考到有价值的档案内容，这些严重影响医院管理层的决策活动。

4.工作人员的管理水平和技术很难满足管理需要

在信息化时代，医院基建档案工作的顺利开展，需要借助专业的人员，但是目前很多医院的档案管理工作人员在管理水平和技术上都很难满足基建档案管理的需要，大多数医院的档案管理工作都是由非专业人员开展的，导致他们无法按照规范的要求来做好档案的收集与整理。基建档案涉及的内容很多，具有非常强的专业性，各项档案的收集都需要按照建设部门的有关要求来开展，但是大多数医院档案管理人员都缺乏对此项工作的认识，对于工程建设项目的各个环节都不熟悉。很多档案管理人员在实际工作开展过程中，也缺乏深入工程建设一线进行学习和了解，导致他们在开展基建档案管理活动过程中无法系统全面地收集到工程建设项目施工过程中产生的基建档案。重要的资料都出现收集不全面的问题，这需要档案管理部门认真研究和反思，尽快拿出改善的策略和方法。

5.缺乏专业的人员

基建档案的管理是医院一项重要的档案管理工作，尽管这项工作具有十分重要的意义。但是在医院体检档案管理工作开展过程中，普遍面临缺乏专业人员的现象，这导致此项工作的开展无法有效进行，大多数档案管理人员不具有工程专业背景。因此在这件档案管理工作中，很难系统全面的将施工过程中产生的各种基建档案进行全面记录和收集，在很大程度上也影响了基建档案管理工作的有序开展。

三、“互联网+”背景下医院基建档案信息化管理的策略

1.积极使用信息化档案管理系统

为了更好地促进医院基建档案管理工作的开展，在信息化时代，要借助互联网的优势，积极使用信息化档案管理系统来开展基建档案管理工作。医院的档案管理部门要不断加强最新档案管理设备的引进，对基建档案进行数字化处理，及时将相关资料上传到档案管理系统中，按照统一的规范对档案资料进行命名和图片处理，借助专业的档案管理软件来实现对基建档案的在线检索和使用。在基建档案管理过程中，能够借助专业的管理系统和软件，不断优化档案管理活动，就能很好的促进档案管理工作的正常开展，不断提高医院基建档案的管理效率，为后期基建档案的使用创造有利条件，这需要医院不断加大对档案工作的重视程度，认真做好专业设备软件的引进，使基建档案信息化管理工作得到有效开展。

2.管理层提高认识

基建档案管理工作是一项专业性非常强的工作，为了使此项工作取得理想效果，需要医院管理层不断提高对基建档案管理工作的认识。在“互联网+”时代背景下，医院基建档案管理工作将会面临更多挑战，按照传统的档案管理思路，已经很难适应时代发展的需要。这就需要医院管理层不断加强对新形势下档案工作开展思路的学习，积极学习和借鉴其它医院的先进经验，从思想上改变对基建档案管理工作的认识。基建档案管理工作与传统的档案管理工作有很大不同，既有相同点，也有不同点，要根据基建档案管理工作的特点和当前信息化时代的特殊要求，利用先进的信息技术，来更好地促进此项管理工作的开展。只有医院管理层提高了对基建档案管理工作的认识，才能更好的领导档案管理部门来开展基建档案管理活动。

3.根据信息化时代的要求对基建档案管理流程进行改进

信息化时代，“互联网+”技术的出现为档案管理工作的开展提供了极大的便利，为了使基建档案管理工作开展的更加顺利，需要对基建档案管理流程进行不断优化和改进，为了使此项工作得到更加有效的开展，档案管理部门需要将基建档案管理工作按照接收档案、审核档案，根据审核结果是否符合要求，按照统一的规范对档案进行整理和编辑，利用专业的数字化档案处理软件进行数字处理从而实现电子化信息管理。在相关资料上传系统之后，对纸质资料进行装订、编号并入库，并及时借助短信通知相关人员。对于不符合条件的档案，要及时通知档案管理人员将档案取走并补充完善。借助对流程的规范，可以更好地促進医院档案管理工作的有效开展，只要医院档案管理部门能够根据基建档案信息化工作开展的需要，制定出明确的管理流程和档案收集内容，就能严把档案审核关，及时高效地对基建档案进行有效的管理，由于基建档案内容繁多，所以只有及时对档案内容进行数字化处理并及时入库，这样才能更好地推进基建档案管理工作的有效开展。

4.不断加强对基建档案管理人员的培训

基建档案管理是一项非常专业性的管理活动，为了使这项管理活动取得理想效果，需要档案管理部门在平时不断加强对基建档案管理人员的培训力度，为了提高培训效果，建议医院档案管理部门与工程项目建设单位和建设部门以及档案管理部门做好沟通，明确档案管理人员培训的内容，邀请行业内的专业人员来开展对医院档案管理人员的培训，通过培训加深档案管理人员对工程建设各个环节的认识。在此基础上，使相关人员能够按照工程建设项目档案管理要求来做好，基建档案的收集与归档，为了加深印象，要积极创造条件让档案管理人员深入施工一线，加强对基建工程建设过程中各个环节的认识，只有理论联系实际才能最大限度的提升医院基建档案管理人员的水平，才能更好地促进“互联网+”背景下基建档案信息化管理工作的有效开展。

5.做好人才引进

医院基建档案管理工作的顺利开展，需要借助专业的人员，为了提升此项管理工作的质量，需要医院认真做好人才引进。随着社会经济的不断发展，未来的医院基建力度将会不断加大，所以引进专业的工程管理人才也是医院一项重要的管理活动。医院要将人才引进工作作为管理工作的重点，只有为医院基建档案管理工作配备专业的人员，才能更好地推进基建档案信息化管理工作的有效开展，才能使基建档案真正发挥出最大的功效。

四、结束语

基建档案管理是医院一项重要的管理内容，为了使此项管理活动得到有效开展，医院管理部门要结合基建档案管理过程中存在的问题，不断加强学习和培训，引进专业的工程管理人才，对基建档案的管理流程进行重新规划和设计，以此来更好地促进基建档案信息化水平。

参考文献：

[1]李 峰.基于“互联网+”背景下的医院基建档案信息化管理策略[J].城建档案，2020

[2]黄富才.互联网背景下医院基建档案信息化发展措施探究[J].城建档案，2019

[3]张景华.“互联网+”背景下医院基建档案信息化发展的途径探索[J].城建档案，2019

[4]刘世杰.“互联网+”背景下医院基建档案信息化管理研究[J].城建档案，2017

（作者单位：驻马店市中医院）

作者简介：李琳（1986—），女，汉族，河南驻马店人，本科，馆员，研究方向：档案管理。