医院档案管理规范化可行性探讨

摘 要：随着社会的不断发展和进步，对于医院的要求也越来越高，而医院对于档案管理的规范化要求也逐步提升。医院的档案管理是将医院在工作活动中的，以文件、公文、电报、图表、书、信息等记录方式保存的各种载体的档案，这些档案是医院的重要财富，对于医院的信息资源管理有着重要的意义。为了加快医院档案规范化管理，各大医院都推出了医院档案管理规范化的可行性办法，本文通过探讨医院档案管理的特点，对于目前医院档案管理的现状进行了分析，并提出了新时期对档案管理的要求，以及加强医院档案管理的策略及方法。

关键词：医院档案;档案管理;科学化;规范化;可行性分析

档案是对历史情况的再现，具有重大的意义，而医院中的档案更为重要，医院中的档案具有重要历史凭据和历史参考依据，是医院发展的原始记录凭证和历史事实的证明。比如，医疗救治、科研研究、医生教学、预防保健、药品管理等各个部门都会形成以各种方式为载体的档案，保存着具有各种文字、图像、声音以及其他方式的记录着医院的档案，这些档案真实反映了医院的历史工作状况，对于医院的未来工作计划指导也有着重要的意义，即便随着时间不断的发展和历史不断的流逝，医院的医生换了一批又一批，医院的领导也在不断的更新换代，但是这些档案是医院发展历史的记录，能够长期或永久的被保存下来。因此，规范医院档案的管理，确保医院各种档案的完整，对于保障单位的稳定发展有着重大的意义。

一、医院档案管理的特征

医院的档案，对于医院而言是非常重要的凭证，医院的档案记载着医院的各项事务、历史活动、医院的原始凭证及历史资料，汇聚着医院有史以来的重要研究成果和治疗记录，对于医院的发展有着重要的意义。医院的档案管理具有规范、保密、永久等特点。医院的档案主要服务于医生、患者以及医院的工作人员。医院的档案构成主要以第一手材料为主，即我们经常见到的医生手稿、诊断证明、患者的影像资料等等，这些记录在医院的档案管理中，由各部门的人层层把关，而医院的这些档案，对于各种材质的要求都有着非常严格的要求。医院的档案大多数是私密性的管理，会被保存在相对来说较为安全的地方。档案中还会涉及到一些科研的成果，甚至一些关于医院发展方向和决策方针的东西，还有一些涉及患者隐私和个人信息的内容，因此医院的档案具有很强的私密性，我们在进行档案管理的工作时，要确保的就是档案管理的安全性，防止档案信息外露是进行档案管理工作的基础任务，也是完全需要杜绝的事件。但是在医院现有的档案管理体系中，传统的档案都是以文字和纸张记录保存的。这些文字档案大多数存放在密封盒当中，进行安全规范性的保障。这些医院档案的建立，其主要目的也是为了服务医生、患者以及保存医院的历史，为其提供更多的方便，可以说医院的档案是医院维持稳定工作的基础，同时也是医院历史发展的见证。因此，医院的档案管理工作需要各个部门之间的紧密配合。

随着社会的不断发展，科技的日益进步，医院的档案管理方式也在不断变化和发展。当下的医院档案管理变得越来越清晰，也越来越规范化，具有层次感。医院会根据不同的角度，把档案进行分类管理和分类存放，根据不同的研究目的，不同的用途等等，进行归纳和整理，各类资料进行汇总和储备，更便捷地服务医生和患者。现阶段的医院档案具有很强的专业管理性质，与传统的医院档案管理相比，有非常明确、种类繁多的分类，如果说医院档案管理工作不能够及时有效的进行，对于医院的正常运转，对于患者和医生的服务都有着非常不好的影响。因此现阶段的医院档案管理需求是需要档案的连续性，因为医学研究和医学治疗是一个随着时间不断发展的缓慢进程，医生的治疗和研究都需要时间，因此我们做好档案管理配合和医疗工作，对于医院而言，是非常重要的后勤保障。档案管理最重要的特点就是做好医生和患者的配合，让档案管理更好的服务于医疗视野，更好的服务于医生和患者。

二、当下医院档案管理的问题

1.对于档案管理的认识不足

在医院目前的档案管理工作中，医院对于档案的重要性认识不足，档案资源未能充分利用，在医院的管理工作当中，我们应该明确，档案对于医院工作的重要性，以及有效利用档案资源对于医院工作的重要意义和对医院的巨大社会经济效益。虽然随着社会的发展，档案管理工作的重要性在不断的被提及，所产生的社会效益和经济效益也在不断被宣传，但是由于医院重视科研，轻视管理，对于档案管理重要性的认识还不够完善，一些领导干部的档案管理意识较差，档案管理人员也由于受到经费设施等原因的影响，无法对档案进行更好的管理，对档案的重视程度不够，对于档案信息开发不够，对档案的管理工作来说，都是非常不利的影响。

2.档案管理的机制不健全，管理不规范

在医院的档案管理工作当中，负责档案管理的一般是由院办的综合档案办公室负责，可是由于医院的特殊性和历史原因，医院的综合档案办公室所负责的档案较为有限。医院的科技档案，甚至一些会计的档案，还有医疗档案、病历档案、x光线档案、病理切片档案、影像检查档案等等，这些档案都被分发在各个科室当中，由各个科室进行保存，但是在医院的科室当中，所重视的还是以医疗工作为主，档案没有专职的档案人员进行管理，由此会造成档案管理机制的不健全，甚至在目前的医院档案管理工作当中，尚未形成一套完全科学的管理制度和标准，各个医院都是按照自己的实际情况和理解进行档案管理，这种缺乏统一化的管理规范，对于医院档案管理工作有着不利的影响。

3.档案管理与时代发展步伐不匹配

在当下医院的规划当中，医院要发展的是医院的规模科室的科研、医疗设备的更新以及医疗技术的进步，甚至医护人员的比例等等，但是对于后勤的档案管理工作所投放的资金较少，所投放的精力也更少，甚至有些医院不会把档案管理工作纳入到年度规划当中，这势必会造成医院的档案管理工作无法与医疗工作相同步，而档案管理工作与医疗工作的不同，必然會影响医院的医疗水平的提高，更影响医院的业务发展。此外，当下的医院管理技术的不完善，对于医院的档案管理事业发展也产生着制约的作用，这些年来随着科技的不断进步，互联网技术在档案管理中越来越被广泛的应用，医院的档案管理工作手段也在不断进步，但是运用计算机系统进行档案管理，目前还是较少，多数是采用文字和纸张进行收集和保存的。

4.档案管理人员专业素质有待提高

在医院的档案管理工作人员当中，我们可以发现档案管理的专业人才较为缺失，他们的理论水平、文化程度和专业素质参差不齐，对于现代化的档案管理工作并不熟悉。在目前的医院当中，档案管理人员出身与管理学专业或档案管理专业的人员较少，其学历普遍偏低，年龄偏大，现代的管理知识较为缺乏，高层次的档案管理人员几乎不存在。这对于新形势下的档案管理发展有着非常重要的影响，可以说医院中医疗人才的培养和先进技术已经决定了医院医疗技术的发展，而档案管理人员的素质，决定了档案管理的水平。因此，在医院的改革过程当中，永远必须面对档案人员素质有待提高的问题，调整新思路，改变档案管理的方法，应对新形势的发展，提高医院的竞争力。

三、新形势下对于医院档案管理规范化要求的必然性

1.从政治环境上来讲，改革医院档案管理规范，指导着未来医院的发展趋势

医疗改革一直是医疗界热门的话题，对于医院未来的发展有着重大的意义，而在医疗改革过程当中，加强对于医院各类的规划建设，提高医护人员的服务质量，增强医院的科研竞争力，提高医院的医疗设备等都有着详细的规划途径。医院进行各类手术，各类治疗等都需要相关的许可证，以及医院在进行改造过程当中的测绘结果和委托书资料的管理，以及对于日常营运期间所需要的各方面资料的收集和整理也日趋重要。为了帮助各类资料收集的规范性、准确性和可塑性，在医院的改革过程当中，建立现代医院管理制度，必须要完善医院的管理制度，只有通过制度的不断革新和完善，医院才会有更好的发展。医院的人力资源、资产、科研后勤信息等资料，都是通过档案来进行记录的，因此对于档案的挖掘与分析，对医院日后的发展也有着重大的意义。

2.从科学技术环境来讲，改革医院档案管理规范是适应现代化的发展趋势

随着社会的不断发展和科学技术的不断进步，当下世界已经走向了一个信息化的时代，互联网、大数据、云技术的层出不穷，不断发展，百花争艳。现代信息技术的空前发展，对于医院信息化档案管理的挑战也日益加剧，医疗体系数据的规范化、信息化已成为趋势，面对着卫生行政部门的要求，各大医院要做好管理，这些档案管理工作不光关系到医院各个部门之间的日常记录，还关系到患者与社会大众的共享需求，关系到医院科研的成果。利用科技信息化的发展，对于帮助医院各项数据准确化、精确化、标准化、高效化、便捷化有重大的帮助，也是为了医院的管理规范化的大势所趋。

3.从社会环境来讲，改革医院的管理规范对于提高医患关系有着重大的意义

在当今社会，医患矛盾日益突出，构建良好的医患关系，构建良好的医院环境，已经成为各大医院所关注的问题。但是在医院当中，医患关系的矛盾常常来源于医患之间的信息不对称和不透明，而这种信息的不对称和不透明主要是因为信息公开透明的实效性不明确，如果说医院能够加强档案管理工作，很好的记录和完善患者和医生之间的档案管理，对于避免医患矛盾有着重大的意义。另外，在医院的档案管理工作中，应对患者信息及时更新，对于构建新社会下的良好医患关系有着重大的意义。

四、医院档案管理规范化的可行措施

1.普及档案管理意识，明确档案管理意义

在档案管理规范化的改革当中，我们应当提高档案管理者的档案管理意识。首先，领导应该树立档案管理的意识，将档案管理的工作纳入到医院的重要议程当中，作为医院的重要事务去落实，将档案管理工作与医院的医疗工作进行同步的规划。在医院上下也要进行大力宣传档案工作的重要性，从院领导到医生，到患者，使医院的各部门都要意识到档案的重要性，认识到医疗档案对于自己工作和生活的意义，以此来支持档案的更好管理和发展。其次，在措施方面，我们应当制定相应的档案管理考核制度，将档案管理考核纳入到各个科室的评价标准当中，规范各个科室的档案管理工作。同时我们还应该知道，随着医疗事业的不断发展和飞速前进，院方的各项数据都在增加，医疗档案管理规范化的工作势在必行。在医院档案管理工作当中，医院的管理者也需要明确档案管理工作的重要性以及对医院产生的重要意义，在档案管理工作中才能更好的完善工作。最后，医院还需要制定详细的管理目标，明确档案管理的目标和责任，对于当前医院的档案管理负责问题进行一些探讨和回顾，通过一系列的优化措施，完善档案管理的工作流程，推动档案管理规范化的顺利实施。

2.健全档案管理制度，明确档案管理职责

在档案管理工作当中，我们还应该健全档案管理制度，明确档案管理职责，进行科学的档案管理体系建立之后，我们应当建立合适的规章制度，这才是档案管理的重要所在。随着科学技术的不断发展，各类档案管理的水平都在日益提高，而医院的档案管理水平也应随之完善，建立科学的、有效的档案管理体系。在医院的发展当中明确档案管理的职能，划分档案管理的种类，明确档案管理的载体，进行档案管理的统一考核等都是健全档案管理制度的方式。在当前医院的深化改革过程当中，档案管理规范化的实施也面临着一些新问题，而拓展档案归档范围，也是我们面临的主要工作和主要课题。比如，医院当前建立了许多新的基建项目，其中资料管理、经济核算管理、专家聘用、合同管理等等，这些档案的管理，还需要进一步的落实完善职责到人。

3.加强档案管理信息化建设，加强管理与科学技术相结合

随着社会的不断发展和信息化技术的不断前进，当前社会已成为一个信息时代，因此信息技术融入到医院的档案管理当中，成为了医院不可或缺的重要手段。在医院的长期发展规划当中，我们应当考虑到医院的管理脱离文字化和纸张保存的旧方式，运用信息化技术进行档案管理模式。数字化的档案管理较之前的传统管理方式来说更为便捷。在人员方面，也节省了大量的人力资源和物力资源，既提高了人员的工作效率，又保证了工作质量。另外，用信息技术进行档案保存，较之于传统的档案保存更容易也更便捷。电子化的数据更容易保存，也不会由于时间、环境而产生影响，因此信息化档案管理模式已成为当下医院发展的新模式。

4.重视档案管理人员的技能培养，提高档案管理人员素质

在医院档案管理规范化过程当中，我们还应当注意管理人员的管理素质有待提高，档案管理人员的管理素质和管理水平，直接影响到医院档案管理工作的水平。因此，我们要进行档案管理人员的人才培养计划，争取一定数量的档案管理专业人才，并且将医院之前的档案管理人员定期培训，提高档案管理人员的素质，通过进修学习等方式，加强人员的业务水平，建立档案人才的管理梯队，总结档案管理工作当中的问题和规律，全面提高人员的素质提高，增进档案管理水平的发展。

综上所述，医院的档案管理规范化势在必行，加强医院档案管理规范化的力度，贯彻落实各种档案管理工作应用先进的科学方法，促使医院的档案管理工作进一步落实和提高，推动医院的可持续发展。

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（作者单位：山东省菏泽市中医医院）

作者简介：毛伟（1982-），男，汉族，山东菏泽人，馆员，本科学历，从事档案管理方面的研究。