新形势下企业机要文书保密管理策略

王亚男

[摘 要] 新形势下，机要文书保密管理已成为企业保密工作的重中之重。怎样顺应新形势发展的需要，做好企业机要文书保密管理工作，确保企业信息安全，是摆在企业面前的重要课题。基于此，文章分析了新形势下企业机要文书保密管理的特点与存在的问题，并提出了相应的完善策略，希望能为提升企业机要文书保密管理工作提供借鉴与参考。

[关键词] 机要文书；保密管理；完善

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）07-0038-02

企业机要文书涉及范围广，涉密等级高，涉及国家秘密、商业秘密和企业生产经营方方面面的重要信息资料[1]。一旦发生企业机要文书泄密事件就会给国家和企业造成难以估量的损失。新形势下，信息技术飞速发展，企业办公自动化程度越来越高，这给企业的机要文书保密管理工作带来了新的挑战；对此，企业要根据当前机要文书保密管理中存在的问题，采取有效的应对措施，切实保障企业信息安全。

一、新形势下企业机要文书保密管理的特点

（一）保密内容丰富

依据企业设立程序、设立条件与组织结构，可以把企业分为国有企业、集体企业、私营企业等。不同企业涉及的保密内容有所不同，保密内容主要包括国家秘密与商业秘密两种类型[2]。普通企业以商业秘密为主，而在国有大型企业尤其是军民融合企业中，国家秘密占有较大比重。商业秘密主要指的是企业在生产、经营、科研及管理中应当保密的内容，其特点是数量众多，涉及企业的方方面面，管理的工作量较大。国家秘密涉及各级党和政府的重大决策事项、国民经济和社会发展中的各类保密事项等，保密责任重大，且保密要求相对较高。

（二）保密要求差异

根据企业机要文书涉密内容及涉密类型的不同，需要采取相应的保密管理。国家秘密与商业秘密的保密管理存在明显不同：国家秘密包括绝密、机密及秘密三个等级；国家秘密的保密管理必须严格遵守《中华人民共和国保密法》的要求，明确定密程序、保密措施及泄密责任；商业秘密的保密管理主要根据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国公司法》等相关法律进行分级管理；相较于国家秘密的保密要求，商业秘密除触及法律的失秘行为外，其他失秘行为多由企业根据自己的规定进行处理。

二、新形势下企业机要文书保密管理存在的问题

（一）泄密风险高

随着电子科技的快速发展，OA系统、局域网、互联网等信息技术被广泛应用到企业日常工作中，在信息时代，企业的各项工作都离不开网络的支持[3]；企业机要文书作为涉密活动相对集中的领域，若判断不好哪些敏感信息不能通过网络传输，则网络和手机等将不可避免地成为泄密的高发地。

（二）法律法规滞后

在新形势下，企业要想做好机要文书的保密管理工作，离不开法律的保驾护航。依据《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定，部分企业文书等相关内容应及时在网站上进行信息公开；但依据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，多数机要文书不可以公开或不能立即公开，如行业发展数据、涉及安全生产的基础资料等，两部法律对企业机要文书保密管理工作的规定存在一定的冲突。所以国家对涉及保密管理的相关法律法规进行修订刻不容缓。

（三）基础设施缺陷

企业机要文书的保存，受温度、湿度、通风及光照等因素的影响，极易发生损坏。所以国家明确规定：企业要根据档案信息化的要求，构建并配备可以满足库房现代化管理要求的基础设施，逐渐实现企业档案管理的电子化、数字化。但企业从经济的角度考虑，往往把有限的资金投入到安全生产及扩大经营等方面，导致部分企业的档案室不符合机要文书存储要求，甚至有的企业办公室与档案库房相互混用，存在极大的安全隐患。

（四）保密意识淡薄

根据我国相关法律法规，企业机要文书管理部门要配备专职人员来负责本企业的机要文书管理工作，尤其是机要文书的保密管理工作。但从实际情况来看，多数企业的机要文书保密管理人员是兼任或新任，没有接受过企业机要文书有关保密工作的系統培训、教育，保密意识淡薄。部分企业机要文书保密管理人员甚至利用QQ、微信等网络社交平台传达企业内部资料、涉密文件，这些行为对企业文书管理保密工作构成了严重威胁。

三、新形势下企业机要文书保密管理的完善策略

（一）规范工作流程

企业机要文书涉及大量的国家秘密、商业秘密、行业内部资料等重要保密内容，应增强保密意识。

一是企业机要文书的收发要规范。企业机要文书保密管理人员对于机要文书的收发要严格按涉密文件的收发流程办理，避免泄密。在接收涉密文书时，企业机要文书保密管理接收人员要严查信封的密封标志、收文单位等信息，待核对正确后，方可签收企业机要文书，同时要认真检查涉密文件的完整性等，并登记在专用收文登记簿上。对于涉密文书的制发，企业机要文书保密管理人员要本着注重实效、确有必要的原则发送，同时严格按机要文书的审核、签批、印制、分发等流程办理，并核对机要文书发文份数与发送单位等信息，避免漏发、错发。

二是企业机要文书传阅要规范。机要文书要与普通文书分开登记、传阅。对待机要文书要严格做到上网不保密，保密不上网。同时企业机要文书保密管理人员要对机要文书的去向随时掌握，若当天领导未看完机要文书，机要文书保密管理人员必须把机要文书收回并放入保密柜中保管，待第二天再送领导阅读。企业机要文书的阅读，必须在规定时间内在办公室或机要阅文室阅读，不得在公共场所或带离企业阅读。机要文书的传阅必须采用直传的方法，切忌横向传阅，并不得延误、长期私存或积压涉密文书。

三是复制企业机要文书要严格按相关规定进行。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（简称《保密法》）规定，涉密文书复印要严格按程序审批，经发文机关授权或批准后方可复印，并要在保密复机上复印，由专人负责做好登记、复印、编号、收回、销毁等工作。

四是规范企业机要文书传递。根据我国《保密法》相关规定，机要文书传递严禁在不符合保密规定的计算机上传输或采用普通的邮寄業务，必须利用专用机要通信设备进行传输或通过邮政的机要邮寄方式寄递，并且不得委托无关人员捎带机要文书。

五是企业机要文书保管要规范。对于处理完毕的机要文书，企业机要文书保密管理人员要严格遵守保密制度，对符合存档要求的机要文书分类存入保密柜中，并按时归档；对按要求销毁的机要文书要及时在规定时间内销毁，并留存好销毁记录。

（二）健全机要文书档案管理制度

良好的管理制度是确保顺利开展工作的基础和前提，同样地，完善企业机要文书档案保密管理制度也是非常重要的。机要文书档案管理工作是机要文书传阅工作的后续环节，对于重要机要文书的安全保管和反复利用具有极为重要的作用，所以企业必须要制定切实可行的机要文书档案管理制度，以确保机要文书档案保密效果和相关资料的有效利用。机要文书的归档、存储、管理、调阅都要严格遵守机要文书档案管理的相关流程，全面提高机要文书档案的管理质量[4]。

（三）加大技术投入

企业机要文书保密管理工作不仅需要高素质的专业人才，还需要先进的技术手段。首先，企业应加大对先进技术在机要文书保密管理工作中应用力度，引进身份认证、电子密钥等先进技术，提高企业机要文书保密管理的技术含量，并要使用正版管理软件，对系统进行定期升级，防范系统的安全漏洞等。同时，企业在开展机要文书保密管理工作中必须使用专用电脑，做到联网不涉密，涉密不联网。其次，企业要配备专用库房进行机要文书档案管理，在资金许可的情况下可以配备数字化机要文书档案用房，以弥补传统机要文书档案管理工作的不足，并配齐配全用于调整温度、湿度或隔绝有害气体的仪器、设备[5]。

（四）加强保密教育

企业机要文书工作的性质较为特殊，机要文书保密管理人员既是文书传递人员又是保密管理人员，要选拔具有高度责任心、工作严谨且敏锐性强的人员承担机要文书管理工作。同时，通过定期开展专业培训、保密培训、案例警醒等对企业机要文书保密管理人员进行业务教育、保密教育、相关法律法规教育，全面强化其保密意识，提高其政治素质与业务能力。

四、结语

企业要充分认识到机要文书保密管理工作的重要性，要从源头上查找机要文书保密管理存在的问题，并采取有效措施，确保机要文书安全，维护国家、企业利益，促进企业的长久稳定发展。

参考文献：

[1]孙娅洁.新形势下做好档案管理保密工作的思考[J].办公室业务，2020（12）：94-95.

[2]王巍.论企业档案的保密工作及技术措施[J].现代企业，2020（09）：20-21.

[3]常媛姿.机要文件保密工作的特点和提升路径[J].石油石化物资采购，2020（25）：150-150.

[4]张秋君.高职院校机要文件保密工作的特点和提升路径[J].办公室业务，2019（22）：116+123.

[5]聂伟.试论新时期企业机要文书档案保密工作[J].市场周刊（理论版），2019（67）：25.