信息化建设大背景下高校学籍档案管理建设

张文婷

[摘 要] 高校学籍档案管理建设一直都是教育部门重点关注的问题。随着我国科技水平不断增强，高校的档案管理方法与以往相比也有了质的提升。我国传统的高校学籍档案管理一直都是采取纸质保存的方法，但是一旦保存不当或者出现意外情况，学籍档案资料非常容易被损毁或者丢失。在信息化建设的背景下，我国高校的教学管理水平以及教学质量得到有效提升，从某种程度上来说，高校的学籍档案管理也体现出学籍管理的直观性以及文化一体性，体现出高校的发展水平以及信息化建设程度。

[关键词] 信息化建设；高校；学籍档案；管理；大数据

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）07-0062-02

党的十九大后，我国正在朝着建设“双一流”大学方向的目标迈进。所以，创设内涵式高等教育科研管理模式，才能有效提升我国高等教育管理水平以及教育水平。随着信息时代的来临，大数据技术推动了高校信息化建设的发展，并且使得高校管理模式得到了创新。而对高校来讲，结合基础管理条件，将信息技术的作用充分发挥出来，由此来推动高校学籍档案工管理工作的发展[1]。

一、高校学籍档案信息化建设的重要意义

（一）拓展学籍档案管理范围

高校在进行学籍档案管理工作的过程中，利用信息技术，不仅能实现文字信息录入，一些图案或者视频、音频的资料也可以利用信息化技术进行保存，并且通过大数据平台，可以大范围地来收集其他有用的信息，有效拓展了学籍档案管理的职能以及范围。高校运用信息化技术来进行学籍档案管理，不仅信息存储量大，并且具有很强的便捷性、稳定性；另外最重要的一点就是，利用信息化技术可以实现信息共享。而根据高校传统保存学籍档案的方法，要对纸质学籍档案进行合理分类然后存放，这样不仅要占据很大的空间，同时还要分配很多的人力资源进行管理。而利用信息化技术来进行高校学籍档案管理，一方面不用占据大面积空间，节省了很多人力资源；另一方面，也提升了高校学籍档案管理的工作效率，以及学籍档案资料的利用率。从整体效果来讲，这既降低了高校学籍档案管理以及维护的成本，同时也使得高校学籍档案管理的服务水平得到有效提升。

（二）节约空间成本

在以往，高校一般运用纸质文件来记录学生的学籍档案资料，同样会以纸质档案的形式来对学籍档案进行保存。然而高校的学生数量众多，并且每年都会增加大量的学生，这样一来，也就意味着高校每年要对学生的学籍档案资料重新进行记录。高校在学籍档案资料更新以及处理的过程中，不仅要浪费大量的人力资源以及物力资源，同样要花费大量的空间成本。因为纸质档案的保存有着严格的要求，档案室要处于干燥阴凉的环境中，湿度不能过高，并且要远离火源。对于货架以及摆放都有着固定的标准；所以，对于这些要求，高校学籍档案管理部门要在档案室工程建造开始前，就要考虑按照档案室的布局并进行建筑设计，但是如此就会增加建筑面积，加大投入成本。一旦储存空间受限，那么就会对学生学籍纸质档案管理造成很多不便。

（三）增加现有信息资源共享以及利用效率

随着我国高校朝着“双一流”大学建设目标逐渐迈进，我国高校基本放弃使用纸质保存学生学籍档案的方法，大多运用信息化办公软件以及档案管理平台来获得高校学籍档案信息并且进行综合管理。运用此种方法能在短时间内实现信息共享。另外，加强高校学籍档案管理信息化建设，不仅能够有效实现高校学籍档案的文字信息共享，还能实现图片、视频以及音频等信息资源共享。

二、高校学籍信息化现状以及问题分析

（一）学籍信息化水平较低

在当前阶段，我国有诸多高校存在学籍档案信息管理科学水平达不到统一标准的情况。甚至我国有很多“双一流”大学，其学籍档案管理水平也不是很高，甚至还有很多高校还不曾具备专业化的学籍档案信息管理技术，没有建立属于自己的学籍档案管理系统，无法对学籍档案在短时间内进行准确分类以及搜索，目前还处于简单的收集目录信息的阶段，不具备专业的搜索平台以及信息数据储存库，有些高校电子信息档案占比较小，不能实现学籍档案精细化管理。有些高校的学籍档案信息管理人员由于自身能力不足，所以无法达到二级学院检索的学籍档案系统和规范标准。

（二）学籍档案安全性不足

在当前阶段，我国有很多高校還在运用传统的学籍档案管理模式，运用纸质文件来记录学籍档案。如果将此类纸质学籍档案进行管理的话，就要在防潮、防火、防光等多方面进行考虑，管理以及储存纸质学籍档案的条件过于苛刻。如果运用大数据平台综合信息技术来进行学籍档案信息管理，那么就能将学籍档案出现物理损伤的概率降低至最小。另外需要注意的是，在信息网络环境中高校容易出现学籍档案丢失，或者学籍档案信息被篡改以及窃取等现象。这些情况一般会发生在学籍档案信息数据传输以及存储阶段。而要想有效避免此类情况发生，就要在高校学籍档案信息化建设阶段，加强信息化安全体系建设；并且，尤其要提高学籍档案信息管理人员的安全意识，这样才能在最大程度上建立完善全面安全的高校学籍档案信息化安全系统。

（三）学籍档案管理人员专业程度不高

高校学籍档案管理人员的专业程度影响着高校整体学籍档案管理，所以高校对学籍档案管理人员要严格要求。高校学籍档案管理人员一定要具备现代化数据信息处理能力，特别是在当前大数据的时代背景下，学籍档案管理人员的信息技术水平在一定程度上决定了高校学籍档案管理的水平。而就当前阶段来讲，我国高校学籍档案管理人员的不足主要体现在两方面：其一是学籍档案管理思维以及管理模式上过于传统，使得高校学籍档案管理人员的工作效率无法得到有效提升。其二就是高校一级院系以及二级院系存在一人身兼多职的情况[2]。这样一来，就使得二级院校的学籍档案管理的发展在某种程度上受到了限制，并且也无法将其学籍档案管理应有的水平充分发挥出来。

三、高校学籍档案信息化管理体系建设的对策

（一）加大对档案信息化建设的投入力度

首先，高校要想学籍档案信息化建设能够顺利开展，那么高校领导就要加强对学籍档案信息化管理建设的重视，高校领导对学籍档案信息化建设的支持是此项工作能够顺利开展的前提。另外，高校的财务部门应该加强对学籍档案信息化建设的财力投入。这样高校学籍档案管理部门才有足够的资金来购置管理设备，以及软件设施。资金是一切活动进行的基础，如果投入资金不够，一切都只是纸上谈兵。而学籍档案管理部门只有具备足够的资金，才能购置先进的计算机设备。对于计算机软件系统的安全管理，高校学籍档案管理部门要定时对计算机软件系统进行巡查，做好防火墙以及防病毒等网络工作，另外对学籍档案的存储、下载等工作一定要做好权限管理。另外，高校学籍档案管理部门需要做好计算机管理工作以及学籍档案电子文件的避光、避尘以及防变形等工作，保证学籍电子档案的存储、下载等工作能安全稳定进行。

（二）提高档案管理人员专业素养

高校学籍档案管理人员的专业技能以及综合素养水平一定要能达到相关要求的水准。高校学籍档案管理人员要努力学习新的技术，既要拥有管理传统纸质学籍档案的能力，同时也要精通计算机以及网络技术，以强化学籍档案信息化建设的能力。另外，高校学籍档案管理人员要具备良好的服务思想，不能具有“重管理、轻服务”的思想。高校学籍档案管理人员要做到主动为学籍档案使用人员服务，并且要创造多元服务模式，以实现学籍档案信息资源共享为目标，将学籍档案信息应有的作用充分发挥出来，这样才能有效提升学籍档案信息资源管理的质量[3]。

（三）加强高校学籍档案数字化建设

随着时代不断发展，实现高校学籍档案数字化建设已经成为时代的要求。高校学籍档案管理人员要改变传统“重藏轻用”的观念，运用计算机网络信息手段，在最短的时间内查询到所需要的信息并将之进行应用，这样能有效提升学籍档案管理工作的服务质量。另外，高校学籍档案管理人员要做好纸质学籍档案数字化建设工作，这对实现高校学籍档案信息化建设有着非常重要的意义。

四、结语

综上所述，学籍档案管理对高校有着非常重要的影响。随着时代的发展，信息化技术在高校学籍档案管理中得到广泛應用。高校在进行学籍档案信息化建设的过程中，不仅有效提升了学籍档案信息化管理效率，也提高了学籍档案信息化管理工作质量。高校应重视对学籍档案信息化的管理工作，一方面要投入足够的资金支持；另一方面，要提高学籍档案信息管理人员的质量，这样才能做好高校学籍档案信息管理建设工作。

参考文献：

[1]李笃.关于高校学籍档案管理工作中存在的问题分析及对策探讨[J].智库时代，2019（45）：78+83.

[2]张桂英.高校学籍管理信息化建设中存在的问题与对策[J].知识经济，2019（18）：104+106.

[3]李晓宇.计算机网络技术在高校学籍档案管理信息化建设中的应用[J].科技传播，2016（19）：130-131.