“互联网+”时代对烟草行业档案管理数字化建设的途径探索

石大阳

海南省三亚市烟草专卖局

市场经济转型的不断深入，我国市场环境正在发生巨大的变化，各个企业在面临内部竞争的同时，也在面临越来越多的外部竞争，要想在激烈的市场竞争中得以生存发展，就必然需要针对管理模式、发展战略进行改革创新。上述背景下，烟草行业也在激烈的市场竞争中不断变革，数字化建设已经成为烟草行业近年来发展的主旋律，档案管理工作也在这个过程中进行着积极的数字化建设[1]。但从现实情况来看，烟草行业档案管理数字化整体还存在一定的滞后性，未来还需要结合行业发展经验，进一步推进烟草行业档案管理数字化建设。

一、“互联网+”时代对烟草行业档案管理数字化建设的重要性

5G时代的全面到来，各种信息技术得以进一步研发、推广，对各个领域的影响越来越大。互联网+背景下，社会各个领域均发生了翻天覆地的变化，基本上各个行业都不得不面对海量信息管理方面的困境，围绕信息技术发展动态推动数据高效管理已经成为各行各业研究的焦点内容，档案工作自然也不例外[2]。从档案管理工作发展趋势来看，通过多年的信息化建设，档案管理工作在管理方法优化、管理技术研发、管理设备更新以及队伍结构优化等领域均取得了一定的成绩，有效推动了档案管理工作的不断发展。但随着新兴信息技术的不断推广、普及，互联网+背景下所生产的档案信息数量、种类呈现为爆炸式的增长趋势，档案管理工作正在面临巨大的调整。与此同时，档案数量的持续增长，导致档案信息资源在实体管理、信息化管理方面的难度日益增长，检索、利用、服务工作也不堪重压，难以满足互联网+时代人们对于档案个性化、高效化、异地化的需求[3]。对档案管理工作来说，应当积极迎合当前信息化时代发展趋势，全面加强档案信息化建设，才能够为社会有关领域提供有效的支持。对烟草行业来说，近年来市场竞争的不断加剧，烟草行业档案管理涉及的工作内容、工作范围也在不断增长，同时工作难度也有所提升，数字化建设无疑就成为保障烟草行业发展的重要措施。

二、“互联网+”时代对烟草行业档案管理数字化建设的措施与建议

（一）加强档案软硬件建设与信息技术研发

当前社会已经全面进入到信息化时代，越来越多信息技术与科学技术开始源源不断的应用于市场，档案领域也开始迎来各种新的信息技术，对档案软硬件设施的要求自然也就越来越高。而从当前烟草行业档案管理软硬件现状来看，软件兼容性、电脑性能方面仍旧是最大的问题，档案管理工作要想引入新兴的信息化技术，当前软硬件基础显然无法满足要求。针对上述问题，烟草行业应当积极推进档案管理数字化建设的软硬件建设，充分结合当前档案领域应用的信息化技术，采购对应的硬件基础设施、配套设施。对于档案管理软件来说，应当主动与软件定制企业进行深入的合作，结合烟草行业规范、档案行业规范，针对软件进行优化调整，使得软件系统能够与更多的系统之间进行对接，为档案管理数字化建设奠定基础[4]。

在完成软硬件建设的基础上，还应当积极加大信息技术研发，致力于将各种新兴技术投入到烟草行业档案管理。具体来说，烟草行业需要主动去接触5G时代信息技术发展动态，借鉴一些档案管理领域的先进理论、先进经验，学习其他行业在档案管理领域的信息技术应用情况，然后结合烟草行业实际情况，包括人工智能、大数据、云计算等，针对档案管理细节部分进行优化。

（二）建立健全档案信息管理资源数据库

档案管理数字化建设，资源数据库建设是重中之重。在全面推进数字化建设的过程中，档案信息资源数据库建设无疑就成为烟草行业未来信息化管理的核心内容，档案信息管理资源数据库不仅关系到档案管理工作的开展，同时也在一定程度上关系到烟草行业的发展。《机关档案管理规定》明确提出，各企业机关需要全面加强档案数据库建设，同时推进档案管理与企业信息系统进行有效的对接，保障相互的资源能够进行有效的对接，同时数据库建设需要全面遵循《数字档案室建设指南》和《档案著录规则》（DA/T18）等相关规范。结合烟草行业实际情况来看，当前首要任务在于全面推进档案信息管理资源数据库的检索优化，针对烟草行业现有档案信息资源进行全面的优化调整，规范档案信息目录、内容，为档案信息管理资源数据高效利用奠定基础。在此基础上，针对档案信息管理资源数据库当中的重要文件资料，加强安全防护力度，根据档案信息管理资源数据重要程度分级，分别建立对应的检索规范、访问权限，进一步保障档案信息管理资源数据库的安全度。

（三）积极引入档案分类录入方式

烟草行业本身的特殊性，档案管理工作涉及的类型相对较为繁杂，同时一些档案关系到国家法律或者高级机密。从当前烟草行业档案录入模式来看，正是因为上述复杂性，在实际录入过程中表现为归档慢、更新难、检索效率低等问题。针对上述问题，在推进烟草行业档案管理数字化建设的过程中，必须要将关口前移，全面把控好档案管理数字化建设的入口关，综合利用大数据技术、云计算技术，针对相关的录入资料进行系统的筛选处理，根据不同类型、不同检索需求进行统一、规范的分类处理[5]。一般来说，对于烟草行业档案录入分类来说，横向层面可以参考档案信息量级，划分为涉密信息目录、法律法规信息、行业专业信息、基本数据信息、公开信息资源等，纵向层面可以根据业务类型大小，划分为人事档案、基建档案、财务档案、许可证档案、转卖案卷档案等，从而有效满足烟草行业内部不同部门、不同岗位在档案信息数据方面的使用需求。

（四）加强档案人才队伍培训与引进工作

人才作为当前这个时代各行各业竞争的核心要素，能否建立一支专业能力突出、综合素质过硬、掌握信息技术的档案管理队伍，对烟草行业档案管理数字化建设成果的影响巨大。这就需要烟草行业引起高度重视，全面加强档案管理人才队伍培训与引进工作，切实保障档案管理数字化建设的有序推进。对于档案管理人才队伍的培训教育工作来说，主要是针对现有档案管理人才队伍进行，烟草行业应当针对他们进行全面的调查，掌握他们已有的档案管理专业水平、信息素养、思想道德等，根据调查数据来进行培训教育计划的制定，在针对档案专业知识进行查漏补缺的同时，将培训教育的重点放在信息素养方面，全面加强档案管理新兴知识、信息技术、信息设备操作等相关内容的培训教育，使得现有档案管理队伍能够熟练掌握各种新兴信息技术设备的操作，更好的服务档案管理数字化建设[6]。在此基础上，烟草行业还应当积极布局市场，针对档案管理部门的薪酬体系、福利体系、晋升体系进行优化调整，吸引更多的信息技术人才、档案管理人才、综合型人才进入到档案管理队伍，促进档案管理队伍综合素质的全面提升。

三、结语

总的来说，社会与经济的不断发展，各种信息技术的不断研发推广，烟草行业档案管理数字化建设就成为今后建设的重要内容。对烟草行业来说，应当正确认识信息技术对各行各业所带来的影响，高度重视档案管理数字化建设的重要作用，主动迎合当前信息技术发展动态、档案行业数字化建设动态，结合烟草行业实际情况，通过加强档案软硬件建设与信息技术研发、建立健全档案信息管理资源数据库、积极引入档案分类录入方式、加强档案人才队伍培训与引进工作，从而有效提升档案管理工作的质量，为烟草行业发展奠定扎实的基础。