事业单位如何加强科研经费管理

邓 珞

在国家简政放权的政策指引下，科技部、财政部对国家重点研发计划提出减少信息填报、精简报表与过程检查、简化预算编制要求、扩大承担单位预算调剂权限等一系列指导规定。事业单位面对新的政策要求，怎样转换思路，凭借人才与技术优势，实现对经费的适度监管，同时确保经费的规范使用，并最大限度地发挥经费使用效益，成为研究的重要内容。

一、目前承担国家重点研发计划存在的问题

（一）科研经费支出审批流程不规范

建立规范的经费支出审批流程，自始至终指导项目按照合规有序的进程开展，为项目顺利通过奠定良好基础。实际执行过程中，很多事业单位尚未针对科研经费支出制作单独的审批流程。经费支出的审批流程与单位日常报销审批流程是一致的，缺少项目负责人的审批和项目参与人员的审核，经费管理不严谨，审批流程不健全，难以实现经费规范管理。

（二）科研经费预算重视程度不够

项目任务书签订后，财务人员应当及时关注项目下达的预算指标，了解项目执行期及预算具体分配情况，为下一步经费执行做好准备工作。实际执行过程中，财务人员对经费预算不重视，经费支出未严格按照预算执行，项目后期实际支出与预算产生较大差异，不考虑预算变更的合理性，临时调增或调减预算，给项目最终验收埋下隐患。

（三）科研经费支出缺乏过程监管

事业单位财务人员编制有限，没有专人核算科研经费，大多是由会计主管同时兼任科研经费核算，其难以投入太多精力管理，导致经费执行质量不高，管理不够严格。有的事业单位同一期间承担10余项不同领域的国家重点研发计划，不同人员承担多项科研任务，部门、项目、项目负责人、项目参与人员之间对应关系错综复杂，财务人员难以提出有效应对办法解决如何将项目经费管理责任落实到人。

（四）尚未实现科研经费数据与资源共享

科研经费实现项目组内部数据及资源共享，能够提高经费使用效率，实现多方监督与共同管理，为顺利完成目标奠定良好基础。目前多数事业单位科研经费执行数据仅保存在财务系统中，未能实现经费数据共享，项目参与人员想要了解经费执行数据，需要协调财务人员导出经费总账及明细账，然后汇总计算。如此过程繁复、效率低下、协调成本高，不利于实现经费数据的及时获取与共同监督。

二、提出改进上述问题的相关建议

（一）加强经费预算管理

1.预算细节模块化。国家重点研发计划项目任务书，周密而又细致，对经费的每一科目、预算都有非常详细的列示，重点研发计划项目任务书通常多达一二百页，涵盖项目研究内容、项目进度、预算指标、完成指标等一系列内容。财务人员可以有效使用任务书，提取与经费直接相关的预算信息。项目签订初期，财务人员将任务书中有关经费预算的部分提取出来并按模块分解，指标分解得越详细，经费执行越简捷高效。例如：差旅费→一级分解省内、省外→二级分解出差地点→三级分解出差次数→四级分解出差金额；并将预算指标分散化、透明化，为今后经费支出提供有效的依据。

2.预算调整合规化。国科发资〔2019〕45号文件对预算调整的审批权限进行了明确定义。按照文件规定的权限，结合项目实际变更事项，可对预算调整制定如下审批流程：召开项目内部研讨会→商讨调整事项→拟调整科目及金额→形成会议纪要→科研助理提交预算调整申请→项目承担单位、项目负责人或课题负责人依据权限审批→单位预算管理部门审批→审批通过后交财务部→按调整后预算执行。规范流程以加强预算调整的合规性，为项目验收提供有力的依据。

（二）规范经费支出审批流程

科研经费支出应设置合理、适当的审批权限及审批流程，项目负责人、财务负责人应分别站在项目与财务的角度对经费使用提出合理化建议，实现经费共同监督，做到经费支出规范化、标准化。同时，可以设置合理的授权审批额度，未超过额度的小额经费支出可免予单位负责人审批，以提高经费执行效率，同时减轻单位负责人审批压力。

设置经费支出审批流程如下：经办人将经费支出单据交科研助理→科研助理审核票据及附件的合法性、合理性→部门负责人审批→项目负责人审批→财务部审核→财务负责人审批→未超过授权额度的小额经费出纳办理付款→超过授权额度的经费支出单位负责人审批→出纳办理付款。

（三）加强经费执行过程监管

1.加强项目参与人员管理。很多事业单位同一期间同时承担不同领域的10余项国家重点研发计划，针对项目不同、参与人员不同，可以建立项目与负责人、参与人员一一对应关系，实现经费管理责任落实到人（见图1）。

2.加强项目经费执行进度监管。财务人员可以定期从财务系统中导出经费支出明细账，与预算分解情况结合生成图（见图2），用于监督经费支出进度，及时发现各成员单位超支或结余情况，实现经费执行全面动态监管。

3.加强项目经费支出合理性、合规性监管。（1）开展财务人员内部互评机制。设置每年一次的财务内部互评互审机制，交叉审核各项目经费支出合规性，发现问题及时处理，一方面可有效避免跨年度费用的调整，另一方面可全面提升事业单位整体科研经费核算与管理水平。（2）聘请外部财务专家进行评价。项目中期可以聘请外部专家对项目经费支出情况进行阶段性评价，对专家提出的质疑、指出的不足，应进行全面整改。外部专家的中期评价，即是对前期经费支出合理性、合规性的检查，也是为下一步经费执行提供指导，应引起项目相关人员的高度重视。

（四）建立项目内部“数据共享”机制

“数据共享”是将数据及档案存放在网络上，不限时间、地点及设备，数据由多方共同建立并使用。目前大多数办公软件均具备共享文档功能。首先建立科研项目内部群，财务人员、科研助理、项目参与人员可以将本文所提出的设计方案及相关信息数据上传至共享文档，项目组内部经费数据可以随时查询，实现经费信息多方共享；同时实现多岗位多角度共同监督，增加经费支出与监督透明度，节省管理成本，提高工作效率。在共享文档使用过程中，要注意恰当地设置共享文档人员管理权限，既要考虑各项目数据的保密性，又要充分发挥“数据共享”的共享优势。

三、结语

事业单位建立科学、完善的科研经费管理体制，为衡量科研项目带来的综合优势提供了有效的评价依据。当然也带来了新的问题：共享信息数据存储的安全性、稳定性问题；在减轻财务人员一部分重复性整理、统计工作的同时，又增加了一部分上传数据、分析数据的工作量问题。但从科研经费管理的长远角度分析，还是希望建立较为完善的管理体制，以促进事业单位科研工作全面发展。