“互联网+”时代我国高职院校财务信息化与流程优化研究——以J学院为例

张倩如

一、研究背景及意义

近几年，随着我国产业转型升级和结构调整不断加快，社会各行业对技能型人才的需求愈加迫切，职业教育的重要地位和作用也愈发凸显。当前，全国高职院校上千，由于高职院校建设起步晚和各个地方重视程度不同，造成高职院校整体发展水平不均衡，缺少能够有效支撑职业教育高质量发展的政策、制度和标准。而高职院校事业管理中，财务管理是重要的基础保障根基，是强化精细化管理的重要抓手，更是推动高职院校向着现代化发展和职业教育改革的重点工作。财务信息化建设，关系到高职院校财务工作的效率与质量，同时影响着学校的长远持续发展。随着信息技术的快速发展与应用普及，其在各行业中的运用也取得了一定的成效。在建立、完善财务信息化基础上引入优化的财务流程，有助于控制各类经济风险，强化财务核算的精准性与监督有效性，提供更为可靠的财务信息，促进管理层科学决策，保障高职院校稳定健康发展。

二、BPR理论概述

业务流程再造（Business Process Reengineering，简称BPR）最早是1993年由美国迈克尔·哈默和詹姆斯·钱皮在《公司重组——企业革命宣言》中提出的。他们给BPR下的定义：“为了飞跃性地改善成本、质量、服务、速度等现代企业的主要运营基础，必须对工作流程进行根本性的重新思考并彻底改革。”BPR理论随后逐渐广泛应用于政府、银行、高校等其他行业领域。它的主要程序是，对现有流程进行全面的功能和效率分析，发现其中环节存在的不足，设计出改进、优化的流程方案，并进行评估，再对组织结构、人力资源和业务规范等相关方面进行规划，形成较为成熟的流程再造方案，并组织实施和后续完善。随着我国高职院校传统的财务管理流程局限性凸显，将BPR理论运用其中对流程进行优化再造，已经成为高职院校加强精细化管理的重要内容。

三、J学院财务业务流程的基本情况及存在问题

财务报销是高职院校会计核算中基础且非常重要的环节。在这个过程中，财务部门收集原始票据及相关材料，维持财务核算基础。随着J学院办学实力的增强，该校全年的资金量也逐渐增大，从2015-2020年各项财政收入增长了35%。原本的报销流程已经不适应学院整体发展，教职工对财务报销问题反映比较集中，一定程度上影响了学院业务活动的开展，师生在报销过程的体验评价也不高。

如图1所示，经费预算申报、调整和审批均是线下进行，各类经费申报情况的数据汇总及切面分析，需要依靠财务部门手工处理，在信息传递及沟通过程中，容易出现未能全面、客观反映有效信息的情况，一定程度上影响了后期管理决策，并且在收集材料过程未进行有效流程固定，单纯依靠手工传递、收集数据信息，存在一定程度的管控风险。而在票据签批环节，往往由于诸如审批人开会、出差等原因，材料无法及时获得审核签字，从而拉长报销周期。通过签批后的报销票据送至财务部门进行项目手工登记和票据审核，通过登记方式控制项目支出金额及支出科目，再通过票据审核控制一般财务报销规范，经过两道程序，过程繁杂且退单率较高。通过财务部门审核的票据进行制单及付款，由于信息传递不对称，容易出现制单时经费渠道错误、汇款时收款人错误等情况，后端流程财务风险较大，且一般很难修正。付完款项的票据，还要经总账定期复核、归档。

四、研究内容和原则

随着经济社会与科技飞速发展，信息化服务各行各业的理念渗透到越来越多领域。J学院教育发展理念不断升华，整体管理水平进一步提升，财务部门作为其中重要的管理与服务单位，必须主动及时调整运转程序，在“互联网+财务管理”技术支持下，努力促进“业财融合”，做好决策中财会反映、执行中动态监控、完成时有效评价的工作。J学院财务流程随着内外环境的变化，已经不能满足学院整体发展需求，针对环节衔接中的风险点进行流程优化势在必行。

流程的优化设计应当坚持战略性、适应性、公开性、服务性与管控性。财务管理遵循战略性原则，从学院整体长期及当年教学、科研、管理等发展目标整体谋划，根据实际业务需求安排预算资金。优化设计的流程须具有适应性，主要表现为完善的过程和结果均应与高职院校教育发展大环境及学院自身运转状况相匹配，既不能超越业务和财务的实际需求范围，也不能滞后于当前水平，须在不断调整中找到最优方案。优化流程就是把办事方式公开化、固定化，清晰标注每一步的内容，让办事人员明明白白，力求不让过程中出现任何模糊地带，削弱人为因素在财务流程中的影响。财务是基础服务工作，为了确保学院业务正常、高效率运转，提供强大财务保障，应以让广大师生满意的财务服务为目标，让大家少跑路、少等待，不断优化每一环节。学院资金管控是贯穿整个流程的核心与落脚点，让每一分钱花到实处，财务管理方式由粗放到精细，由仅仅是会计核算到为上层管理决策提供有力数据支撑，切实为学院提升综合办学水平，这些应当是预算管理与预算执行科学与否的真正评价标准。

五、流程设计与优化

财务流程主要是指财务部门为了实现财务会计目标而进行的一系列活动。我国高职院校财务流程设计的原则和实效性，将直接关系到学校整体管理活动。目前高职院校逐渐普及财务信息化管理，充分运用现代科技为报销人员和会计人员减负，提升会计信息质量与“业财融合”水平已经成为大趋势。J学院针对原先实践工作出现的风险点与矛盾点，致力于解决信息不对称造成的系列问题，协调各方利益关系，切实保障高职院校财务制度贯彻落实，提升财务创新能力，通过认真总结再到实际应用并不断完善，逐渐明确了财务流程优化的设计方向。

以J学院为例，优化完成的财务报销流程如图2所示。首先，根据学院五年发展总体规划以及当年学院安排的重点工作综合考虑，安排各类经费项目。在明确整体战略布局后编制预算项目分配财力，有效避免不同年度预算失衡不衔接等冲突，一定程度上缓解了财政资源有限造成不同部门利益冲突的情况，强化了各方动能，使预算控制范围全面化。其次，根据总体规划安排编制各经费项目绩效目标，明确本年度内预计可达到的产出效果，增加学校各部门对经费使用的自主权，同时让预算绩效目标贯穿投入、产出和成效全过程，有助于提升年度预算执行力，充分发挥财政资金效能。当预算执行年度终了，对照申报预算的绩效目标内容给予评价，再将评价结果纳入下年度预算绩效目标安排中，与财政资金“花钱必问效，无效必问责”的基本理念紧密贴合。利用目前J学院引进的全面预算系统，可以实现线上收入预算及支出预算的申报、审核以及支出预算“一下”修改和“二上”申报，方便各类预算信息查询统计，用规范化线上方式固定流程，推进预算编制的规范性，减少各种因素在预算申报与下达过程中的干扰，进一步透明化、公开化财政资金预算。

预算下达后，将各部门日常经费和项目经费通过全面预算平台连接导入核算平台，自动生成经费下达凭证后，报销人即可进行线上预约报销。预约报销采取线上签批模式，解决了报账人员因找领导签字而延长报销周期的问题，加强了预算执行管理，省却广大教职工因报销签批而消耗时间。同时，通过线上预约平台操作，报销人、证明人与审批人均有留档记录，想要了解历史报销详情更加方便。而预约报销平台电子发票认证系统，可以在上传时校验电子发票真伪，并自动记忆票号，禁止重复报销的情况出现，防范财务风险。此外，将经费控制前移，可以避免出现报销后到制单环节才发现无预算或者超预算的情况。借助于线上预约报销，可以实现“无预算不支出”，有效限制预算安排外事项的经费支出，保证正常项目资金的有序使用。超预算的，可根据学院“三重一大”相关管理规范另外申请资金，即预算调整10万元以上及无预算的须集体审议，10万元以下由分管院领导审批。只有审批通过，走流程下达拨付，才可以正常线上预约报销。这道程序让学院预算管理更加安全、严谨，充分体现了学院精细化管理水平。报销人在线上上传相关单据，经证明人和审批人通过后，即可打印预约报销单，并投递至7X24H不间断运营自助投递柜。投递柜的使用节省了财务人力，审核员可以根据工作安排集中时间审核报销单，一定程度上也大大降低了审核错误率。结算中心审核人员每日分批开柜审核票据，将有问题的通过平台短信方式告知报销人，材料合规齐全的票据交至制单员，这样不仅让被退单的老师一目了然明白问题所在，也节约了财务人员反复解释时间，提高了办公效率。

审核通过的报销材料经预约报销系统提交到会计核算平台，自动生成凭证，人工制单员仅需要对科目稍加复核修改即可。提交国库和银行付款也是由会计核算平台直接对接付款系统进行自动匹配，将报账人员录入的收款人信息提交即可完成付款操作。同时，在预约报销平台，报销人可以轻松查看报销物流进程，无需再到结算中心询问有无付款，极大地方便了报账人员。会计人员定期对会计凭证进行复核、归档，年度终了根据预算执行情况填报决算报表。最终的决算数据加上对比年初经费使用绩效目标的结果评价，即可为管理层决策下年度事业工作计划及预算安排提供依据。

J学院利用“互联网+财务管理”现代信息化手段，结合财务软件技术支持，基于经典BPR理论逐步完善、规范财务流程，很大程度上提高了财政资金运转效率，填补了以往财务管理流程中的风险空白点，有效解决了信息“孤岛”问题，改变了财务报账难、到账时间慢、预算执行率不高的状况，为我国高职院校今后适应“大数据”环境下财务信息化建设提供了思路。经过新流程发布运行到不断升级，充分将理论与实践相结合，新的立体式财务业务流程也强化了J学院财务内控管理，减少了运转过程中人为等因素的制约和影响，极大地便利了管理者了解情况、做出决策，有效减少操作风险和管理风险，真正将经费使用规范化、透明化。

六、实施建议

我国高职院校在参考实行信息技术财务流程优化时，需根据自身实际更新出台具备高质量、高效率特性的财务管理制度，尤其是全面预算绩效评价相关制度，使财政资金充分发挥最大效用，为学校整体平稳、有序、高效运转提供坚实保障。财务部门是学校重要的职能部门，财务保障工作的开展，需要学校提供政策上的大力支持。因此，将信息化建设背景下财务业务流程制度化，明确管理目标、职责、方式，为优化后续业务流程发挥作用奠定基础，将会大大提升财务管理整体水平。

技术层面，我国高职院校由于自身信息化建设技术水平普遍聚焦于教学层面，在财务业务流程相关软件开发及应用方面尚缺技术成果。因此可以借助具备安全认证资质的第三方专业软件机构进行个性化定制，让现成的财务软件根据学校实际需求修改完善。由于“互联网+财务管理”理念与实操已经在我国高职院校普遍存在，因此在选择合作的软件公司时，可优先选用已有大量应用实例的公司。如此，不仅方便合作前判断与选择，也让后续相关软件的上线更易于教职工上手操作，而且可以避免财务数据泄露、软件与需求不匹配等不良情况的发生。

为了保障学校财务信息有序传递，必须配备财务信息化专人与网络安全保障专人负责日常软件维护管理，不断强化安全与监督。一方面，要将会计人员网络安全风险防范培训纳入日常会计继续教育内容范围内，提高风险处理能力，另一方面要与软件开发商协同管理，定期专岗专人维护财务信息数据，建立电子备份制度，有效防止自然灾害、意外事故和外部人员恶意盗取、破坏财务数据的情况发生，提升软件平台及网络数据安全性。财务信息管理专员需做好与软件开发人员衔接工作，经过磨合不断提升处理常见操作问题的技术能力，消除信息化建设下财务管理网络安全风险威胁。

七、总结

大数据时代，将财务日常管理延伸到整体绩效评价，通过利用贴合实际设计优化的财务业务流程，对我国高职院校财政资金使用进行管理，采用信息网络等软件工程深度洞察，以优化资源配置，解决运行中的信息“孤岛”问题，提升工作效率与效能，为学校运转与决策提供更有效的财务数据与决策建议。探索和建立财务信息化流程服务模式，有效服务高质量高水平发展，这将是我国高职院校今后财务管理的大趋势。