数字环境下农业科研档案资源开发与发展路径

郭秀萍，潘永东

（1.甘肃省农业科学院，兰州 730070；2.甘肃省农业科学院经济作物与啤酒原料研究所，兰州 730070）

现阶段数字化转型已经成为经济和社会信息化发展的必然选择。据此，在加快科研管理信息化建设、推进农业科研治理体系和治理能力现代化进程中[1-2]，多层面需要农业科学技术研究档案（以下简称农业科研档案）提供数据信息服务。

农业科研档案是在农业科学技术研究活动中形成的具有保存价值的各种形式载体的文字、图表、数据、照片、视频等原始记录体系。包含农业科研课题设立、项目申报、开展研究、结题验收、成果评价等研究过程与组织管理方面的情报信息，对于描述和查证农业科学知识、技术、成果的迁移、演变、创新等客观规律与历史面貌，是独特而珍贵的第一手历史记录记忆。将为支撑“负责任、讲信誉、计贡献”的农业科技创新、农业科技评价、农业科研诚信等提供咨询、查考与追溯依据[3]，为农业科技成果转化应用、提高农业生产效益等提供宣传、培训与指导依据。同时，将为推进农业科研治理体系与治理能力现代化发挥存凭、留史、资政、育人的价值作用。

但是，传统农业科研档案管理工作难以满足新时期农业科研档案资源创新与信息利用需求。大多农业科研档案藏于库房，开发落后，信息封闭，服务价值低下[4-5]。而且，随着大数据政策演化、区块链技术应用[6-7]，电子农业科研文件、数据不断形成，数字农业科研档案资源建设与数据管理已经成为农业科研档案工作的重要对象。与数字文件一样[8]，电子农业科研文件、数据采集归档难度大，电子农业科研档案失存、失管现象比较突出。急需构建数字环境下农业科研档案转型发展的对策路径。

1 农业科研档案内涵价值

农业科研档案在不同时期（管理需求和技术条件），其背景、要素不尽相同，发挥作用意义的侧重点也呈现异同，但从资源内容与发展需求分析，具有相对稳定与周期变迁的多元价值[9]。

1.1 来源价值

农业科研档案是由农业科研文件材料转化而来。农业科研文件材料是在农业科学技术研究全程中直接形成的各类历史原始记录。信息时代，包括以数字技术创作呈显的电子农业科研文件、电子数据、数码照片、数字视频等，并随研究实践周期持续迭加。它们不但真实再现农业科研计划管理、试验实践、分析研究及结论结果、成果权益归属的事实与过程，而且全面系统反映农业科研机构变迁、人员更替、研究创新进程的历史真实面貌。

记录来源不仅展示农业科研档案形成者的群体性、特殊性和交互性，而且反映其时期目标与研究方向、资助政策与任务效益、试验过程与结论成果及其全程记载材料创作、办理等本体信息和关联信息的成套性、独特性和溯源性。

1.2 技术价值

农业科研档案是客观反映农业科学技术不断进步的全面、系统记录。农业科学技术是在农业领域经过实践验证、具有严密逻辑论证依据的，达到提高土地产出率、资源利用率、劳动生产率、科学创造率等讲求效率和效益的知识、方法、技能的统称。农业科学技术研究是以自然生态环境、农作物、畜牧草业为研究对象，根据一定的科学原理，不断探求其真相、性质、规律，取得具有一定实用价值和学术意义，影响和促进农业发展的综合智能、技能和物能的一种复杂的以脑力劳动为主的高水平的社会活动。

农业科研档案是基于农业科学技术研究而直接形成的真实记录记忆。它是有组织、有计划地开展农作物新品种培育、高效种植栽培、防控病虫草害、土壤改良与节水灌溉、农产品贮藏加工利用，以及农业环境保护、农畜牧草业良种推广、疫情防控等实践研究知识、方法、技术的诠释依据与表征凭据。

1.3 成果价值

标识和认定各项农业科学技术研究结论、结果及其应用农业生产的诠释依据与表征凭据是农业科研档案的重要内容。主要有：各类农业科研成果报告，国家农业部门授予的粮食、蔬菜、林果等品种权证书、地方农业部门特发的品种审（认）定证书及相关文件材料，农业发明（实用新型、外观设计等）专利证书及相关文件材料，农业种子标准、农产品质量标准等标准文本及编制说明，农业科技著作权证书、农业科技著作、学术论文及收录证书等，农作物品种资源样本、标本及其目录，农业机械工具模型、样品等，国家、地方等组织颁发的农业科技成果奖励证书及相关文件材料，等等。它们是农业科学技术研究业绩、成果的本源性与回溯性、理论性与技术性、创新性与成效性的权威评定凭据，是赋予所属农业科研单位、团队、专家成果所有权或长期使用权的历史荣誉凭据，亦是维护农业科研诚信、提升科技竞争力的可靠证据与科技支撑。

1.4 记忆价值

农业科研档案所承载的农业科学技术研究历史进程与实践结论，从计划立项、组织实施、研究过程、督促检查到目标实现，是有计划、有组织的一系列科学实践，其研究结论、成果是一代又一代农业科研团队、专家的智慧结晶[10]。期间在田间地头种植、培育观察、试验观测及其农业试验田观摩、技术交流及其技术推广中产生形成的文字记载、实景照片、录音录像等表达出科学发现、规律揭示与科学家研究情怀。经过历史变迁，自然传递出农业科研团队专家求真务实、攻克难关的严谨作风、求真精神与工匠风貌，无疑为农业科研事业发展记载了一个又一个农业科学家人文故事，这也是农业科研档案呈现历史科技文化的魅力所在。

2 农业科研档案管理服务价值实现的问题

保存农业科研档案的最终目的是被查阅利用。长期以来，查阅农业科研档案，只能前往档案管理部门翻阅农业科研档案案卷目录，查找费时、费力，查阅利用效率极其低下[11]。

2.1 开发工具不完善

2.1.1 检索工具单一

长期以来农业科研档案检索工具，一般只有案卷目录。一种检索工具只能提供一种检索途径，仅能满足一种类型的检索需求，严重影响查检与查阅。

2.1.2 著录质量不高

农业科研档案目录大多只著录案卷号、移交单位、归档时间、题名、页数、备注，对于形成者、密级、保管期限等应著录信息有所缺失。农业科研档案目录著录标准不统一，亦出现因管理部门（单位）不同，或者因著录人员变动而导致著录项目、著录格式不一致，造成农业科研档案目录内容信息质量不高。严重制约农业科研档案的报道与利用。

2.1.3 标引项目不全

从库藏农业科研档案案卷中，常常出现案卷档号标引错误、项目不完整等情形，直接影响检索目录与实体管理的统一性与互见性。

2.2 数字农业科研档案资源建设困境

2.2.1 传统载体案卷数字化数据质量不保证

近年来，虽然开展传统农业科研档案的数字化，但也仅是目录机读化和文件扫描转化图像。目录与文件图像数据的准确、有效和可用性尚不保证。出现有目录无全文图像，或有目录、有全文图像但检索不出、不能提供便捷查阅等问题。

2.2.2 数字农业科研档案资源管理困境

现行电子农业科研文件、电子数据及其元数据尚不能实现应归尽归和全面采集著录，亦不能实现自动化和智能化管理。离线迁移电子农业科研文件、数据等的存储载体、归档整理及其载体保管不规范，影响识别、读取与查阅利用。各类案卷（件）数据信息的非人工识读性、数据信息与特定载体之间的可分离性、数据信息的易变性、存储安全性及其真实性、完整性和有效性尚无鉴定标准。

2.2.3 数字农业科研档案管理条件不完备

计算机档案管理系统不能完全满足数字农业科研档案数据管理需求，管理系统程序模块、软件应用功能不能与传统农业科研档案档号标引、著录目录对应统一。数据信息挂接运行中，存在农业科研档案数字化数据、电子农业科研文件数据易变动、易删除及其相关处理软件易升级、易损坏等多层面威胁数据丢失、信息泄露、计算机故障等安全隐患。

2.3 农业科研档案信息服务机制不畅

2.3.1 开发开放局限

经数年积累，农业科研档案资源丰富，但是，资源开放鉴定与安全保密制度不完善，影响农业科研档案利用服务与安全保密的规范管理与互促发展。

2.3.2 开发编研工作滞后

经调查，几乎没有以库藏农业科研档案资源为基础，编辑的农业科研档案分类摘要、库藏指南、内容汇编等文献资料，缺乏自我报道与宣传服务的发展动力。

3 构建农业科研档案转型发展路径

数字经济促使农业科研档案资源颠覆性变化，包含传统载体农业科研档案数字化数据、现行电子农业科研数据及其衍生数据，正式和非正式记录记忆数据，并且内容结构、管理形式及服务方式随着移动互联网、信息技术迭代而不断变化，激起农业科研档案管理与服务的时代变革。

3.1 建立管理机制

3.1.1 加强组织领导

以农业科研档案管理部门负责，建立数字农业科研档案管理工作网络，成立数字农业科研档案工作小组、数字化数据及备份数据验收与数据管理小组、农业科研档案数据管理系统开发运维小组的管理工作体系。建立健全各小组工作交互、配合、协同运行的长效机制，为有序推进农业科研档案数字转型发展提供保障。

3.1.2 强化规划指导

新时代崇尚法律法规，坚定依法治档自信，构建不同形式载体农业科研档案优质资源建设、安全管理与有效利用服务的指导机制，突出前端监控，对于促进农业科技创新、弘扬农业科学家精神具有重要的现实与历史意义。制定《数字农业科研档案资源建设发展规划》《农业科研档案数据开放鉴定与信息共享利用规程》等指导文件，从数字农业科研档案发展目标、数据信息共享利用服务等方面明确。并将数字农业科研档案管理纳入档案工作计划、年度考核绩效，与档案工作同部署、同实施、同推进，实行全面依法依规指导管控，保障可持续发展。

3.1.3 创新管理手段

从数字农业科研档案管理体系、职责分工、技术流程、前端指导、硬件配置、软件应用等多方面入手，全方位优质构建维护数字农业科研档案资源质量、数据信息安全管理及有效利用服务的软硬件设施设备。编制《数字农业科研档案管理规范》《数字农业科研档案数据验收质量标准》《农业科研档案数据管理系统建设规范》等标准文件，科学推进数字农业科研档案高质量建设与治理现代化，为农业科研事业发展提供持续有效服务奠定坚实基础。

3.2 升级农业科研档案管理应用系统

在计算机、互联网、数字技术全应用背景下，为适应政府、公众及农业科学技术研究对档案服务的需求，应自主开发建设农业科研档案管理应用系统。它是改变传统管理迈向自动化、智慧化管理的必要条件，是实现各类数字农业科研档案数据融合管理的支撑平台。

3.2.1 建设原则

（1）先进普适性。以农业科研档案形式结构为支撑，借助计算机档案管理平台、运行环境及其相关应用软件、基础硬件，应用先进主流信息技术，开发建设农业科研档案管理应用系统。系统应支持农业科学技术研究相关业务端口现行电子文件、数据、照片、视频的采集或导入；对电子文件、数字化数据进行组织，组织方式应保持形成者的管理流程与原始属性；支持各类电子文件、数据和相关元数据的检索、阅览利用功能。（2）经济高效性。基于计算机档案管理系统，开发支持各类数字农业科研档案数据采集、鉴定、整理、分类、著录、存储及其访问、检索、识别、阅览利用等系统应用模块，既节约经济成本，又可应用成熟技术。着力构建农业科研档案数字化数据、现行电子农业科研文件数据、电子农业科研档案数据汇集并与管理系统挂接、相关业务交互的协同机制，集成提升数据管理与信息服务的效率和效益。

3.2.2 开发建设

（1）应用系统建设。应用系统建设是基于计算机档案管理系统及主流信息管理操作系统技术环境，包含开发环境准备、申请开发者账号、应用开发和测试、应用著录功能等技术流程。（2）应用系统功能。主要包括注册登录、用户权限、移交接收、鉴定整理、目录著录、数据管理、检索识别、阅览利用等操作功能。（3）资源数据组织。根据计算机、信息管理特点，结合传统农业科研档案管理工作流程，开发具备数字农业科研档案资源本体数据、元数据的接收归档、整理组件、清点检测、目录内容建库、统计监管和审计等运行功能，支持数字农业科研档案数据持续扩充、修改补充、鉴定销毁及其操作权限管理等功能。

3.2.3 保障运行

建立安全建设运行机制，确保应用系统与数据信息的全面安全。将安全的理念、要求和措施贯彻落实到开发建设农业科研档案管理应用系统及数据管理与运行维护的全过程各环节。开发完善计算机档案管理操作系统及相关联的安全防护应用软件和安全预警防护功能。严格执行数字农业科研档案管理应用系统开发建设、运行维护工作制度及岗位职责，以及系统运行与数据管理安全保密制度等，保障数字农业科研档案的全面安全。

3.3 建立电子农业科研文件管理体系

当前，在社会网络化迅速发展推动下，电子形式的数据信息已成为开展农业科学技术研究不可或缺的记录形式与交互传递方式，需要科学管理，以保障第一手农业科学技术研究文件材料、数据、图表等记录记忆的真实、齐全、准确、安全与有效可用。

3.3.1 管理内涵

电子农业科研文件材料是应用数字技术编辑、生成，通过相关业务系统经由计算机网络交互传递、在线办理和空间存储的，包含表达农业科学技术研究意图的本体信息、背景信息和结构信息的数字记录。它与纸质农业科研档案都来源于农业科学技术研究与农业科研管理过程，是重要的档案资源。

3.3.2 管理目标

与传统农业科研档案相比，电子农业科研文件、数据的“数字性”要求管理者达到质量目标与效益目标。（1）真实性。电子农业科研文件、数据的内容符合生成该文件表征研究活动的真实情况。而且，其内容、结构和背景信息数据与元数据经传输、迁移等处理后始终保持与形成过程的原始状态一致[12]。（2）完整性。电子农业科研文件、数据的构成要素及相关联数据信息始终齐全完整，没有缺失。（3）有效性。电子农业科研文件、数据的内容信息、背景信息和结构信息作为统一整体生成、传递和办理，应当保持移交、归档和存储、利用交互传递各阶段、全过程相一致。（4）安全性。电子农业科研文件、数据的生成、处理、迁移、存储方法准确完善，其信息内容和载体状况处于全流程安全状态。（5）可用性。电子农业科研文件、数据在处理、导入、存储过程中始终能够被检索、被识别、被读取和有效利用。

3.3.3 规范管理机制

电子农业科研文件、研究数据因其特定的构成要素与周期流转，需要建立长效运转机制。（1）发扬制度优势。农业科研档案发展至今，根本原因是统一管理和制度标准发挥了重要作用。据此，应当制定电子农业科研文件、研究数据的归档范围及其电子农业科研档案分类方案与保管期限。建立健全电子农业科研文件、研究数据、数码照片、数字视频的生成、传递、办理、移交及其鉴定、整理、著录、存储与信息共享、利用服务等各环节工作制度。形成数据信息持续归档、数据管理质量保障、信息利用服务与安全保密的长效发展机制。（2）严格职责分工。明晰电子农业科研文件、研究数据生成、传递、办结、移交各业务端口的归档职责，保证将具有凭证、查考和存史价值且办理完毕、鉴定整理的电子农业科研文件、研究数据及其元数据，以电子信息打包形式整体移交归档。推行相关数码照片、数字音视频的同步归档。支持现行条件下，电子农业科研文件、研究数据离线迁移备份载体归档。

3.4 保障传统农业科研档案数字化数据质量

传统农业科研档案数字化既是开发资源信息的科学方法，也是保护国家珍贵档案原件的技术措施，可以深度挖掘农业科研档案资源价值，促进信息增值、服务增效。

3.4.1 规范数字化管理

农业科研档案数字化目标是提高资源信息效益与服务效率。严格执行农业科研档案数字化制度标准，保障数字化工作程序与业务流程的有序精准实施，确保数字化数据的真实、完整、准确、有效和可用，实现与计算机管理系统的完全挂接、查阅利用。传统农业科研档案数字化流程，见图1。

图1 农业科研档案数字化流程

3.4.2 保证数字化质量

农业科研档案数字化数据是满足用户需求的表现形式。因此，数字化应立足原件原貌，保证数据信息质量。（1）前端鉴定整理。农业科研档案数字化前鉴定、整理和保护处理是确保数字化工作效率与数据质量的前提和基础。设计数字化范围及数字化目录，检查梳理原件，对档号不全、不准确的补充更正，没有编写页号或页号漏编、页号不正确的补编页号，对破损的页面进行修补，对影响数字化质量的进行技术处理。（2）精确建设目录数据。农业科研档案数字化目录，是链接数字化图像路径、对应显示数据信息的导航。根据纸质农业科研档案著录项目、背景要素，对应完成数字化数据目录的著录、标识[13]，确保目录数据检索、识别、报道的准确、有效和可用。（3）合理确定技术参数。数字化技术参数是保障数字化数据真实、清晰、有效，满足不同利用需求的关键参数。主要有分辨率、OCR（纸质载体数字化）、密度、对比度和曝光亮度（缩微胶片数字化），采样、量化、编码、采集与比特率（录音录像数字化）等。为达到农业科研档案数字化文件图像清晰、接近原件原貌并能正常显示、阅览和输出，分辨率预设为300～400dpi。为满足高精度仿真输出、印刷出版、宣传展览等特殊利用需求，分辨率设定为500～600dpi。（4）统一设计存储格式。农业科研档案数字文件图像应采用通用格式。长期保存格式选定为JPEG、TIFF（G4）或JPEG2000等格式。文件图像压缩率的选择可根据计算机存储空间和实际需要确定。同一类案卷应采用相同的存储格式。（5）文件图像真实有效。及时对数字化文件图像题名、识别、仿真度进行检测检查，发现文件图像题名与纸质原件不相符应重新准确命名，对于文件图像不完整、无法识别或不能清晰读取、失真度较大的应重新扫描，发现漏扫、重扫、多扫等情况应及时更正。（6）保障数据安全运行。选择利用可靠软件对数字目录、相对应的文件图像与农业科研档案管理应用系统挂接，实现目录、文件图像数据的正常访问、检索、识别，保障读取、利用的安全。

3.4.3 数字化工作记录管理

纸质农业科研档案数字化过程中产生的文件材料，是追溯其数字化全过程的真实记录，全面收集，规范整理，科学管理。

4 促进农业科研档案数据信息利用

聚力创新农业科研档案管理工作的目标是提升服务效益。因此，健全完善数字农业科研档案服务制度，改进服务条件与方式，保障数字资源转化为数据信息和知识技术的速度与能力，提高农业科研档案的信息利用价值。

4.1 完善信息服务制度

数字农业科研档案资源信息的合理公开，对于方便人们了解农业科研成果、开展农业科技交流、宣传农作物新品种、新技术至关重要。但是，应考虑涉及国家秘密、科研工作秘密和知识产权保护等敏感信息内容的开放。因此，需要适时完善数字农业科研档案信息服务制度，健全信息共享与安全保密协同互促机制。

4.2 开拓信息服务渠道

不断完善农业科研档案管理应用系统软硬件功能，推进在相应权限下利用计算机、移动端、QQ群、微信等新技术、新设备共享农业科研档案检索、读取和利用服务，扩大信息服务范围，提高服务效益，充分发挥数字农业科研档案价值效益，促进数字农业科研档案优质发展。

5 主要结论与启示

该文基于农业科研档案资源价值及信息开发，分析得出数字经济对农业科研档案管理变革发展的巨大影响。传统载体农业科研档案资源开发的数据化、网络化管理形式，成为促进原件保存保护与信息开发开放、服务用户需求的关键。数字环境中，从现行电子农业科研文件、研究数据的生成、传递、办理到移交、鉴定、整理、著录、存储，再到检索、识别、读取、信息共享等全过程、各阶段相关责任者参与其中，运转于农业科学技术研究与组织管理当中，需要建立健全数字农业科研档案制度标准体系，促进农业科研档案管理理论的扩充与资源价值效益的提升。

数字化装备和数据信息、互联网的普及应用，数据已经成为农业科研档案创新发展的内容要素与重要载体。发现并重视数字农业科研档案资源所蕴含的数据建设与管理变革机会是新时代农业科研档案发展的契机。但是，数字经济所引发的农业科学技术研究与组织管理等第一手原始数据的管理和利用，也将带来许多关于宏观农业战略决策和农业科研自主研发秘密、知识产权保护等安全方面的问题，需要加强数字农业科研档案资源及其数据信息的依法归档、科学管理和有效利用，对数据信息共享利用带来的快捷与便利性和可能引发的泄密问题应做好安全监控，保障农业科研档案数据管理与利用服务的长远发展。