农业科研单位档案管理现状及改进方法初探

刘江平+刘嘉盈

[摘 要] 通过对农业科研单位档案管理队伍现状的分析，找出了制约农业科研单位档案管理队伍建设的关键问题，并针对这些问题提出了改进建议。

[关键词] 农业科研；档案管理；现状；建议

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 090

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0171- 03

档案是一种重要的知识信息资源， 对国民经济和社会发展具有重要的意义，单位的档案是反映单位的工作活动、科学技术研究的真实记录，是重要的信息资源，是国家宝贵财富，也是提高单位工作效率和工作质量的重要条件。本文着重以笔者所在的单位（中国热带农业科学院南亚热带作物研究所，以下简称南亚所）为例阐述档案工作中的问题及解决方案。南亚所成立于1954年1月，是我国从事南亚热带作物研究的科研机构之一，主要以菠萝、芒果、澳洲坚果等南亚热带果树，剑麻和甘蔗等热带纤维和糖能作物等南亚热带作物为研究对象，开展种质资源与遗传育种、作物栽培、采后贮运与保鲜、农业资源高效利用与良好环境生态建设等基础、应用基础和共性关键技术等研究工作。

南亚所成立至今已有60多年的历史，目前管理的档案可以分为科研档案、文书档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、人事档案、声像档案、出版物档案和实物档案等。这些档案正在为科研工作提供第一手资料和研究背景，为我所土地规划和编制来源提供依据，为职代会召开等现在工作提供参考，保存和记录一代代农业科研人员的辛勤工作并为职工办理退休等手续提供档案依据。

档案在我们这种农业科研单位是如此重要，然而，由于农业科研单位不是专门的档案管理机构，缺乏专业的档案工作的指导，单位对档案管理工作的重要性认识不够及人员编制等诸多因素的影响还存在很多问题，不利于档案的充分利用。下面以该所为例重点阐述。

1 农业科研单位档案管理的现状分析

1.1 农业科研单位档案管理队伍的现状

1.1.1 缺乏专职的档案管理人员

农业科研单位原来由于对档案工作的重视程度不够，后面由于体制改革，对管理人员进行了精简，很少有单位设置专职的档案管理人员。就中国热带农业科学院而言，除了我院在海南儋州档案馆有专职档案管理人员以外，其他所都没有专职的档案管理人员，多数是兼职人员，且身兼数职。南亚所以前没有专门的档案室，各个办公室分别负责本部门档案，直到2008年单位逐渐重视档案工作，成立了档案室，并让科研办负责科研档案的人员兼管档案室工作，随着档案管理员的退休，我所档案室在无人管理的情况下交给人事部门管理。由于兼职档案管理者往往被繁杂的行政和科研事务缠身，在工作时间上难以保证档案管理过程的连续性，在管理质量上仅能保证交上来的档案不丢失，完成基本的查阅利用都需要工作之余完成，使档案管理工作上档升级和档案开发利用就相当困难了。

1.1.2 档案管理人员的专业知识有待更新

农业科研单位的档案管理人员由于大多数是兼职人员，很少有时间进行专业的档案管理培训，随着档案管理法规的不断更新，兼职档案管理人员的专业知识更新速度跟不上新要求，特别是缺少现代化手段的档案管理知识。

1.2 农业科研单位档案管理工作缺乏全局性和统一性

1.2.1 没有建立统一的档案室或者档案室条件不符合规定

农业科研单位由于历史原因，很多研究所都没有设立专门的档案室，有部分单位如南亚所逐步认识到档案工作的重要性，成立了档案室。但档案室无论是软件还是硬件都不像是一个档案室，只是一个存放档案的地方。一是缺少相关的管理制度，去年虽然聘用了一名编制外职工负责档案管理工作，但还没有理清思路没有出台相关管理办法，没有建立完善的档案管理机制，档案管理还是采取多头管理各负各责的管理形式。二是档案室的硬件配备条件有限，达不到档案保存的温湿度要求，更没有实现档案信息化管理所需要的软件支持和电脑、打印机和复印机、照相机等材料。

1.2.2 对档案管理工作不够重视，档案管理者工作积极性不高

农业科研单位以科研为主，领导把主要精力大都放在了科研工作和事业发展上，没有太多的精力顾及档案管理，有的认为档案管理工作做到存放不丢失即可，对档案管理工作的搜集、整理、编研、开发和利用等一整套工作方法缺乏了解，导致对档案室必备的设施建设一般投入不足，或者说重视程度不够，这就导致了档案管理人员对搞好档案管理工作缺乏信心。

1.3 科研单位规范管理前期工作任务艰巨

1.3.1 培养和养成档案积累和整理的习惯比较难

农业科研单位由于长期以来对档案管理的重视程度不够，缺乏专门的档案管理人员和档案管理办法，很多科研工作人员更是对档案管理要求知之甚少，没有建立科研档案的意识和自觉保存相关科研资料的习惯。因此，档案管理工作者首先要投入大量的时间和精力去研究相关管理办法，努力提高科研人员档案保管意识和自觉学习相关档案管理知识，为今后科研档案管理工作奠定良好的基础。

1.3.2 档案室的前期档案整理工作任务艰巨

由于档案工作长期处于没有专人管理的状态，以前不算标准的档案室里堆满的档案未进行整理，只是简单的堆放在档案室。为加强档案的管理和利用，档案工作人员必须对档案区分是否应归档材料、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒等手续。由于前期档案室堆放的档案较多，各种文书档案、科研档案、基建档案、音像档案等都有，要将这几十年的档案材料整理好是个非常艰巨的任务。

2 关于做好农业科研单位档案管理工作的几点建议

2.1 对于加强农业科研单位档案管理队伍建设的几点建议

2.1.1 抓好档案管理工作，关键是领导重视

要想搞好档案管理工作，首先要从思想上重视档案工作，由所领导亲自抓，将大家的思想认识统一起来，思想认识在很大程度上会影响到1 个单位档案管理工作质量的好坏。档案管理人员应认真学习《档案法》，建立比较完善的档案管理制度，促进单位档案管理工作的上档升级。单位领导要积极支持档案工作，调动专兼职档案管理人员的工作积极性，对提高档案管理水平具有巨大的促进作用。

2.1.2 建立激励机制，提高档案管理的工作效率

要建立一套人性化管理与恰当激励相结合的体制，从制度上保证档案管理人员在物质与精神各方面的相对平衡，通过建立奖励机制，充分调动档案管理人员的积极性。一是通过申请档案管理人员编制招聘正式职工管理档案，提高档案管理人员的积极性；二是建立激励机制在奖励绩效方面要考虑档案专兼职人员的劳动强度的不同，适当向兼职档案管理人员倾斜，提高兼职档案管理人员的工作积极性；三是加强档案室的条件建设，配齐档案工作所需要的档案管理软件和打印机、照相机、电脑等硬件设施。

2.1.3 以人为本，提高档案管理人员的工作积极性

多数档案管理人员认为档案管理工作不重要，是无足轻重的工作，自己被安排管理档案就是被打入冷宫。因此，要对档案管理人员进行爱岗敬业方面的思想教育，让档案管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，提高档案管理人员的工作积极性，使他们树立毕生奉献给档案管理事业的精神；同时要加强创新意识教育，使档案管理工作人员要充分利用资源的优势，走出一条档案管理工作的创新之路，要在钻研业务的过程中找到档案管理工作的新办法、新思路。

2.1.4 加强培训工作，提高业务水平

只有不断提高专兼职档案管理人员的业务素质，档案管理能力才会有相应的提高。档案管理部门要在提高岗位工作要求的同时，兼顾档案管理人员的现实状况，把提高专兼职档案管理人员的个人素质与业务水平做为首要事务来抓。要给所有的档案管理人员创造接受再教育的机会，要广泛开辟包括业务进修、知识更新和扩展视野等方面的平台，为档案管理人员自身价值的体现创造全面发展的机会，充分发挥每一个档案管理人员的智慧和创造力。

2.2 建立和加强档案信息化管理，提高档案利用率

应积极引进先进的档案管理手段，充分利用计算机数据存储量大、检索速度快和软件管理的方便性等优势，大力探索应用适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”的整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。通过信息化管理，向管理和科研工作提供大规模、大信息量的数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。信息化管理不仅可以降低管理人员的工作强度，还可大大提高档案管理的工作效率，方便科学家查找资料和所研究项目前面的进展情况等，使农业科技档案更好的为农业技术进步服务。

2.3 加强对档案管理工作的管理，建立健全档案工作管理制度

目前，该所正在着手制定档案管理办法，该办法主要从以下几个方面对档案管理作了要求：档案管理的组织结构，档案专兼职人员的工作职责，各类档案收集归档范围、归档要求、档案保存年限及到期档案的处理等，各类档案收集归档时间及归档程序，档案的利用范围及利用手续，档案的整理与归档等等。通过该办法的出台，使大家对档案管理有统一认识，能保证及时收集应归档材料防止重要档案缺失；通过对档案的统一整理归档方便职工的查找与利用，节约广大科研人员档案海里漫无目的的查找，切实节省广大科研人员的时间，提高档案的利用率，更好的服务各类事业的发展。