档案专网传递，化解“跑路”难题

■文／王妍 姜涛

社保档案作为民生档案中的重要内容，在社保工作中起着至关重要的作用。为贯彻落实国务院深化“放管服”改革工作精神，进一步提升社会保险经办能力和服务效能，提高民生档案利用效果，吉林省四平市社会保险局以“最多跑一次”改革为契机，借助四平市政府协同办公网络平台，实现档案影像资料网上传递，化解群众办事多次往返的难题。

群众办事“跑路”难社保经办压力大

地处东北老工业基地的四平市，集中了大批国有企业。改革开放以来,尤其是建立社会主义市场经济体制以来,在国有企业改革与调整取得巨大成效的同时,四平市也有许多企业因为适应不了市场竞争而陷入困境。企业在通过结构调整寻找再生之路的过程中,不可避免地会产生人员分流和下岗的问题，四平市采取措施，将国有改制企业离岗人员的人事档案移交市就业服务部门统一管理。

近年，随着吉林省一系列促进企业下岗职工接续养老保险关系的惠民政策出台和群众参保意识的增强，来社保部门办理接续、补缴社保费的人员日益增多。四平市社保局业务经办人员每天需要审核大量下岗职工提供的经办资料并根据有关政策予以办理或解答。“不同企业的离岗人员，其工作经历和离职手续不尽相同，所以需要提供的经办资料也不可能完全一致，给政策咨询和经办工作带来一定的困难。”负责窗口业务经办的工作人员沈博在介绍以往的办理流程时说。

“过去，我们经常会听到办事人员在办理业务的过程中被问到诸如‘解除劳动合同手续在我的档案里，我再去就业局把档案里的资料复印了，带过来还能继续办理我的业务吗’等问题。”沈博说。以前企业下岗职工办理社保业务时，经常需要提供本人档案中的相关资料作为办理依据，遇特殊情况，职工本人要多次往返于市社保局和市就业服务局调档复印，往往办理一笔接续养老保险业务，断断续续需要三四个小时才能办完。另外，用档案的复印件来办理业务，还存在造假的风险隐患。

沈博介绍：“我们就曾发现有人用涂改后的档案复印件前来办理业务。”因此，工作人员还需针对疑似问题与市就业服务局进一步核实真伪，降低了服务效能。

基于上述问题，2018 年9 月，四平市社保局多次组织业务、信息、档案等科室人员召开业务研讨会议，集思广益，共同研究解决方法，先后提出包括查档人登记预约、定期安排专人前往市就业服务局集中调档、通过现有互联网社交软件线上沟通等多个解决方案。经过流程推演，发现实际效果并不理想，无法达到既保证档案信息安全，又让群众办事方便、快捷的目的。正在一筹莫展之际，市政务服务和数字化建设管理局一条推广协同办公系统的政务信息，引起了四平市社保局局长王学的重视。他在向市政数局咨询了协同办公系统的具体功能后了解到，该系统于2016 年10月1日上线运行，主要包括通知公告、公文管理、邮件管理、会议管理和系统日志管理等功能。王学立即指导业务部门制定网上传递档案的工作方案，借助政务服务平台实现就业服务局与社保局在网上传递职工档案资料。2018 年10月初，经四平市社保局党组会议研究决定采取网上传递的方式破解查档难题。

2021年1月13日，四平市社保局工作人员将彩打的资料送给参保人员。

转变服务观念办法总比困难多

确定工作开展方向后，四平市社保局主动与市政数局、就业服务局沟通，详细说明此项工作的重要意义，提出工作思路，积极争取对方支持。在市社保局的不懈努力下，经过多轮的反复磋商和论证，四平市社保局与政数局、就业局就参保人员档案信息网上传递的制度流程达成一致意见。由市政数局负责组织技术人员在已上线运行的政府协同办公系统基础上，开发一套电子档案传输系统，为市社保局、市就业局开放接入端口，在专网内打造一个可以让两局实现档案影像资料实时传递的共享平台。市社保局和市就业局提出专网对接申请，指定专职人员负责实时联络。

为确保档案信息安全，该系统搭建在电子政务外网环境，只有经过授权的用户方能进入。办事人员查阅在市就业局保管的职工档案时，由市社保局经办窗口的业务人员依据业务办理需要，在线发起查档请求，市就业服务局即时受理，按需求将所查档案资料进行扫描成像，并加盖电子印章后，通过协同办公平台的电子档案传输系统把档案影像资料回传至市社保局业务经办窗口，整个过程只需要几分钟。

“阿姨您别着急，把您的姓名和原单位的名称告诉我，我帮您和就业局那边的同志联系一下”“大哥，您回忆一下，当年您档案中填写的家庭成员可能有谁，告诉我名字就好，就业局那边查到有两个和您同名的档案，需要确认一下哪个是您的”……在专网传递过程中工作人员时常会遇到有下岗职工因将手中的“存档手册”丢失，无法提供档案编号，难以精确定位查找人事档案的情况，四平市社保局窗口业务人员需将办事群众的个人信息，包括姓名、出生时间、原所在单位名称及家庭成员等情况了解清楚后告知就业服务局查档工作人员，以便于查找，减少办事群众的等待时间。

四平市社保局还专门配备了高性能的彩色打印机，业务办理完毕后，把档案影像资料打印出来免费送给办事群众，方便其日后办理其他事项。据统计，2018 年10 月中旬网上传递档案资料业务开通以来，平均每个工作日约减少群众往返40 余人次。过去需要几个小时才能办结的业务，现在仅需几分钟即可办理完毕，极大地提高了业务经办效率。档案影像资料网上传递不仅提升了办事效率，还从源头上预防和杜绝了伪造、涂改和增减档案要件内容的现象，有效地控制了业务经办风险。

顺应社会大趋势全面实现档案电子化

解决了外部档案利用的难题，这为四平市社保局档案管理拓宽了工作思路。从上个世纪90 年代至今，四平市社保局为参保单位和个人办理相关业务形成了大量的历史业务档案，但这些档案资料全部为纸质档案。四平市昊华化工有限公司的劳资人员刘岚说，由于保管不善，其所在公司当年为职工填报的养老保险基数核定的资料找不到了，2019 年时有职工提出异议，他们又解释不清楚，所以想到社保局查阅一下当时的业务档案，“我知道我们单位的社保存档资料多，所以当时带来两名同志和我一起查。”刘岚说。近年，经常有企业劳资人员来到四平市社保局查阅相关历史业务档案资料，费事、费力、耗时长……多年来，手工翻阅档案一直困扰着四平市社保局的工作人员和前来办事的人员。

2020 年6 月，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议表决通过新修订的《中华人民共和国档案法》，明确提出了“来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力”。为有效提高社保档案管理部门的经办效率，切实减轻参保单位、参保个人及存档部门的查档压力，四平市社保局以新修订档案法宣贯为契机，着力推进传统纸质载体业务档案数字化工作。2020 年7 月，四平市社保局利用全省统一的社会保险业务档案一体化信息系统对历史业务档案资料进行数字化加工的机会，通过纸质档案中记载的单位信息、人员信息、业务类型、形成时间等关键内容对现有资料分门别类地整理、著录和扫描加工，把纸质业务档案全部变为电子档案。经过近半年的努力，四平市社保局完成了117 万份历史业务档案资料的电子化工作，基本实现了快速检索、精准定位、方便阅览的目标。以往需要个把小时甚至一整天才能查到的资料，现在几分钟就可查到，既节省查档时间又避免档案资料多次翻阅造成损毁。

四平市社保局将不断加强档案信息化建设，启动现存企业退休人员人事档案数字化扫描加工工作，努力实现全库档案电子化管理；尽快实现利用个人电脑、手机等终端设备调阅档案资料影像的目标，让档案管理和使用更加规范、高效、精准、便捷。