论上海地铁工程档案的细化管理

顾佳莺

摘要：目前地铁在促进社会经济发展中起着举足轻重的作用，许多城市开始认识到建造地铁的重要性，但是地铁工程信息的管理尚未引起足够的重视;众所周知，地铁工程档案是地铁建设全过程的同步记录，为此本文主要分析了当前上海地铁工程档案管理中存在的问题，并提出相应的解决方案。

关键词：上海地铁;工程档案;细化管理

1引言

地铁工程信息随着地铁建设阶段逐渐形成，整个地铁建设项目完成后，工程档案将传输到城市档案中心，现阶段地铁工程具有建设时间长、数据量大、涉及部门多、管理人员频繁调动等特点，随着各种系统的逐步完善，政府部门开始关注地铁项目质量，从而关注地铁项目档案的标准化和规范化;但是，在“重视外部工程，轻视内页资料”的思想的影响下，工程档案的重要性并没有引起建设单位的重视，上海地铁虽起步较早，但没有相关硬性法律法规明确的工程档案整理标准，这些因素无疑增加了地铁工程档案管理的难度，导致部分地铁工程档案，只“整”不“理”。

2 地铁工程档案管理的基本原则

2.1同步原则

地铁工程的施工材料应与工程进度保持同步，及时提交检查，并随着施工的进行及时回收和整理，予以保存和存档。

2.2规范原则

地铁项目信息的内容必须根据现场的实际情况和原始记录填写，以确保内容真实完整，同时符合设计图纸的要求，现行国家标准标准和当地法规。当本地标准与国家标准冲突时，数据填充标准以国家标准为基础。

2.3及时原则

施工进度完成后，应按照有关规定及时将地铁项目资料上报监理单位，以改善资料，确保资料合法性。

2.4有效原则

地铁工程档案必须符合现场实际情况，确保资料内容真实，有效，格式要符合业主，质量监督站及其他有关部门的要求。文件上的签名需要自己签名，有关人员要在合同执行人中登记，检查后应及时盖章，以确保文件的合法性和有效性。

2.5完整原则

为了实现完成文件的完整性，子项目的划分必须完整且正确;根据子项目的划分，编制检验批表和标准内容。完整且正确的信息是建筑数据质量管理的重要体现。

3 地铁工程档案的重要性及其特点

地铁工程档案客观实际地反映了地铁工程建设管理的整体过程，地铁工程档案里面的各项资料和数据真实反映了地铁建设过程中的每一个环节和步骤，对地铁后期的维护和修理都提供了数据支持，所以地铁工程档案可以说是地铁的安全运营保障书。其具有以下特点：

（1）档案内含有的数据资料纷繁复杂，分为音频、图像、文字等，具有很深刻的实际意义。

（2）档案内资料所涉及的范围和收集单位不同。所有数据材料的产生、分类、查验和移交，需要施工单位、设计单位、建设单位以及其他不同的单位之间有序配合完成，而不能是一个单位或者一个环节中的数据整合。在这个过程中，无论有多小的过错都会在结果产生巨大的损失，正所谓“失之毫厘谬以千里”。

（3）档案整理需要耗费大量的时间。地铁工程的建设周期比较长，从生产线启动到项目的完成和验收通常需要三至五年的时间，该过程很复杂，并且有很多不同的环节，所以导致在档案整理的过程中不断有新的数据资料进入，需要耗费很长的时间进行归纳和分类。

（4）档案内容所涉猎的专业跨度大，知识面广。地铁工程档案中，各种资料涉及文科、工科和理科以及自然科学等，从建筑学、工程力学、自然科学到汉语言文学、政治学都有所涉及，并且专业性也很强，可以说是高新技术专业人员的劳动智慧结晶。

4 影响地铁档案管理的主要问题

4.1档案意识薄弱，对档案管理的重视不足

目前，许多参与地铁工程建设的单位特别重视项目建设。他们没有对地铁工程档案管理给予足够的重视，也没有大力推广相关规定;他们没有意识到工程档案是项目建设和管理的重要基础，因此削弱了档案信息化建设对项目进展的影响，对总体工作的职能的贡献。特别是在施工阶段，由于施工任務繁重，建设单位强调施工和生产而不重视档案管理的现象很普遍。例如，工程技术数据的收集和分类应从工程启动就开始，但很多情况是该工程最终完成，但未及时对工程技术数据进行收集和分类，工作进度表不能与地铁工程的建设同步。当该项目即将完成并被查验时，将投入大量的人力和物力来补充工程档案信息，这使建设单位忙于应付竣工验收。这种“秋后算账”工作方法就会导致所归档的地铁工程档案毫无章法，乱堆乱砌，等到出现安全或其它问题时，不仅无法进行追责，更难以修护。

4.2档案人员的专业水平不高，缺乏现代档案管理技能

档案管理员通常是新手，大多数都是兼职，他们没有经过专业培训，缺乏工程档案知识。大多数档案管理员整日忙于接收和发送文档以及处理日常事务，他们没有时间照顾技术档案管理的研究，对工程文件相对不熟悉。尽管一些档案管理员对档案管理有所了解，但他们缺乏现代档案管理技能，在普及办公自动化的过程中，已经开发了一些专业的应用软件，但是还没有进行系统的培训和学习。尽管一些档案管理员使用计算机，但它们仅限于目录级别的检索，缺乏电子档案管理，室内档案的数字化以及网络咨询服务的专业知识和操作技能严重影响了地铁项目档案的归档质量和利用效率。

4.3档案质量不佳，档案数据未及时传输

当前有多数地铁建设项目档案存在不完整，不及时，电子文件，电子信息内容缺失项，签名程序不到位，隐藏的工程验收记录不准确。有些存档的材料没有完整的法律程序，主要是复印版等，有些甚至将施工图视为竣工图，竣工图的编制和更改是不规则，不真实和不完整的。当前施工单位大多无专职资料员，施工资料都由现场技术人员兼职填写，现场人员只能在下班后编写检验批表、施工记录表等资料，资料写完后无法及时交给项目部档案管理人员，资料多存放于施工现场，待工程结束整理归档资料时会发现施工资料不齐全完整，很难达到地铁工程档案归档要求以及提交给当地的城市建设档案馆的移交要求。

5 加强地铁工程档案管理工作的措施

5.1提高认识，加强领导，建立科学适用的地铁工程档案管理机制

项目部应在工程前期即安排專人负责内业资料的收集、整理、归档，建立完善的档案管理责任制度，明确各部职责，落实到人，严格执档案行管理办法。工程内业资料不是只涉及工程部一个部门，还涉及试验室、测量部门，所以施工过程中资料管理人员要协调好测量、试验部门，及时出具相关工程数据，以保证资料的及时性，准确性，各部相互配合，才能共同完成工程资料;工程后期各部提前准备竣工资料，相互沟通，共同解决资料中存在的问题，对竣工资料进行集中组卷，保证竣工资料及时移交。若在整理竣工资料过程中发现不明确的问题，可以积极与各兄弟单位进行交流学习，学习优秀的工作经验;介绍地铁工程档案的评估，奖惩方法，将档案管理纳入工程建设的年度工作计划，并纳入各部门评估目标管理目标责任制的内容，以便档案管理。档案管理工作是真正基于相关法规，并有条不紊地进行;进行预检查，整改和验收跟踪整个工作过程，以便在整个施工过程中对整个工程档案进行控制，以确保信息的全面完整和及时归档。

5.2加强内业资料的日常管理

一是要求现场做好施工的原始记录。目前上海地铁资料虽然按标准规范化填写，为防止后期资料填写格式的变化，现场需做好原始记录，以备后期资料修改时仍有正确真实的参考凭证。二是资料收集填写准确、合理、真实。对于首次接触资料管理的人员，应先充分了解资料的填写要求，内容格式，其次应了解所写资料对照的施工内容。三是随工程进度及时收整工程资料，加强对资料的合理归放保存。在施工过程中要及时跟进资料，保持与进度同步，对填写完的资料及时报送至监理单位进行报验，监理验收通过后及时收回，同时提前根据资料的分部分项合理安排存放地点，资料应根据时间合理存放，避免因随意堆放等造成资料的丢失。

内业资料的管理是一项繁重的工作，需要管理人员具备细心、耐心及责任心的品质，内业资料不是一蹴而就的，需要平时的及时收集，细心整理，合理保管;施工过程中每完成一个分项工程就应及时对其进行梳理、存放，避免资料存在遗失、不合格的现象。

5.3提高员工档案管理的综合素质

地铁工程档案管理是具有专业性，全面性和技术性的一项工作，这就要求地铁工程档案管理人员做好以下工作：一是对工程资料要做到在施工过程中及时收集并整理存放，同时做好原始记录的记载，避免后期因资料要求的变化而引起资料返工找不到原始记录，导致资料无法反映真实施工情况;竣工资料要做到纸质优良、纸面整洁，字迹清晰明了，签字真实齐全。二是资料根据业主、质监站、档案馆下发的指导文件进行合理分类进行归档组卷，做到资料清册正确、齐全，做到与资料内容一一对应。三是资料内容进行正确排版，逐页编码，便于查阅。四是竣工图由施工原图编制而成的需做到原图表面无污渍、纸张无破损、内容清晰可见并且在原图标题栏右上加盖竣工图章。

5.4促进档案管理现代化，提高地铁项目档案服务效率

档案的生命在于运用。地铁工程档案是具有高度专业性，涉及广泛的管理类别，只有对地铁工程档案的开发和利用，才能使其价值发挥真正的效力。在地铁工程正式开工之前，工程部应提前组织技术人员对施工图纸进行研究，对施工图中的可能存在的问题进行集中整理，积极组织图纸会审，让技术人员充分了解设计图纸与设计说明，预先熟悉未来施工过程中可能存在的困难，做好充分的准备;同时对工程开工所需要的开工资料进行充分的了解并及时填写，例如编写施工组织设计、工程施工质量保证体系审查表、开工报告，做好取样、见证计划表，以及准备好各相关单位和部门所需的审查报告等。这些表格、报告、数据等都需要及时录入相关系统，做好电子备份，防止在后期纸质版档案由于时间久远而老化发黄，字迹模糊，导致一定的损失。

充分利用电子档案管理可以增加地铁工程档案管理的安全性，在管理过程中可以设置一定权限，每个单位只能查阅本单位所录入的数据，而不能查阅其他有关数据，这就极高的保障了档案的安全。

6 结论

总之，地铁工程档案管理是地铁建设的重要组成部分，相关单位必须提高对其重要性的认识，应安排专职地铁工程档案管理人员，不断加强对工程档案管理人员的职业技能培训，积极协调各部门配合相关工作，建立完善的工程档案管理系统;并实现合理科学的档案管理，以确保地铁档案的收集及时性，完整性和有效性，从而不断促进整个地铁建设行业的发展。

参考文献

[1] 杨波. 浅议加强地铁工程档案管理的策略[J]. 现代经济信息， 2019（05）：131.

[2] 朱青， 郑婷， 张曼，等. 浅谈工程项目声像档案管理——以青岛地铁8号线为例[J]. 科技风， 2020， No.406（02）：246-246.

[3] 孙桂荣， 郑洋洋. 浅谈城市建设工程档案的管理[J]. 农家科技（下旬刊）， 2019， 000（008）：249.

[4] 余川. 浅谈城市轨道交通建设工程档案质量的控制[J]. 企业文化（下旬刊）， 2019， 000（010）：247.

[5] 赵国慧. 加强轨道交通工程档案现场管理的实践与思考[J]. 卷宗， 2019， 009（009）：152.

（上海地铁维护保障有限公司工务分公司 200233）